Документирование управленческой деятельности

Министерство транспорта Российской федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Самарский государственный университет путей сообщения

(СамГУПС) 

Кафедра: «»

Контрольная работа по дисциплине: «Документирование                                                                                                                                          управленческой деятельности» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                   Выполнила : студентка заочного

                                                                             факультета

                                                                                               уч.шифр :ЭУ-09-63-12

                                                                                Елисеева К.С.

                                                          Проверила :  Климова В.В 
 
 
 
 
 

                                                Самара 2011 

Содержание 

Понятие о системе документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия. Нормативные документы, регулирующие систему делопроизводства………………………………………………………….

  Документы по личному составу : состав, значение и особенность

  оформления…………………………………………………………………………….

  Бланк фирмы……………………………………………………………………………

  Приложение…………………………………………………………………………….

  Библиографический список…………………………………………………………… 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

Понятие о системе документационного  обеспечения управленческой деятельности предприятия. Нормативные документы, регулирующие систему делопроизводства.

Документационное  обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации  работы с документами в процессе управления. В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является система документационного обеспечения управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

     • документирование принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

     • документационное обеспечение управления;

     • получение, фильтрация и распределение  потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;

     • контроль их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

     • организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых  для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

     Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

     • документирование;

     • делопроизводство, т.е. организация  работы с документами.

     Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

     Делопроизводство  — комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

     Архив — это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов для использования ретроспективной документной информации.

     Электронный архив применяется при систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

     Делопроизводство  предназначено для проверки, отбора и обеспечения работников аппарата управления предприятия необходимой Документированной информацией при выполнении каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

     Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций.  Для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

     Если  обобщить выработанные специалистами  ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.  Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Совокупность  взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

     По  содержанию можно выделить класс  управленческих или организационно-распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.

     Служба  СДОУ ориентирована на работу с ОРД, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.                                      

     Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (семантике) и форме (синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основных класса:

     1) организационные — комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам;

     2) распорядительные — оформляют принятые управленческие решения. К ним относятся приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур;

     3) информационно-справочные — составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов. К ним относятся письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.

     По  форме ОРД делят на формализованные  и неформализованные.

     К числу формализованных относят типовые и стандартные документы. Они характеризуются наличием типового состава и расположения реквизитов, их стандартным оформлением и использованием бумаги стандартных размеров.

     Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

     Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.

     Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
3. законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
4. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
5. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
7. унифицированные системы документации;
8. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Документы по личному составу: состав, значение, и

особенности оформления

                                     

          Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся: 
   * Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;  
   * Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников); 
   * Трудовые книжки; 
   * Личные карточки формы Т-2; 
   * Личные дела; 
   * Лицевые счета по заработной плате; 
   * Пенсионные. 
     Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. 
При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации. 
          

Описание  документов по личному составу: 

Приказы по личному  составу – по ним оформляются  прием, увольнение и перевод сотрудников  предприятия. Содержание приказа о  приеме на работу должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора. 
Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. 
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе “основание” указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения. 
При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги. 
           По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ). 
          Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса “л/с”. Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б “Перечня документов с указанием сроков хранения”). 
         В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в отдельное дело. 
     Резюме – в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке. В графе “Дополнительные сведения” может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу претендент хотел бы получить) и устраивающий его размер заработной платы. 
Резюме лиц, не принятых на работу, хранится 1 год (статья 341 “Перечня документов с указанием сроков хранения”). Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.  
           Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ, денег, документов. В расписке содержаться обязательства, которые указывают с указанием срока возврата. Реквизиты расписки: наименование вида документа, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает в себя должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные, перечень получаемого с указанием количества и стоимости и в скобках прописью с большой буквы, срок возврата. Иногда делается оговорка: “составлена в присутствии свидетелей”. Свидетели своими подписями заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом должны быть прочеркнуты. 
        Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух разновидностей: 
* Официальные – выдаются представителям предприятия; 
* Личные – выдаваемые гражданам. 
         Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные- должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок. 
          Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты: наименование документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого лица, его паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий,