Документальное оформление и учет движения топлива на автотранспортных предприятиях. Организация контроля за расходом топлива

Содержание

 

 

1. Документальное оформление  и учет движения топлива  на автотранспортных предприятиях. Организация контроля за расходом топлива

1.1. Документальное оформление  движения топлива

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском  учете все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документальное подтверждение затрат является необходимым условием и для признания их в качестве расхода для целей налогообложения (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Согласно пункту 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документом, подтверждающим производственный характер расхода  горюче-смазочных материалов, является путевой лист, формы которого содержатся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин  и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее — Постановление № 78). Указанным постановлением утверждены следующие формы путевых листов:

- путевой лист  легкового автомобиля (форма №  3).

Является первичным  документом по учету работы легкового  автотранспорта и основанием для  начисления заработной платы водителям. Путевой лист выписывается в одном  экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль; [6,49]

- путевой лист  грузового автомобиля (формы №  4-с и 4-п).

Такие путевые  листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно  с товарно-транспортной накладной  при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении  перевозок грузов при условии  оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное  выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или  лицом, на это уполномоченным. Остальные  данные заполняют работники организации-владельца  автотранспорта и заказчики. Путевые  листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки.  
Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8). [8,95]

В путевых листах фиксируется пробег автотранспортного  средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток  горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

 

1.2. Учет движения топлива

 

В соответствии с Планом счетов учет горюче-смазочных  материалов осуществляется на субсчете 3 «Топливо» счета 10 «Материалы». На этом субсчете учитывается наличие  и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 «Топливо» счета 10. Горюче-смазочные материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов). В связи с этим учет горюче-смазочных материалов может быть организован в разрезе следующих субсчетов второго порядка:

- субсчет 3-1 «Топливо  на складе»; 

- субсчет 3-2 «Топливо  в баках автотранспорта»; 

- субсчет 3-3 «Топливо  по талонам».

Вариант приобретения горюче-смазочных материалов по договору поставки, как правило, используется организациями, имеющими большой парк машин и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Приобретенные таким образом горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры, оформленного в установленном порядке. Составление и выдача покупателю счета-фактуры является обязанностью поставщика, реализующего горюче-смазочные материалы по договору с юридическим лицом.  
Напомним, что согласно пункту 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. [6,69]

Приобретение  горюче-смазочных материалов по договору поставки со специализированной организацией отражается в бухгалтерском учете  организации-покупателя проводками:

дебет счета 10, субсчет 3-1 «Топливо на складе» кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  — на сумму стоимости горюче-смазочных  материалов (без налога на добавленную  стоимость);

дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счета 60 — на сумму налога на добавленную стоимость, выделенного в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных материалов;

дебет счета 60 кредит счета 51 «Расчетные счета» — на сумму  денежных средств, перечисленных поставщику за приобретенные у него горюче-смазочные материалы;

дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» кредит счета 19 — на сумму налога на добавленную  стоимость, подлежащего вычету.  
В аналогичном порядке принимаются к учету приобретенные и оплаченные в безналичном порядке талоны на бензин. При выдаче водителям талонов на бензин их стоимость переводится с субсчета по учету топлива по талонам на бензин на субсчет по учету топлива в баках:

дебет счета 10, субсчет  «Топливо в баках автотранспорта»  кредит счета 10, субсчет «Топливо по талонам» — на сумму стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в выданных водителю талонах.

При заправке автомобиля за наличный расчет на автозаправочной  станции водителю выдаются под отчет  денежные средства на покупку горюче-смазочных материалов. Здесь уместно напомнить требования по организации расчетов с подотчетными лицами, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Центробанка РФ 22 сентября 1993 г. № 40. Согласно пункту 11 указанного Порядка выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним. Начиная с 1 января 2002 г. авансовый отчет составляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55. В соответствии с указанным документом авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним. Документом, подтверждающим приобретение горюче-смазочных материалов является кассовый чек автозаправочной станции. В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход — выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. [8,74]

Выдача наличных денег под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов и принятие к учету утвержденного руководителем организации авансового отчета оформляется проводками:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — на сумму денежных средств, выданных под отчет водителю для приобретения горюче-смазочных материалов;

дебет счета 10, субсчет 3 «Топливо» кредит счета 71 — на сумму  стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в чеке;

дебет счета 50 кредит счета 71 — на сумму остатка неиспользованного аванса, возвращенного в кассу организации;

дебет счета 71 кредит счета 50 — на сумму перерасхода  по авансовому отчету, выданного подотчетному лицу из кассы организации.

При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет возникает вопрос о возможности вычета выделенного в кассовом чеке автозаправочной станции налога на добавленную стоимость. При решении данного вопроса необходимо исходить из следующего. Прежде всего следует отметить, что глава 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ, в отличие от действовавших до ее принятия (до 1 января 2001 г.) нормативных документов (см. Инструкцию Госналогслужбы РФ от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость») не предусматривает особого порядка вычета сумм налога на добавленную стоимость по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через автозаправочные станции. Согласно пункту 1 статьи 172 НК РФ принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных налогоплательщиками при приобретении товаров (работ, услуг), в том числе горюче-смазочных материалов через автозаправочные станции, производится в общеустановленном порядке при наличии счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг). В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ «при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется». Одновременно пунктом 7 статьи 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

В налоговом законодательстве порядок учета налога на добавленную стоимость при отсутствии счета-фактуры не определен, поэтому обратимся к правилам бухгалтерского учета. Принятие к бухгалтерскому учету приобретаемых организацией материально-производственных запасов осуществляется в соответствии с ПБУ 5/01. Согласно пункту 5 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). При этом установлено, что невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов, относятся к фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов. Таким образом, при отсутствии счета-фактуры сумма налога на добавленную стоимость, выделенная в кассовом чеке, относится на увеличение фактической себестоимости запасов, поскольку не подлежит возмещению. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 21 августа 2001 г. № 04-03-11/113 (согласовано с Департаментом косвенных налогов, налогов с оборота).

Из кассы организации  водителю выдано 150 руб. на приобретение ГСМ для заправки автомашины. Согласно предоставленному водителем авансовому отчету им израсходовано 120 руб. Сумма неизрасходованного аванса возвращена в кассу организации. В учете предприятия будут оформлены проводки:

дебет счета 71 кредит счета  50 — на сумму выданного аванса — 150 руб.;

дебет счета 10, субсчет 10-2 «Топливо в баках автотранспорта» кредит счета 71 — на сумму стоимости  бензина согласно кассовому чеку (включая сумму налога на добавленную  стоимость) — 120 руб.;

дебет счета 50 кредит счета 71 — на сумму неизрасходованного аванса, возвращенного водителем в кассу организации — 30 руб.

Как уже было отмечено ранее, необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы — путевые листы. [9,39]

На основании  указанного в путевых листах фактического расхода горючего в бухгалтерском  учете оформляется проводка:

дебет счета 20 «Основное  производство» (23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму фактически израсходованного горючего.

До 1 января 2002 г. списание стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) осуществлялось в соответствии с Положением о составе затрат. Согласно подпункту «и» пункта 2 этого документа затраты на содержание служебного автотранспорта принимались для целей налогообложения в пределах, установленных законодательством.  
Минфин РФ в своих письмах неоднократно повторял, что нормы расхода топлива не были утверждены для целей налогообложения в установленном порядке, поэтому расходы на горюче-смазочные материалы должны учитываться в фактически произведенных размерах (см. например, письма Минфина РФ от 20 октября 1999 г. № 04-02-05/1, от 23 февраля 1999 г. № 04-02-05/3, от 18 июня 1998 г. № 04-02-05/3).