Формирование системы управленческой отчетности

Пакет информации для главного врача санатория:

1. доступ к базе данных отдела кадров;
2. информация по количеству занятых коек и наличию свободных мест в санатории, в том числе по отделениям, формируется в оперативном режиме за любой заданный период (регистратура);
3. график заезда отдыхающих и план размещения. Информация вносится регистратурой по мере возникновения;
4. экономия/перерасход по статьям расходов санатория. Данная информация предоставляется в виде плана расходов; фактических расходов и соответственно экономии либо перерасхода по каждой статье. Фактические расходы заносятся в автоматическом режиме по мере возникновения. Экономия/перерасход считается автоматически на момент запроса (контроль осуществляет главный бухгалтер);
5. программа должна обеспечивать информацию о фактических расходах по статьям и в целом по санаторию за любой период по запросу. Результаты деятельности санатория формируются в виде таблицы со следующими показателями: доходы, расходы, прибыль/убыток; может предоставляться на момент запроса (главный бухгалтер, бухгалтер по путевкам и услугам);
6. наличие средств на банковском счете: информация по движению средств на счете вводится сразу после получения выписок из банка, остатки считываются в автоматическом режиме (бухгалтер-кассир);
7. наличие средств в кассе санатория: по мере поступления и расходования наличных средств делаются записи по кассовому отчету, остатки программа считывает автоматически на момент запроса (бухгалтер-кассир);
8. приоритетные задачи по статьям расходов. Данный информационный блок формируется руководителями по мере возникновения проблем, связанных с расходование средств;
9. приоритетные платежи санатория. Данный блок формируют пять руководителей: директор, главный врач, заместитель директора, заместитель главного врача и главный инженер – по мере возникновения необходимости в платежах. Принимают решения по данным вопросам директор и главный врач.

Таким образом, мы обобщили всю информацию, необходимую, по нашему мнению, для принятия управленческих решений по поставленным вопросам, и сформулировали информационные пакеты для каждого руководителя.

Необходимо  отметить, что роль главного бухгалтера при постановке управленческого  учета изменяется по своей сути. Его роль в распоряжении средствами значительно снижается, теперь он в большей степени обеспечивает своевременность, полноту и достоверность предоставления экономической информации.

Заключительным  этапом в разработке системы управленческого  учета является формирование аналитического раздела, который состоит из нескольких специальных программ.

1. Программа по управлению себестоимостью койкодня даст возможность в автоматическом режиме в любой момент получать данные по себестоимости услуг санатория, а также наблюдать ее изменения, связанные с проведением тех или иных расходов.

Информация  по произведенным расходам в нашей  организации обеспечивает разделение расходов на постоянные и переменные путем их кодирования при вводе. Соответственно программа по управлению себестоимостью даст информацию по полной и неполной себестоимости.

2. Специальная программа по ценообразованию позволит в любой момент времени в автоматическом режиме без дополнительного ввода данных определить «точку безубыточности» в стоимостном выражении, зону прибыли и зону убытков, даст возможность руководителю принять решение и возможном и допустимом снижении цен на услуги, если в этом есть хозяйственная необходимость.

3. Оценка удовлетворительности баланса. Бухгалтерская программа в нашей организации позволяет составить бухгалтерский баланс и все необходимые формы отчетности на любой заданный период времени. Оценка удовлетворительности баланса в автоматическом режиме обеспечивается использованием запрограммированных формул и данных из указанных форм.

4. Для целей управления расходами большой интерес может представить программа по управлению расходами. Эта программа может быть построена на основе использования специального блока «Экономия/перерасход по статьям расходов санатория». Данные этого блока сформированы по следующим показателям: план расходов; фактические расходы и соответственно экономия либо перерасход по каждой статье. Фактические расходы заносятся в автоматическом режиме по мере возникновения бухгалтерских записей. Экономия/перерасход считается автоматически на момент запроса.

Программа управления расходами обеспечивает возможности руководителя поработать в режиме «А что произойдет, если…?» и попробовать произвести те или иные расходы в виртуальном режиме.

5. Программа управления прибылью строится на использовании специального блока «Прибыль/убыток». Данная программа представлена следующими показателями: доходы, расходы, прибыль/убыток. Использование программы дает возможность пользователю производить действия за изменениями финансового результата в зависимости от этих действий. Работа с программами 4 и 5 позволит выбрать оптимальный вариант решения по управлению расходами и прибылью.

Кроме предложенных специальных программ могут быть разработаны программы по определению  эффективности предлагаемых инвестиционных проектов, прогнозу денежных потоков и др.

Следует подчеркнуть, что наша задача решена весьма упрощенно. В действительности, прежде чес выработать информационные блоки для руководителей, необходимо рассмотреть не семь, а несколько сотен вопросов, с которыми сталкивается каждый руководитель. Большие сложности возникают при определении источника информации и обеспечении ее ввода в текущем режиме.

Очевидно также, что решение нашей задачи возможно только при наличии в организации сетевого информационного пространства, что требует больших денежных средств.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В настоящее  время немногие российские организации  имеют таким образом поставленный бухгалтерский учет, чтобы содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления. Одним из перспективных направлений бухгалтерской практики считается бухгалтерский управленческий учет.

Управленческий  учет можно определить как самостоятельное  направление бухгалтерского учета организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в целом, а также ее структурных подразделений. Этот процесс включает выявление, измерение, фиксацию, сбор, хранение, защиту, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации, необходимой управленческому аппарату для выполнения его функций.

Предметом бухгалтерского управленческого учета является производственная деятельность организации и ее отдельных структурных подразделений (сегментов), называемых центрами ответственности. Во главе центра ответственности должен стоять менеджер, контролирующий затраты, доходы и средства, инвестируемые в это подразделение (сегмент), входящий в состав организации на правах структурных подразделений, но могут обладать и юридической самостоятельностью.

Независимо  от размеров структурного подразделения в управленческом учете выделяют четыре типа центров ответственности:

- центры затрат;

- центры доходов;

- центры прибыли;

- центры инвестиций.

Информационное  обслуживание в системе управленческого  контроля предполагает:

- идентификацию затрат и результатов с деятельностью конкретного структурного подразделения;

- персонализацию учетных документов;

- составление менеджерами смет на будущее и отчетов о результатах деятельности за отчетный период.

Некоторым вопросам, являющимся прерогативой управленческого учета, занимаются в настоящее время отдельные подразделения предприятия санатория «Енисей», например, при составлении оперативной отчетности, анализе экономической деятельности. Однако эта информация разбросана между различными службами и весьма затруднительно ее своевременное и комплексное использование.

В процессе составления  рабочего плана счетов в соответствии с принципом справедливой оценки должны соблюдаться следующие требования:

- специфика деятельности организации. Необходимо предусмотреть достаточность введенных синтетических и аналитических счетов для правильного и полного отражения всех хозяйственных операций, которые осуществляются организацией;

- гибкость рабочего плана счетов;

- организация эффективной системы документооборота. Она должна подтвердить, что первичные документы содержат всю необходимую информацию для регистрации хозяйственной операции на счетах синтетического и аналитического учета;

- полнота аналитических счетов для формирования бухгалтерской отчетности.

Предприятия могут  самостоятельно определять состав и  методику использования счетов 20-39, исходя из особенностей своей деятельности. Так санаторий «Енисей» моет параллельно использовать две группы счетов производственного учета:

- счета 20-29 применяются для группировки расходов по статьям в разрезе центров затрат, мест возникновения затрат, носителей затрат;

- счета 30-39 применяют для группировки расходов по элементам затрат.

Первая группа счетов определяет ведение управленческого  учета, вторая – ведение финансового.

Чтобы обеспечить взаимосвязь между этими видами учета, применяют специальные отражающие счета-экраны: счет 37 «Отражение общих  затрат» или счет 27 «Распределение общих затрат».

Основным рекомендации для успешного внедрения системы  управленческого учета в санатории «Енисей» следующие:

- необходимо выделить менеджера, ответственного за проект внедрения и введения управленческого учета;

- нужно изучить методику постановки и обучить ответственного менеджера;

- обучить не только финансовую службу, но и руководителей подразделений;

- необходимо автоматизированное ведение учета;

- разработать регламент планирования и формирования управленческой отчетности;

- следует внедрить программные продукты, интегрированные с бухучетом.

