Документы по личному составу

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение  документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются. [ 11, с.15]

Заключение

Итак, из всего вышеизложенного следует сделать следующие основные выводы.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Запрещается требовать  от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовые договоры могут  заключаться:

1) на неопределенный  срок;

2) на определенный  срок не более пяти лет (срочный  трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

Основным документом по учету персонала предприятия  является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

Приказы, распоряжения и  другие распорядительные документы  по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются  в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

 

 

4. Практическое  задание

 

 

Бухгалтерия       Главному бухгалтеру

фирмы «Рубин» 

Н.П. Бабичеву

 

Докладная записка

 

24.03.2007 № 43

 

О проведенной проверке

 

 

 

 

В связи с проведенной  проверкой приказа директора фирмы №92 от 12.01.2007 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве будет отдыха в районе обского моря». Выявлено несоблюдение пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру, 25 февраля 2007г. было сдано только 35,2 % всех нарядов, остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные пункты приказа выполнены в срок.

 

 

 

 

Бухгалтер     подпись    И.П.Тимошина

Список использованной литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации: Новая редакция. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2008. -240с.
2. Комментарий к Трудовому Кодексу РФ
3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. В.И. Андреева. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997. – 232 с.
5. В.И. Андреева. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997. – 268 с.
6. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).
7. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2001 - 271 с.
8. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М., 1997. – 390 с.
9. М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство, Инфра – М: 2000.
10. В.А. Кудрявцев. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2004.
11. Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с
12. Справочник кадровика: прием и увольнение работников. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 176 с. – (Б-ка журнала «Кадровая служба предприятия»). – (Справочник кадровика. Вып. 10 (28)).
13. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640
14. "Кадровые решения" №2 2003, С.12-15