Деловая документация

 

Содержание

 

1. Определите, каким реквизитом оформляется внутреннее согласование документов (назовите его, укажите его расположение, оформите)……………………………………………………………….........3
2. Охарактеризуйте состав документов организационной группы. Опишите правила их составления и оформления…………………………………….4
3. На примере любой организации составьте номенклатуру дел…………..13
4. Составьте протокол сокращенной формы заседания совета директоров ОАО «Шанс» по вопросам утверждения итогов работы за год и обсуждения перспективных планов развития фирмы……………………19
5. Литература ………………………..………………………..………..……...20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Определите, каким реквизитом оформляется внутреннее согласование документов (назовите его, укажите его расположение, оформите).

     Реквизит оформления внутреннего согласования – это реквизит «Визы». Он указывает на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с содержанием документа.

     Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово "Виза" не входит в состав реквизита.

     Располагают визы ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе.

Пример:

Начальник отдела сбыта

Подпись      Ю.А.Петров

25.11.2012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Охарактеризуйте состав документов организационной группы. Опишите правила их составления и оформления.

      Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом.

     Состав реквизитов организационных документов (ОД) можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

     ОД систематизированы по следующим функциям:

-    Создание организации, предприятия;

-    Реорганизация организации, предприятия;

-    Ликвидация организации, предприятия;

-    Распорядительная деятельность организации, предприятия;

-    Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

-    Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

 

      К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.

     При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность.

     Составление и оформление некоторых организационных документов:

     Устав - это правовой акт, регулирующий деятельность организации, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

     Общие уставы утверждаются органами государственной власти и управления, а уставы общественной организации принимаются и утверждаются съездами. Уставы организаций утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

     Текст устава разбивается структурно на разделы:

I.     Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой орган);

II.    Организационная структура (состав структурного подразделения, их функции и взаимосвязи);

III.   Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

IV.   Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

V.    Отчетная и ревизионная деятельность;

VI.   Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

     Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

     Положение - правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, обязанности и организацию работы, системы органов государства, структурного подразделения или регламентирующей деятельность должностных лиц.

     Положение  об организации в целом утверждается  с помощью распорядительного  документа вышестоящей организации.

     Проект положения  о подразделении согласовывают  с юридическим отделом и представляют  на утверждение руководителю  предприятия.

     При необходимости  тексты положений корректируются  соответственно приказом вышестоящей  организации или руководителя  предприятия.

     Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется в каждом конкретном случае учреждениями-разработчиками.

     В отдельную  группу выделяют положения регулирующих  совокупность организационных, трудовых  и других отношений по конкретному  вопросу.

     Текст положения  может содержать следующие разделы:

I.     Общие положения;

II.     Основные задачи;

III.   Функции;

IV.   Правовые обязанности;

V.     Руководство;

VI.    Взаимоотношения;

VII.   Контроль, проверка и ревизия деятельности;

VIII.  Реорганизация и ликвидация.

     В разделе  «Общие положения» даются официальные  полное и сокращенное наименования  организации, цели и основания  ее создания с указанием наименования. Даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

     Раздел «Основные  задачи» устанавливает основные  проблемы или комплексы проблем,  которые призвана решать организация  в своей деятельности и которые  определяют характер и основные  направления ее деятельности.

     В разделе  «Функции» перечисляются действия  или виды работ, которые должна  выполнять организация для решения  поставленных перед ней задач.

     Раздел «Права  и обязанности» содержит перечисление  прав и обязанностей, которыми  наделяется организация в лице  ее руководителя. Права устанавливаются  в объеме, необходимом для реализации  возложенных на организацию функций.  К правам относится право на  издание распорядительных и нормативных  документов; право на ведение  переписки; право давать распоряжения  и указания подчиненным подразделениям  и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.

     К обязанностям  относятся действия, которые организация  должна выполнять для реализации  своих функций.

     В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, а также назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

     В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

     Раздел «Контроль,  проверка и ревизия деятельности»  устанавливает, кем осуществляются  контроль, проверки и ревизии  финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность  или сроки, порядок представления  итоговых документов.

     В разделе  «Реорганизация и ликвидация»  устанавливается, в каком порядке  и кем осуществляются реорганизация  и ликвидация организации.

     Положение  об организации оформляется на  общем бланке. Обязательными реквизитами  Положения об организации являются  наименование вышестоящего органа, наименование организации, название  вида документа, дата, номер документа,  место составления, заголовок  к тексту, подпись, гриф утверждения,  печать.

     Инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан.

     Издается также  инструкция в целях разрешения  и определения порядка применения  законодательных актов.

     Текст инструкции  носит организующий характер, поэтому  в ней рекомендуется выполнять  четкие формулировки с распорядительными  словами.

     Текст излагается  от 3-го лица в безличной форме.  Инструкция выполняется на общем  бланке, утверждается специальным  распорядительным актом или непосредственно  руководителем. Она может являться  приложением к распорядительному  документу.

     Особое место  занимают должностные инструкции, являющиеся нормативным документом, в котором определены функции,  права и обязанности должностных  лиц организации. 

     Должностную  инструкцию и трудовой контракт  используют при разрешении конфликтных  ситуаций между руководством  организации и сотрудником,  работодателем  и работником.

     Разработка  должностной инструкции вменяется  в обязанность руководителя подразделения  и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом.

     Текст инструкции  делится на разделы:

I.     Общие положения;

II.    Должностные обязанности;

III.   Права;

IV.   Ответственность;

V.   Взаимоотношения.

     Раздел «Общие  положения» устанавливает наименование  должности и обозначением структурного  подразделения; кому непосредственно  подчиняется работник; порядок назначения  на должность и освобождения  от должности; перечень нормативных,  методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;  квалификационные требования (уровень  образования, стаж работы); требования  к специальным знаниям.

     В разделе  «Должностные обязанности» перечисляются  виды работ, выполняемые работником.

     Раздел «Права»  определяет полномочия работника  по выполнению возложенных на  него обязанностей: право принимать  определенные решения; давать  указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы  в рамках предоставленной ему  компетенции; обращаться с предложениями  к руководителю; представительствовать  от имени подразделения или  учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

     В разделе  «Ответственность» устанавливаются  критерии оценки работы и мера  персональной ответственности работника.  Критериями оценки являются объективные  показатели, характеризующие качество  и своевременность выполнения  работы. Ответственность работника  определяется в соответствии  с действующим законодательством  и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

     В разделе  «Взаимоотношения» указывается,  от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывается проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие опросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

     Проект инструкции  визируется составителем, юрисконсультом, отделом труда и зарплаты.

     Утверждается  инструкция специальным распорядительным  актом или непосредственно руководителем  (руководителями структурных подразделений).

     Правила - нормативный документ, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам субъектов хозяйствования или к выполнению определенного рода работ.

     Правила касаются  разных вопросов и утверждаются  руководителем учреждения.

     Текст этого документа может содержать следующие разделы:

I.     Общие положения;

II.    Порядок приема, перевода и увольнения работников;

III.   Основные обязанности работников;

IV.   Основные обязанности нанимателя;

V.    Рабочее время и его использование;

VI.   Поощрение за успехи в работе;

VII.  Взыскание за нарушение трудовой дисциплины;

VIII. Внутри объектный режим.

     Для работников  важно знать правила внутреннего  распорядка организации.

     Организация  работы предприятия, взаимные  обязанности работников и администрации,  предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.