Виды деловых писем, коммерческое письмо с зарубежными партнерами. Деловое письмо международного образца

        Деловое письмо состоит из заголовка, даты, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, указания на общее содержание письма, основного  текста, заключительной формулы вежливости, подписи. Структура письма позволяет также включать ссылку на конкретных лиц, данные о наличии копий.

         Заголовком  делового письма служит наименование и адрес фирмы-отправителя (напечатанные типографским способом на фирменном  бланке).

Если  вы печатаете  письмо на чистом листе, то в правом верхнем углу напишите свое имя и фамилию, под ними - номер квартиры, дома, название улицы  и района; еще ниже - название города, почтовый индекс, название государства. Дата  ставится справа, двумя интервалами  ниже заголовка. Сокращение дат (25.06.2012) в международной переписке не допускается. Месяц и число года нужно писать полностью, например: 25 июня 2012 г. В США принято ставить сначала месяц, а затем день и год: июнь 26, 2012.

Дата  обозначает день отправки, а не написания  письма. Наименование  и адрес получателя.   Эта часть письма повторяет данные адресата, указанные на конверте. Данные адресата пишутся слева, двумя интервалами ниже ссылки (если она есть). Перед фамилией лица, которому адресовано письмо, пишутся его инициалы, а перед инициалами необходимо поставить одно из сокращений: «Г-ну» («Господину», по-английски - «Mr.») или «Г-же» («Госпоже», по-английски - «Mrs. »). Слова «господин» и «госпожа» всегда пишутся сокращенно.

         Если  у адресата есть титул или звание, то вместо обращения, например «М-ру В. Смиту», следует указать: «Проф. В. Смиту». В Германии используется формула:  «господин + титул  или звание + фамилия». Игнорировать дворянские титулы, воинские и академические звания невежливо. Низшие академические звания - бакалавр и магистр - употребляются редко.

       Иногда (в США - крайне редко) вместо «Mr.» после полного имени адресата ставится  «Esq.» («Esquire» - «эсквайр»), как знак уважения. При наличии нескольких титулов или  звании употребляется только один из них.

Наиболее  почетные звания и титулы, такие, как  полковник, генерал, академик, президент  и т. п., желательно писать полностью, особенно на конверте.

Во  второй строке пишется  должность  адресата.

В третьей - наименование фирмы.

Ниже - почтовый адрес получателя: номер  дома, название улицы, города, штата (графства, провинции, округа, префектуры и т. п.), почтовый индекс и название страны назначения. Если адресат имеет почтовый ящик, то вместо номера дома и названия улицы указывается номер почтового ящика. Порядок написания адресных данных должен строго соблюдаться.

 Иногда  частное  письмо человеку, адрес которого  неизвестен, отправляется по адресу  фирмы, в которой он работает.

          Пометка  «Личное» («Private») после фамилии означает, что вскрыть письмо может только тот, кому оно адресовано. В США в этом случае пишут  «Personal». Пометка «Конфиденциальное» («Confidential») означает, что письмо может распечатать также личный помощник или секретарь адресата.

 

     Вступительным  обращениям «DearMr.» и «DearMrs.» соответствует заключительная фраза «Искренне Ваш» «Yourssincerely». Если письмо начинается неофициальным обращением, например,  «Дорогой Вильям» («DearWilliam»), то и заканчивается оно дружеской фразой, например: «С сердечным приветом» («Withbestregards»), часто в сочетании с выражением «Искренне Ваш».

 В США, в отличие от Великобритании, деловые письма часто заканчиваются  таким выражением: «Trulyyours», «Yoursverytruly», «Verytrulyyours».

Подпись  должна стоять под заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа.

В Германии, в отличие  от большинства  стран мира, заключительную формулу  вежливости принято ставить  слева  и, подпись, соответственно, также  ставится с левой стороны листа.

Между автографом автора письма и заключительной формулой вежливости иногда, в зависимости  от конкретных обстоятельств, помещается наименование фирмы-отправителя. Для  подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными  чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи  печатается имя и фамилия автора. Еще ниже - его должность.

        В нижней части письма может быть напечатан  постскриптум. Его обозначение общеизвестно - «P.S.». Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. В некоторых случаях постскриптум служит для того, чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент.              

Постскриптум  рекомендуется  использовать только в исключительных случаях. Иногда  в структуру письма входят различного рода указания. Например, между заголовками (наименованием и адресом отправителя) и датой может быть помещено указание на ссылку. Ссылка  включает инициалы составителя письма и/или инициалы машинистки. В ссылке обычно даются буквенные и/или цифровые обозначения отдела или сектора  отправителя, номер дела и т. д. В  США указание на ссылку помещается в левом нижним углу листа. Между адресом получателя и вступительным  обращением может быть проставлено  указание на конкретных лиц. Такое указание используется в письме, адресованном фирме (организации, учреждению), если отправитель хочет, чтобы письмо было прочитано конкретным лицом  или отделом в этой фирме. Указание на конкретных лиц выражается фразой:  «Вниманию г-на...» («AttentionofMr...» или  «ForattentionofMr...»). Указание на конкретных лиц может выглядеть по-разному, например:

