Використання нових інформаційних технологій при організації документообігу на підприємстві

Метою Федерального закону від 10 січня 2002 року № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.

Основні використовувані поняття: ФЗ «Про електронно-цифровий підпис»:

- Електронний  документ;

- Електронний  цифровий підпис;

- Власник сертифіката  ключа підпису;

- Засоби електронного  цифрового підпису;

- Сертифікат  засобів електронного цифрового  підпису;

- Закритий ключ  електронного цифрового підпису;

- Відкритий ключ  електронного цифрового підпису;

- Сертифікат  ключа підпису;

- Підтвердження  дійсності електронного цифрового  підпису в електронному документі;

- Користувач  сертифіката ключа підпису;

- Інформаційна  система загального користування;

- Корпоративна  інформаційна система.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Національні (державні) стандарти

Термінологія електронного обміну інформацією отримала нормативне закріплення в розробленому Міністерством інформаційних технологій і зв'язку національному ДСТУ 4163-2003 \ "Державна уніфікована система документації Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до оформлення документів \" поширюється на організаційно-розпорядчі документ ти - постанови, розпорядження, накази , положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- Органів державної  влади України, органів місцевого  самоврядування;

- Підприємств, установ, організацій та їх об'єднань  усіх форм власності 25.

Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів, вимоги до змісту і розташування їх, вимоги до бланків та оформлення документів, вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкувальних їх коштів Вимоги його з оформлення реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організацій но-розпорядчих документеів.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляромФормуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити

Державний стандарт України визначає наступний склад реквізитів документів:

01 - зображення  Державного герба України, герба  Автономної Республіки Крим

02 - зображення  емблеми організації або товарного  знака (знака обслуговування)

03 - зображення  нагород

04 - код організації

05 - код форми  документа

06 - найменування  вищестоящої організації

07 - організації

08 - назва структурного  підрозділу організації

09 - довідкові  дані про організацію

10 - назва виду  документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний  номер документа

13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складання  чи видання документа

15 - гриф обмеження  доступу до документа 16-адресат

17 - гриф затвердження  документа

18 - відмітка

19 - заголовок  до тексту документа

20 - відмітка про

21 - текст документа

22 - відмітка про  наявність додатку

23 - підпис

24 - гриф погодження  документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - позначка про  завірення копії

28 - прізвище виконавця  та номер його телефону

29 - позначка про  виконання документа і направлення його до справи

30 - позначка про  наявність документа в

31 - відмітка про  надійдення документа в організацію  від адресата

32 - запис про  державну реєстрацію Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа Кожному реквізиту відведено певне місце, що робить документи зручними для зі Оровий сприйняття, спрощує їх обробки Подаємо схеми розта-Шованн реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка

2.3 Інші нормативно-методичні  документи

 

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - це сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях. ГСДОУ включає в себе Основні положення, загальносоюзні, галузеві і республіканські нормативні і методичні документи з питань документаційного забезпечення управління.

Основна мета ГСДОУ - впорядкування документообігу, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки та аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління. У розвиток Основних положень ГСДОУ розробляються і затверджуються нормативні і методичні документи з удосконалення документаційного забезпечення управління.

Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади - міністерствах, службах, агентствах.

Рекомендації про порядок обліку, оперативного зберігання та відбору на постійне зберігання електронних документів (2004 - 2005) (ВНДІДАС) призначені для застосування в умовах широкого впровадження електронних документів в організаціях, при переході на електронний документообіг та електронну обробку інформації. Результатом їх застосування є розробка єдиних правил організації обліку, схоронності електронних документів в ДНЗ та підготовка їх до постійного зберігання.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Використання нових інформаційних технологій у діловодстві організацій, безумовно, на сьогоднішній день є однією з найактуальніших тем у сфері документознавства та ДНЗ.

Електронний документообіг є частиною процесу автоматизації діловодства. Обидва ці процеси покликані вирішити такі наболілі проблеми традиційного діловодства, як проблема пошуку документів, невиконання документів у встановлений термін, дублювання та протиріччя документів один одному, що не піддається контролю поточна робота виконавців з документами і неможливість простежити історію роботи з документами.

Впровадження систем автоматизації діловодства (САД) і систем електронного документообігу (СЕД) стикається в реальності з такими проблемами, як відсутність універсальної системи для будь-якого підприємства, проблемою людських ресурсів, проблема невідповідності нормативних актів розвитку процесу автоматизації ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаних джерел та літератури

1. DocsVision - Система  автоматизації діловодства та  електронного документообігу [Електронний  ресурс]: сайт компанії DocsVision. - Режим  доступу: http://www.docsvision.com/ - Перевірено 17.03.2008 р.

2. Інтернет-сервер  АКДІ Економіка і життя [Електронний ресурс]: сайт Агентства консультацій та ділової інформації. - Режим доступу: http://www.akdi.ru/ - Перевірено 17.03.2008 р.

3. ЕОС - автоматизація  діловодства та електронний документообіг [Електронний ресурс]: сайт компанії Електронні Офісні Системи. - Режим доступу: http://www.eos.ru/ - Перевірено 17.03.2008 р.

4. Довідково-інформаційна  система «КонсультантПлюс».

5. Баласанян, В.Е. 2006 рік - рік електронного документообігу [Текст] / В.Е. Баласанян, Є.В. Губернська / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2006. - № 3. - С. 78 - 81.

6. Баласанян, В.Е. Від традиційного діловодства  до електронного документообігу [Текст] / В.Е. Баласанян / / Довідник секретаря  та офіс-менеджера. - 2003. - № 4. - С. 15 - 18.

7. Бобильова, М.П. Корпоративне регулювання документаційного забезпечення управління (досвід Банку Росії) [Текст] / М.П. Бобильова / / Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2004. - № 2. - С. 56 - 63.

8. Кузнєцова, Т.В. Діловодство (Організація і технологія  документаційного забезпечення управління) [Текст]: підручник для вузів / Т.В. Кузнєцова, Л.В. Санкіна, Т.А. Бикова та ін; Під ред. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.