Документирование управленческой деятельности

 

Введение

 

Работы с документами, независимо от организационно-правовой формы предприятия строятся на основе законодательных и нормативно-методических актов.

Нормативная база в общем случае – это законы и другие правовые акты, которые регламентируют определенную деятельность. Нормативно-правовая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает  структуру и функции служб  делопроизводства.

Документ обладает юридической  силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие  должны быть реквизиты, кто имеет  право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Эти обуславливается актуальность выбранной темы.

 

Цель контрольной работы: усвоить нормативно-правовое обеспечение делопроизводства и изучить основы его существования.

 

Для выполнения цели работы поставлены следующие задачи:

- раскрыть понятие и  значение делопроизводства;

- изучить понятие нормативно-правовой  базы делопроизводства;

- рассмотреть общую характеристику нормативно-правовой базы управления документами.

 

Контрольная работа выполнена в объеме страниц. Структура работы состоит из 3 глав. Для написания работы были изучены литературные источники отечественных авторов.

 

1. Понятие и значение делопроизводства

 

В общем виде делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» появился предположительно в XVII веке для обозначения процесса решения вопросов – «дело водить (производить)», то есть закреплять результаты решений. Само слово «дело» в отношении  собрания документов появилось в  конце XVI века.

Делопроизводство включает в себя:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с  документами (прием, обработку, передачу, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку для сдачи  в архив или уничтожение).

Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился в связи с тем, что  в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией  – программное обеспечение, аппаратное обеспечение (от англ. software и hardware). Сегодня эти понятия настольно общеупотребительны, что даже рекламные инструменты называются Adware, то есть рекламное обеспечение. Можно утверждать, что в настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» стали синонимами. Они употребляются на равных даже в регламентирующих документах (сравните названия «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ»).

Термин «документирование» означает процесс создания документа. Стандарт определяет документирование как «запись информации на различных  носителях по установленным правилам». В настоящее время в управленческой деятельности используют документы, созданные  с помощью рукописного или  машинописного (компьютерного) письма или типографской печати, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, видеосъемки, звукозаписи, которые фиксируются на бумаге, пленке, магнитной ленте, лазерном или магнитном диске, в памяти микросхемы или на другом носителе. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления информации, в том числе и в преобразованном виде. Изучением способов документирования занимается отдельная специальная научная дисциплина – документоведение.

Результатом документирования является документ – зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот – это движение документов в организации с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Организация  документооборота обеспечивает своевременное  прохождение документов в аппарате управления, способствует сбалансированной загрузке всех подразделений и работников и поддерживает функционирование всего  управленческого процесса. Документооборот  организуется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководство, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба, архив). Различают входящие, исходящие и  внутренние документы. Схемы движения документов в организации разрабатываются  службой делопроизводства – это  может быть канцелярия, секретариат  или, говоря современным языком, служба ДОУ.

Документооборот нужен, чтобы «наполнить жизнью» различные системы управления – от государственной до частной.[1]

 

 

 

 

 

[1] - Здесь и далее ссылка на номер в списке используемой литературы.

2. Понятие нормативно-правовой базы делопроизводства

 

Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных  актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций  всех форм собственности. Приведем лишь важнейшие законодательные и  нормативные акты, содержащие как  отдельные требования по организации  делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные  данным вопросам.[2]

Федеральный закон «Об  информации, информатизации и защите информации» установил требования к распространению, предоставлении информации, к защите информации. Закон регулирует отношения, возникшие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам, дал определение «информационные технологии», «информационно-телекоммуникационные сети», «электронное сообщение» и др.[5]

Гражданский кодекс РФ установил  правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют  юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность  за неправомерные действия с документами  и информацией.

Федеральный закон Российской Федерации «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» от 2.05.2006 г. №59-ФЗ устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления, должностными лицами.[6]

Федеральный закон РФ «О персональных данных» №152-ФЗ от 29.07.2006 рассматривает вопросы защиты персональных данных: Ф.И.О., год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное. Имущественное положение, образование, профессия, доходы и другая информация.[7]

Постановление Российской Федерации  «Об утверждении правил и делопроизводстве федеральных орган исполнительной власти» №477 от 15.06.2010. Это постановление  отменило действие «Типовой инструкции по делопроизводству» 2005 г. (Инструкция излагала общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота). Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

Правила включают в себя порядок подготовки и оформления документов, процедуру регистрации  документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация  контроля исполнения документов и другое. Правила носят не рекомендательный, а обязательный характер.[4]

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление  Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об  оказании услуг почтовой связи» и  др.) содержат совокупность частных  норм, которые необходимо учитывать  при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Остановимся далее на нормативных  актах, имеющих для оформления деловых  документов первостепенное значение.

Государственная система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ  базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в  оптимизации документационных процессов  в отечественной экономике.

В ближайшие годы планируется  разработка новой редакции ГСДОУ  как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила  работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит  в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного  документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000)

Кроме того, в стране действуют  нормы и правила работы с рядом  специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и ряде других видов документации.[3]

 

 

 

 

 

 

 

3. Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства

 

Организация работы с документами  затрагивается во многих нормативных  правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации  в службе ДОУ должна быть нормативная  правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась  в последние годы. Деловое документное  общение на всех уровнях стало  осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в  Российской Федерации действует  ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила  подготовки, оформления и организации  работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному  обеспечению управления разрабатываются  различными органами государственной  власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон  нашей страны, - это Конституция  Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит  в том, что Конституция РФ устанавливает  субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции  Российской Федерации.

Другим главным источником является закон - это нормативный  акт, принятый в особом порядке органом  законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической  силой и регулирующий социально  значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и  использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и некоторые другие аспекты. Она  регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение  сохранности документов; порядок  передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение  новых информационных технологий в  работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные  с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-конституцию РФ;

-международные договора (регулируют конституционные по  своему характеру отношения и  при условии их ратификации  в РФ, при вступлении в действие  имеют приоритет по сравнению  с законом);

-законодательные акты  Российской Федерации в сфере  информатизации и документации;

-указы и распоряжения  Президента Российской Федерации,  постановления и распоряжения  Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного  обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных  органов исполнительной власти