Документооборот в организации

Система включает в себя 3 продукта:

1. «Делопроизводство» – комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

2. «Малый офис» – комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс–лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

3. «Канцелярия» – система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

1) автоматизация централизованной службы ДОУ;

2) автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

3) автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

4) автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima–Workflow»

Система «Optima–Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб–страницами, аудио– и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

1) обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес–правилам;

2) устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;

3) предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов.

Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

 

 

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

 

 

Заключение

 

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

 

 

Список  литературы

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункты 60,61

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд.  – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

5. Рогожин М. Ю., Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2004.

6. Басакина Н.В., Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Секретарское дело 2000. № 3. С. 87-90.

          7.  Организация работы с документами: Учебник под ред. Проф. Кудряева В.А., – 2-е изд. Перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2003.