Документирование с применением электронно-вычислительной техники

При этом закон обеспечивает правовую основу для использования  электронных технологий, определяет права и обязанности автора подписи, технологию удостоверения подписи, условия использования ЭЦП в  электронных документах органами государственной власти и государственными организациями, а также юридическими и физическими лицами. 

В законе устанавливаются: 

– основные права и  обязанности обладателя электронной  цифровой подписи;  
– правовой статус удостоверяющих центров, их функции; 

– требования к сертификату  ключа подписи, выдаваемому УЦ; 

– состав сведений, содержащихся в сертификате ключа подписи, срок и порядок его хранения; 

– порядок ведения  реестров сертификатов. Закон определяет отношения удостоверяющих центров с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, который ведет единый государственный реестр сертификатов ключей подписей УЦ, предусматривает также порядок защиты прав лиц, использующих ЭЦП в процессе электронного обмена документами, и условия приостановления действия и (или) аннулирования сертификата ключа подписи. 

Заключение

На сегодняшний  день ЭЦП является недолговечным  реквизитом электронного документа. С  правовой, процедурной и технологической  точек зрения, проверка подлинности ЭЦП может стать проблематичной, если вообще реальной, процедурой через относительно непродолжительное время после подписания. Таким образом, подлинность документов с ЭЦП длительного срока хранения может быть подвергнута сомнению или опровергнута в судебном порядке [58].

При этом вариант переподписания новыми ключами ЭЦП ранее подписанных  электронных документов может только усложнить работу и завести в  тупик. Если электронный документ должен храниться дольше срока действия ключа, непонятно, кто его должен переподписывать для придания ему юридической значимости. Логичным является его переподписание тем же лицом. Однако это не всегда возможно (поменялось должностное лицо, в связи с оргштатными мероприятиями должность упразднена, наконец, ликвидирована организация, создавшая электронный документ). Кроме того, такие действия приведут к тому, что все направленные из сторонних организаций документы должны по истечении определенного срока времени возвращаться обратно и вновь подписываться.

Следует также понимать, что в этом случае, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками: датой последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, ЭЦП и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет невозможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия формально не будет иметь юридической силы [59].

Для электронных документов должны быть уточнены позиции, по которым  они могут быть исключены из состава  фонда, например:

- невозможность по тем  или иным причинам (трудности с обновлением компьютерного парка, приобретения конверторов и т.п.) поддержания документа в должном состоянии;

- данные, утерянные вследствие  форс-мажорной ситуации;

- данные, утерянные вследствие  вирусной или хакерской атаки.

8. Отсутствует какая-либо информация о судебной практике в части признания электронных документов с ЭЦП оригиналами. Для судов данная область правоотношений совершенно новая, непривычная, поэтому объективно рассчитывать на эффективность их деятельности в данной сфере не приходится. Таким образом, налицо существенный разрыв между формально имеющимся законодательством и реальностью его применения. Можно предполагать, что по мере накопления опыта и создания прецедентов дела, связанные с этими, вроде бы специфическими, проблемами, станут для судов обыденными и, к тому же, не самыми сложными для разрешения. Однако до наступления этого «светлого будущего» полагаться только на электронное представление документов без подстраховки их бумажным вариантом было бы излишне рискованно.

9. Наконец, применение  ЭЦП накладывает на специалистов (документоведов, архивистов, библиотекарей)  требование дополнительных профессиональных  знаний и предполагает проведение  специальных организационно-технологических  мероприятий [44].

При этом в современном управлении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные «бумажные» системы документирования и системы электронного документооборота, наблюдается многообразие несовместимых программных, технических и технологических средств. Наличие этих факторов свидетельствует о том, что вопрос о ликвидации законодательных лакун в сфере регулирования вопросов управления документацией не просто актуален, а, можно сказать, «перезрел». Необходима срочная разработка закона «О документации».

Идея эта не нова. Первый вариант концепции закона был  высказан и позднее развит А.Н. Соковой [56,57] и активно поддержан И.Л. Бачило [22]. Развернутую схему закона и  состав комплекса подзаконных нормативных  актов предложил М.В. Ларин [45]. Решение  этой задачи позволит сформировать нормативную базу, определяющую порядок и условия использования электронных документов.