Ответственность за решение всех этих проблем ложится  на руководство предприятия, которое должно проявлять заинтересованность в создании полноценной системы управленческого учета и проявлять инициативу в решении сопутствующих организационных, психологических и технических проблем.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая и вторая. – М.: НОРМА-ИНФА, 1999.
2. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. О бухгалтерском учете.
3. Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №32н. Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждена приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №94н.
5. Положение по бухгалтерскому учету. Информация по сегментам (ПБУ 12/2000). Утверждено приказом Минфина России 12 января 2000 г. №11н.
6. Акчурина Е.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие / Е.В. Акчурина, Л.П. Солодко. – М.: Экзамен, 2004. – 408 с.
7. Анализ финансовой отчетности: Учебное пособие / Под ред. О.В. Ефимовой, М.В. Мельник. – М.: Омега-Л, 2004. – 408 с.
8. Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – М.: март, 2001. – 832 с.
9. Бабаев О.А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 256 с.
10. Басовский Л.Е. Экономический анализ / Л.Е. Басовский, А.М. Лукова, Н.Л. Басовский. – М.: ИНФА-М, 2003. – 430 с.
11. Бухгалтерский учет: Учебник / Под ред. Л.В. Соколова. – М.: ТК Велби, Проспект, 2004. – 768 с.
12. Вакуленко Т.Г. Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности для принятия управленческого решения / Т.Г. Вакуленко, Л.Е. Фомина. – СПб.: Герда, 2001. – 288 с.
13. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов 2-н изд., док.и пер. – М.: ИКФ Омега – Л: Высш. Шк., 2002. – 528 с.
14. Волкова О.Н. Управленческий учет: учебник. -М.: ТК Велби. Проспект, 2007. – 472 с.
15. Головизина А.Т. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие / А.Т. Головизина, О.Н. Архипова. – М.: ТК Велби, 2003. – 80 с.
16. Донцова Л.В. Комплексный анализ бухгалтерской отчетности / Л.В. Донцова, Н.Н. Никифорова. – М.: Дело и сервис, 2001. – 304 с.
17. Керимов В.Э. Управленческий учет: Учебник. – М.: Маркетинг, 2001. – 376 с.
18. Конзрекова Н.П., Иванова М.П. Бухгалтерский управленческий учет. Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, 2005. – 368 с.
19. Лащинская Н.В. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебное пособие. – М.: Перспектива, 2004. – 652 с.
20. Николаева О.Е., Шашкова Т.В. Управленческий учет. -М.: УРСС. 2000. -372с.
21. Палий В.Ф. Палий В.В. Финансовый учет. – 2-е изд. – М.: ФБК-ПРЕСС, 2001. – 376 с.
22. Пасько А.И. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. – М.: КОНУРС, 2005. – 288 с.
23. Патров В.В. О новом плане счетов бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 80 с.
24. Патрушина С.М. Компьютер в работе бухгалтера / С.М. Патрушина, Е.Г. Верстенникова и др. – Ростов-на-Дону: Март, 2004. – 160 с.
25. Сердлина Е.Б. Проблемы совершенствования подготовки бухгалтеров в России. Международная конференция «Современный профессиональный бухгалтер – требования к подготовке и квалификации». Тезисы докладов. – СПб., 2001. – 197 с.
26. Скоун Т. Управленческий учет. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997. – 364 с.
27. Сорокина Е.М. Бухгалтерская (финансовая) отчетность организаций: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 432 с.
28. Федорова Н.Н. Организационная структура управления предприятием. – М.: ТК Велби, 2003. – 273 с.
29. Хоргрен У.Т., Фостор Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект. -М.: Финансы и статистика, 2000. -394с.
30. Шеремет А.Д. Методика финансового анализа деятельности коммерческих организаций / А.Д. Шеремет, Е.В. Негашев. – М.: ИНФА-М, 2003. – 273 с.
31. Экономический анализ / Под ред. Л.Т. Гиляровской. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. – 527 с.
32. http://www.incom-kras.ru/enisey/
33. http://www.upruchet.ru/
34. http://www.uchet24.ru/