Інвентаризація основних засобів

1.2 Інвентаризація основних засобів

Одним із методів бухгалтерського  обліку є інвентаризація. Вона проводиться  для підтвердження правильності та достовірності даних бухгалтерського  обліку та звітності на підприємствах.

Інвентаризація – це спосіб віявлення фактичної наявності та стану цінностей на певну дату за допомогою реєтрації, вимірювання, зважування і т.д. з подальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів. Класифікація інвентаризацій за ознаками відображено на рис.1

 

Рис. 1 Класифікація інвентаризації

Інвентаризація на підприємстві проводиться  згідно Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність  в Україні» від 16.07.99, №996-XIV  та Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністром фінансів України від 11.08.94 №69.

 

 

Інструкцією №69 визначаються основні завдання інвентаризації:

• Виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, тварно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натуральному вираженні;
• Встановлення надлишків пбо нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення факичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
• Виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, атакож матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;
• Перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;
• Перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів та фінансових вкладень, сум грошей в касах, на поточному, на валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської та кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат та платежів.

Порядок проведення та відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен  створити необхідні умови для  неї, визначити об’єкти, кількість проведення, крім випадків, коли це є обов’язковим згідно з законодавством.

Інструкція №69 визначає обов’язковість проведення інвентаризації:

1. у разі передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;
2. перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов’язань, інвентаризація яких проводиться після 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів – один раз у п’ять років;
3. у разі зміни матеріально відповідальних осіб;
4. при встановлення фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;
5. за приписом судово-слідчих органів;
6. у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха;
7. при передачі підприємства та їх структурних підрозділів;
8. у разі ліквідації підприємства.

Для проведення інвентаризаційної  роботи на підприємстві розпорядчим  документом

(наказом) керівника створюються  постійно діючі інвентаризаційні комісії. Зазначені комісії очолює, як правило, керівник підприємства або його заступник. У склад комісії входять також керівники структурних підрозділів, провідні фахівці виробничих та економічних служб.

  В обов’язки постійно діючі інвентаризаційної комісії входить:

• проведення профілактичної роботи із забезпеченню збережння цінностей, заслуховування на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів з цього питання;
• організвція проведення інвентаризацій і здійснення інструктажу членів робочих інвентаризаційних комісій;
• контроль перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркової інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період. Основними завданнями перевірок і вибіркових інвентаризацій в міжінвентаризаційній період є здійснення контролю за збеежння цінностей, дотримання матеріально відповідальними особами правил їх зберігання і ведення первинного обліку;

• перевірка правильності визначення інвентаризаційних  різниць, обгурнтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей  в усіх місця їх збереження;
• у разі встановлення серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводити за дорученням керівника підприємства повторні суцільні інвентаризації;
• розгляд письмових пояснень осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей або інших порушень, і відображення в протоколі своїх пропозицій щодо регулювання виявлення нестач та втрат від псування цінностей, заліку внаслудок пересортировці.

На підприємствах, де через великий обсяг робіт інвентаризація не може бути забезпечена однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюють представники керівника підприємства. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд.

Робочі інвентаризаційні комісії:

• здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів і незавершеного виробництва у місцях зберігання та виробництва;
• разом з бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку;
• вносять пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;
• несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
• оформляють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та лишків за пересортицею, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначення вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

До початку інвентаризації від кожної особи чи групи осіб, які відповідають за

збереження цінностей, береться розписка, яка включена в заголовкову частину  івентаризаційної форми.

      На момент інвентаризації  потрібно зробити усі необхідні  записи за рахунками і вивести  залишки на дату її проведення. Усі операції, пов’язані з рухом матеріальних цінностей, повинні бути припиненя.

      Отримані під час  інвентаризації дані вносяться  в спеціальні документи інвентаризацій-

ні описи, в яких зазначають найменування і кількість цінностей.

      Постановою №241 передбачені  орми для оформлення проведення  інвентаризації. Номер та назви  цих форм подані в таблиці  1

 

 

 

Таблиця 1 Форми  документів які застосовують при  інвентаризації

№ форми	Назва форми
1	2
Інв-1	Інвентаризаційний опис основних засобів
Інв-2	Інвентаризаційний ярлик
Інв-3	Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей
Інв-4	Акт інвентаризації товарів відвантажених
Інв-5	Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання
Інв-6	Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі
Інв-8	Акт інвентаризації дорогоцінних металів  і виробів із них
Інв-8а	Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що міститься в напівфабрикатах, вузлах і деталях обладнання, приладах і інших виробах
Інв-9	Акт інвентаризації дорогоцінного  каміння, природних алмазів та виробів  із них
Інв-10	Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів
Інв-11	Акт інвентаризації витрат майбутніх  періодів
Інв-15	Акт інвентаризації наявності грошових коштів
Інв-16	Інвентаризаційний опис цінностей  та бланків документів суворої звітності
Інв-17	Акт інвентаризації розрахунків із покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами
Додаток до ф Інв-17	Довідка до акта інвентаризації розрахунків  із покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами
Інв-18	Звіряльна відомість результатів  інвентаризації основних засобів
Інв-19	Звіряльна відомість результатів  інвентаризації товарно-матеріаль- них цінностей

 

Опис складають окремо по кожній матеріально відповідальній особі  та місцем зберігання і підписуються усіма членами комісії. Після  цього оформлені описи здають до бухгалтерії, де результати інвентаризації зіставляють з обліковими даними у порівняльній відомості.

