Делопроизводство в дореволюционной России

В XVIII в. появляется новый  вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение. 

В XVIII в. активно развиваются  другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

Формуляр документа  в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

Трудности использования  столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели  к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».

Введение листовой формы  документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с  обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В левом нижнем углу проставляли  дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

Исходящий регистрационный  номер писали вдоль поля документа.

При получении документа  в левом верхнем углу проставляли  входящий регистрационный номер  и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».¹⁴

Документы в ряде случаев  скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования  печатями.

На документах XVIII в. наблюдается  большое число отметок. Прежде всего  это резолюция, ее писали на лицевой  стороне первого листа. Можно  встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

2.3. Министерское делопроизводство (XIX - начала XX вв.)

В начале XIX в. (1801 – 1811 гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. Министерское управление, как более гибкое и оперативное, законодательно было закреплено Манифестом «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную, что повлекло за собой изменение организационной структуры центральных органов управления государством и сказалось на делопроизводственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) получила название министерской. Ее также называют исполнительной, поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей.¹⁵

Манифест был подготовлен  выдающимся государственным деятелем XIX в., советником Александра I, зачинателем многих либеральных преобразований в России того времени – М.М. Сперанским.

Аппарат управления министерства согласно этому манифесту состоял  из департаментов, которые делились на отделения, а отделения – на «столы» (рис. 1.4). В каждом департаменте действовал совещательный орган, включающий директора департамента и начальников отделений и называемый «общим присутствием». При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте – канцелярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «письмоводство» министра, управлялась директором, делилась подобно департаментам на отделения и «столы». Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Манифестом были определены основные этапы работы с документацией:

• организация приема и регистрация входящих документов;
• направление на их исполнение;
• контроль за исполнением;
• регистрация исходящих документов;
• отправка документов адресатам.

Министр

Товарищ министра

Совет министра

Канцелярия министра

Департаменты

Канцелярия департаментов

ОТДЕЛЕНИЯ

ОТДЕЛЕНИЯ

ОТДЕЛЕНИЯ

ОТДЕЛЕНИЯ

Столы

Столы

Столы

Столы

 

Рис. 1.4. Организационная  структура министерств

При подготовке текстов документа М.М. Сперанский рекомендовал

придерживаться строгих  языковых правил. Его рекомендации по формированию канцелярского стиля речи внесли большой вклад в то, что в наше время называют унификацией деловой переписки.¹⁶

Организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке – документооборот), включая архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов.

Контроль исполнения проводился по следующим показателям: 1) в по-

рядке ли дела содержатся; 2) верно ли им составляются заглавия; 3) нет ли медлительности в делопроизводстве; 4) не задерживается ли окончание  дела

требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.

Важным событием в  развитии делопроизводства, связанным с манифестом 1811 г., следует считать появление бланков документов. Предусмотрены были четыре формы бланков с угловым расположением постоянных реквизитов, ставших обязательными при оформлении служебной переписки.

В соответствии с законом  предписания министров признаются действительными, т.е. выражаясь современным языком, обладающими юридической силой, только в том случае, если они имеют установленную форму. Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков. ¹⁷

В течение XIX в. широкое  хождение в практике документирования получили сборники образцов писем и других деловых бумаг, так называемые «письмовники». Кроме образцов разного назначения и содержания, сборники

сопровождались рекомендациями по форме, структуре и слогу текста документов. Вместе с тем, ряд законодательных актов этого периода свидетельствует о постоянных усилиях по борьбе с неоправданным ростом количества документов. С появлением в последней четверти XIX в. пишущих машин, с использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения документов (гектографы, ротапринты и др.) заметно повысилась культура оформления документов, заняли достойное место в управлении новые виды документов – телефонограмма, телеграмма.

В начале XX в. министерское делопроизводство, базирующееся на законе 1811 г. об общем учреждении министерств, вошло в противоречие с формами и методами управления государством и обществом. Повлияли такие

факторы, как, с одной  стороны, бурный рост промышленного  производства, с 

другой – поражение  в войне с Японией (1905 г.) и революция 1905 – 1907 гг.,

поколебавшие устои  государства. Практика управления этого периода потребовала изменений, в том числе и в делопроизводстве (устранение медлительной многоступенчатой регистрации документов, сокращение их количества, учет новых средств документирования). В условиях военных и социальных потрясений предпринимались попытки отдельных ведомств (Морское министерство, Военное ведомство и др.) реформировать сложившуюся систему делопроизводства. Однако они не были доведены до конца в связи с начавшейся Первой мировой войной. Особенно удачным было «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданное в 1911 г.¹⁸

В 1917 г. произошли подряд две революции – Февральская  буржуазно-демократическая и Октябрьская  социалистическая, последняя - привела к коренным изменениям в государственном устройстве России, потребовавшим многих усилий, чтобы делопроизводство стало неотъемлемой частью управления государством и обществом.

А в последующем с 1917 года по 1991 года этап делопроизводства уже переходит в советский  период.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля. 
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Существенные изменения  в системе управления потерпели  и формы документов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

О возникновении системы  делопроизводства можно говорить с  момента образования Русского государства, когда возникает аппарат государственного управления, создаются центральные  и местные органы власти и управления, нуждающиеся в регулярном документировании своей деятельности.

Также, можно отметить, что еще с момента становления Российского государства начинают складываться традиции в создании документов и организации работы с ними.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пос. - М.: ООО "Управление персоналом", 2005. - 200 с.
2. Басаков М. Документационное обеспечение управления (делопроизводство), «Феникс» -2009;
3. Брезе, В.А. Делопроизводство: учебное пособие / В.А. Брезе, О.Э. Брезе; Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. - Кемерово, 2008. - 286 с.;
4. Волкова Е.А. Удостоверение "договорных грамот" Древней Руси /Е.А. Волкова // Делопроизводство: информ. - практич. журн. - №1.2010. - С.89-94
5. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2007;
6. Кузнецова Т.В. Материал и орудие письма /Кузнецова Т.В. // Секретарское дело. - №10.2008. - С.11-16.
7. Сидоренко Е. Складывание порядка работы с документами в X – XVI вв.// Делопроизводство. 2006. № 4. С. 92 – 96.
8. Цыжипов Э.Б. История и организация делопроизводства в России: Программа, планы семинарских занятий, тематика рефератов и курсовых работ. - Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2007. - 25 с.