    ForattentionofMr. Smith

 или

     Attention: Mr. Smith

 или

     Attention: Sales Manager

 или

     Attn.s Mr. Smith

 или

     Att.; Mr. Smith

 

    

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РЕКВИЗИТЫ МЕЖДУНАРОДНОГО ПИСЬМА

 Письмо международного образца содержит следующие реквизиты:

сведения об отправителе (название организации-отправителя, ее почтовый, электронный и телеграфный  адрес, факс, телефон). Эти сведения печатают в верхней части листа — в левом углу или в центре. Наряду с названием организации, предприятия указывают характер деятельности и организационно-правовую форму (Incorporated (Inc.) -корпорация, Limited (Ltd.) - общество с ограниченной ответственностью), логотип. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа печатают почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона и факса. Если это необходимо, указывают номера декларации и регистрационной лицензии;

ссылки на документы  отправителя и получателя. Ссылка (номер) может содержать краткое обозначение вида документа, инициалы составителя, индекс подразделения и т. д., например: Reference: KL/DC/305, где:

Reference — ссылка (используется  также сокращение Ref.); KL — инициалы  автора;

DC — инициалы исполнителя  или секретаря-референта;

305 - порядковый номер  документа.

 Ссылка является  элементом, связывающим письмо-ответ  с инициативным документом, например:

 Yourref.:OR/12

Our ref.: OR/75, где:

Your ref. - ваша ссылка;

Our ref. - наша ссылка;

 OR — вид документов (order);

12 и 75 — номера инициативного  письма и ответа;

дата. Дату указывают  в верхнем правом углу буквенно-цифровым способом.

         Возможны два варианта — английский и американский:

1) на первом месте  стоит число (British method — 5 December, 2012);

2) на первом месте стоит месяц (American method — December 5, 2012).

 Пунктуация может  варьироваться, т. е. отправитель  по своему желанию выбирает, ставить  ему запятую после названия  месяца (British method) или после числа  (American method) или не ставить ее вообще;

- адрес получателя. Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использованием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обязательно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия города необходимо указать штат, в Великобритании — графство, в Германии — землю, в Швейцарии — кантон. Если письмо направляют организации, то ее наименование указывают перед адресом;

- указание на конкретное лицо. Данный реквизит используют в случае, когда автор желает, чтобы письмо было получено конкретным лицом. Возможны следующие варианты:

For the attention of Mr. Smith Attention:

Marketing Department Attention:

Finance Manager;

- вступительное обращение. Обращение пишется с новой строки, с отступом от адреса в четыре междустрочных интервала и может начинаться со слова "Dear". Используют различные формы обращения: к одному лицу — Madam, Sir; к нескольким лицам — Mesdames, Gentlmen, Sirs. Необходимо правильно употреблять сокращения: Mr. — господин, Mrs. — замужняя женщина, Ms. - женщина, семейное положение которой неизвестно. Miss - обращение к незамужней женщине. После обращения можно поставить двоеточие (американский вариант) или запятую (британский вариант);

- заголовок (необязательный элемент). Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обозначают или подчеркиванием, или следующими способами:

Subject: — предмет вопроса;

Re: — сокращение от слова «regarding» (относительно);

In re: — сокращение  от «in regard to» (касательно);

- текст письма. Стандарт написания основной части письма состоит в том, что каждое предложение для легкости восприятия выделяют в отдельный абзац и при отсутствии "красной" строки абзацы выравнивают по левому краю и разделяют пробелом;

- заключительная формула вежливости. Завершающую письмо фразу выбирают исходя из формы приветствия и положения (звания) получателя. Это может быть:

Yours very sincerely

Yours faithfully Yours

very truly;

- подпись. Подпись размещают под заключительной формулой вежливости. Ниже личной подписи дают ее расшифровку, т. е. указывают полностью имя и фамилию. В случае, если письмо подписывает не руководитель предприятия, организации, а другое лицо, на следующей строке указывают также должность лица, подписавшего документ;

- приложения. Их обозначают следующим образом: вначале пишут слово Enclosure (Приложение), а затем после двоеточия — название документа и его номер, например:

Enclosure: Order № 67;

сведения о наличии  копий. Этот реквизит используют по мере необходимости и оформляют так: вначале - Сс (carbon сору), т. е. «копия», затем  после двоеточия - фамилия и должность  того лица, которому она предназначена, например:

 сс: Mr. Alex Smrth, Advocacy.

 Иногда вместо имени и фамилии лиц указывают название организации, в которую направляют копии.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

          В данной работе рассматривались виды деловых писем. Особенности написания деловых писем , оформление делового письма. Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

          А так же правила и форма  коммерческой переписки с зарубежными партнерами. Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки. Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Волков К.А., Приходько  А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М. Учебное пособие. Документирование в управленческой деятельности; СПбГАСУ. – СПб., 2009.

2. Широкова Л.В. ,Документирование управленческой деятельности; M.: МИИР, 2006