       Унаслідок такого зіставлення може бути виявлено:

1. відповідальність фактичних даних і бухгалтерських записів;
2. вартісна оцінка фактичного залишку манше від облікового – нестача;
3. вартісна оцінка фактичного залишку більша від облікового – надлишок;

Виявлені під час інвентаризації розбіжності регулюються в такому порядку:

• основні засобі, матеріальні цінності, цінні папери, кошти, інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню (узяттю на облік) та зарахуванню відповідно на результат фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з подальшим встановленням причин виникнення надлишку і винних у тому осіб;
• нестачу цінностей у межах затверджених норм списують за рішенням керівника підприємства на витрати виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного зменшення можна застосувати лише в разі виявлення фактичних нестач;
• понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;
• понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.

Матеріалт інвентаризації та рішення щодо регулювання  розбіжностей офрмляються протоколом та затверджуються керівником підприємства.

      Проведення інвентаризації  основних засобів включає переврку  наявності власних основних засобів,  що знаходяться безпосередньо  на підприємстві, а також переданих  в оренду, на на зберігання  або у тимчасове користування. Також перевірці підлягає технісна документація основних засобів а саме: технічні паспорти, технічні умови експлуатації тощо.

      На початку інвентаризації  комісії необхідно встановити  фактичну наявність основних  засобів. Для цього необхідно  звірити дані бухгалтерського обліку і записи про рух основних засобів, провести огляд об’єктів за групами, в місцях їх знаходження або експлуатації.

      Під час інвентаризації  основних засобів здійснюється  перевірка:

• правильність внесення об’єкту обліку до складу основних засобів;
• правильність нарахування амортизації;
• наявності документів на окремі основні засоби;

      Під час інвентаризації  комісія обов’язково проводить перевірку відповідальності технічної документації, записує в опис повні найменування цих об’єктів і їхні інвентарні номери. У разі відсутності технічної документації про це вказується в описах у графі «Примітка». Машини, обладнання та інші об’єкти перевіряються за заводськими номерами і заносяться в опис окремо, із вказівкою інвентарного номера. Результат інвентаризації основних засобів вноситься до опису форми № інв.-1.

     Основні засоби записуються  в описі під найменуванням,  відповідно до основго призначення  об’єкта. Об’єкт, що пройшов відновлення, реконструкцію, розширення чи переобладнння, внаслідок чого змінилось основне його призначення, вноситься до опису під найменування, що відповідає новому основному призначенню.

     У випадках, коли проведені  капітальні роботи ( надбудова поверхів, прибудова нових приміщень тощо ) або часткова ліквідація будівель і споруд ( злам окремих конструктивних елементів ) не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повиння за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об’єкта і навести в описі дані про проведені зміни. Одночасно з цим комісія повинна встановити винних осіб і причини, з яких конструктивні зміни не відображено в обліку.

      Присвоєні об’єктам основних засобів інвентаризаційні номери не повинні змінюватись. Зміна номерів може бути проведена в тих випадках, коли виявлено, що об’єкти помилково відображаються не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за їх текніко-економічним призначенням, а також у разі встановлення неправильної нумерації.

      Інвентарні ою’єкти, що знаходяться поза підприємством ( на капітальному ремонті, автомобілі в довгострокових поїздках та ін.), заносяться в окремий опис на підставі документів, що підтверджують перебування таких засобів у ремонті, прокаті тощо.

      На основні засоби, отримані в оренду, складається окремий опис у двох примірниках з обов’язковою перевіркою відповідних документів, що підтверджують факт одержання в оренду. Один примірник опису передається орендовцю.

      На основні засоби, передані в оренду, комісія зобов’язана отримати інвентаризаційний опис від орендаря і тільки на його підстві прийняти рішення про внесенняя таких об’єктів в опис інвентаризації.

      Якщо при інвентаризації  встановлені нестача або надлишки, комісія приймає від матерально відповідальних осіб письмове пояснення причини виникнення таких розбіжностей і надалі використовує їх для встановлення характеру надлишків та нестач, для регулювання інвентаризаційних розбіжностей і ухвалення рішення про відшкодування нестач. Надлишки, незалежно від виникнення, оприбутковуються на баланс підприємтсва.