Виды и назначение распорядительных документов

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым  коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной  должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации  краев, областей, городов, районов, администрации  предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно  по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед  данным органом. По юридической природе  приказ может быть нормативным актом  управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы  общественных .отношений, и актом  применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения  положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также  по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством  приказа руководитель ставит перед  работниками основные задачи, указывает  пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может  касаться широкого круга организаций  и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать  закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это  изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и  его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного  учреждения может быть описана в  инструкции по делопроизводству или  в инструкции, устанавливающей порядок  работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных  и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое  качество документа, — достаточная  компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого  документа, тем выше требования, предъявляемые  к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут  быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение  вышестоящего органа, необходимость  осуществления исполнительной и  распорядительной деятельности для  решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного  документа требует сбора необходимой  информации по существу поставленного  вопроса. Для этого используют различные  информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания  распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего  на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа  чаще всего состоит из двух взаимозависимых  частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для  того, чтобы объяснить, чем вызвано  распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В  этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все  поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может  и отсутствовать, если нет необходимости  давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной  форме. В зависимости от вида документа  она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю»  — в распоряжении, «приказываю» — в приказе.

 

Глава 2. Виды организационно распорядительных документов.

Предметом изучения и классификации  в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система  универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации  независимо от формы собственности  и правовой организации.

Административная система документирования по видам документов делится на три  группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п. Про основы экономики недвижимости читают тут.

Совокупность  закрепленных мест в площади листа  бумаги  определенного формата  под  размещение  информационных  элементов  документа   называют формуляром.

Формуляр  делит площадь формата на три  зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и  рабочее поле  документа.  Служебным  полем документа является часть  площади формата, предназначенная  для полей документа и закрепления  его в средствах  хранения.  Поле  для  размещения углового штампа располагается в левом верхнем  углу формата или в  верхней  его части при продольном варианте расположения  штампа.  Остальная  часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Площадь формата заполняется информационными  элементами  документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают  реквизиты  постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех  документах  данного наименования. Переменные – наносятся  непосредственно  при  подготовке конкретного документа.

Символические знаки служат ориентирами при  оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

 

Заключение.

Таким образом, организационно-распорядительные документы – это документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. В их составе различаются: организационные, распорядительные и справочно-информационные

К ним  относятся: уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, а также докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения и т.д.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие — несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

В конкретной организации порядок  составления организационно-распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами. 

Список использованной литературы.

1)Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

2) Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов, М. 2004

3)ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.