Документы и их разновидности

 

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЫБОЛОВСТВУ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

 

ФАКУЛЬТЕТ ЗАОЧНОГО СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

 

Кафедра социальной работы,

                                                                                                    психологии и педагогики

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине:

документоведение

 

Документы и их разновидности

 

 

 

 

 

 

Студент: 3 курса заочно-ускоренной формы обучения

специальность: менеджмент

 

 

 

 

 

 

 

 

Преподаватель Игнатюк Зоя Ивановна

Дата сдачи в деканат ___________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мурманск, 2008 г.

 

Содержание

 

Введение…...................................................................................................................3

1. Документ………………................................................................................5

2. Типология документов..................................................................................6

3. Документы и системы документации..........................................................9

Заключение.................................................................................................................16

Список использованной литературы.......................................................................17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В любой области деятельности все начинается с организации системы сбора и обработки (анализа) информации. Важнейшим источником информации является документ.       

Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы - это основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством  их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности1.

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).

Исходя из этого, целью контрольной работы является: изучение разновидностей документов.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

- раскрыть понятие термина «документ»;

- рассмотреть особенности и функции деловых документов;

- выяснить значение ведения документов для успешного функционирования организации;

- изучить разновидности документов.

Работа состоит из введения, трех параграфов, заключения, списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документ

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется2.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Названные в определениях признаки документа предполагают:

- наличие информации, смыслового содержания;

- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации3.

 

2. Типология документов

 

   Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

   По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей. Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

По способу документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые);

- изобразительные (документы, фиксирующие  информацию посредством изображения объекта);

- графические (документы, выполненные  графическим способом);

- фотодокументы;

- фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной  ленте);

- кинодокументы (документы, зафиксированные  с помощью кино- и видеотехники);

- документы, созданные с помощью компьютерной  техники.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние (создаваемые в данной  организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса (например, письмо). Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (приказы, протоколы, постановления, решения).

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом "Для служебного пользования".

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации (например, анкета или справка). Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов). Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.) В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени, месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом пли распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все официально незаверенные виды копии не имеют юридической силы. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «дубликат».

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологические) и др.

Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил4.

 

3. Документы и системы документации

 

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например: