Формы бухгалтерского учета

 

     На основании мемориальных ордеров производятся записи по счетам бухгалтерского учета в Главной книге.

     Процедура отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета в Главной книге называется систематической записью.

     Для осуществления записей в Главной книге открывают счета синтетического учета, которые используются в данной организации.

     По всем используемым счетам ведется ежемесячная регистрация мемориальных ордеров. Форма счетов Главной книги предусматривает разбивку каждого корреспондирующего счета по дебету и кредиту [17, с.60-61].

     Порядок записей при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета представлен на рисунке 2. 

     Рисунок 2 - Порядок заполнения форм бухгалтерского учета при мемориально-ордерной форме

       

     1.4 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета 

     Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета появилась в результате совершенствования мемориально-ордерной формы. Свое название она получила от главного учетного регистра - журнала-ордера, который совмещает хронологическую и систематическую запись хозяйственных операций с обязательным ведением обобщающего учетного регистра - Главной книги для синтетических счетов.

     Существует два варианта журнально-ордерной формы учета:

     1) полная, состоящая из 16 журналов-ордеров, 18 ведомостей и 15 разработочных таблиц;

     2) сокращенная, состоящая из 8 журналов-ордеров, 6 ведомостей и 3 разработочных таблиц.

     Полную форму используют крупные и средние организации (предприятия), а сокращенную - средние и мелкие предприятия. В бюджетных учреждениях используется мемориально-ордерная форма, но разрешается применять и журнально-ордерную форму учета [15, с.81].

     Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов по всем разделам бухгалтерского учета.

     Накапливание и систематизация данных первичных документов, производимые в учетных регистрах, дают возможность отразить все подлежащие учету хозяйственные средства и исключают необходимость составления мемориальных ордеров.

     Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. В связи с этим журнал хронологически регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

     Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов.

     В единой журнально-ордерной форме учета применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров:

     журналы-ордера

     вспомогательные ведомости.

     В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных кроме указанных регистров могут применяться специальные разработочные таблицы.

     Основными учетными регистрами по этой форме бухгалтерского учета являются журналы-ордера,

     Вспомогательные ведомости применяются в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно а журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся а журналы-ордера. Журналы-ордера открываются на месяц.

     В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

     В порядке исключения, кассовые операции, операции по расчетному счету и по зачету взаимных требований регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это делается в целях контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

     Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Оборотная ведомость не составляется, так как для составления баланса достаточно данных, формируемых в Главной книге.

     Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

     Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах (по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов). После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

     Дебетовые обороты на счетах, по которым ведется объединенный синтетический и аналитический учет в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета,

     Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, чтобы в них отражались в хронологическом порядке однородные по экономическому содержанию операции, относящиеся к определенному счету.

     Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

     Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы учета положены следующие ее принципы:

     осуществление записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только кредиту счета, е корреспонденции с дебетуемыми счетами;

     совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

     отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления промежуточной и годовой отчетности;

     применение объединенных журналов-ордеров по счетам, экономически связанным друг с другом;

     применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления промежуточной и годовой отчетности;

     применение месячных журналов-ордеров.

     Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции.

     На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый: номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам. Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке сданными первичных документов, на основании которых произведены эти записи.

     Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, в которых учетные записи не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по первичным документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

     В тех журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

     На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются, кроме того, главным бухгалтером организации или уполномоченным им на то лицом, В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

     Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается начальное (вступительное) сальдо, текущие обороты и конечное сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих \ оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

     В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

     Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны [17, с.65-67].

     Журналы-ордера строятся следующим образом: 

     Журнал-ордер № 1 за май 2005г. по кредиту счета 50 "Касса" в дебет счетов

     

№ строки	Дата (или за какие числа)	№51	№ 71	№70	…	Итого
1	2.05	50 000	2 000			52 000
2	7.05 и т.д.			300 000		300 000
Итого:		50 000	2 000	300 000		352 000

 

      Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета Главной книги, которая имеет следующую форму: 

     Главная книга. Счет № 50 "Касса"

     

Меся и	Обороты по дебету			Оборот по кредиту	Сальдо
	с кредита счета № 51 из журнала-ордера № 2	…	Итого по дебету		Дебет	Кредит
март	400 000		400 000	352 000	48 000

     Достоинства журнально-ордерной формы:

     совмещение синтетического и аналитического учета по ряду счетов. Например, в журнале-ордере № 6 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", № 7 "Расчеты с подотчетными лицами". Следовательно, в два раза сокращается количество учетных записей, что обеспечивает повышение производительности труда бухгалтеров;

     отчетные показатели получают непосредственно из учетных регистров благодаря компактности показателей в учетных регистрах.

     Недостатки журнально-ордерной формы учета:

     она сложна по структуре журналов-ордеров:

     она ориентирована на ручной труд;

     она трудоемка по заполнению некоторых журналов-ордеров [15, с. 82-83].

     Схема журнально-ордерной формы учета следующая: 

     

     Рисунок 3 - Схема бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме 

 

      2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

     2.1 Понятие и сущность автоматизированной формы бухгалтерского учета

     С расширением и усложнением хозяйственной деятельности увеличивается объем учетной информации и усложняется обработка ее вручную.

     Механизация бухгалтерского учета прошла ряд этапов. В начале вычислительная техника основывалась на электромеханическом принципе, когда использовался комплект перфорационных машин, работающих на перфокартах: перфоратор, сортировка, табулятор.