Документ: понятие и основные требования к его составлению и оформлению

К примеру, в информатике  документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В  результате под это определение  подпадало необъятное множество  объектов, так как в природе  фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию [11, с.5].

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении  понятия документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется  внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно  как средство документирования и  доказательства правовых отношений. В  сфере управления документ исследуется  главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы  рассматриваются, прежде всего, как  исторические источники, т. е. носители ретроспективной информации.

Таким образом, документоведением, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

 

Глава 2. Основные требования к составлению и оформлению документов

1. Требования к оформлению документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный  термин реквизит раскроем его содержание.  

Для оформления документов используются следующие реквизиты:

1. - Государственный герб Российской Федерации;
2. - герб субъекта Российской Федерации;
3. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. - код организации;
5. - основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
6. - идентификационный номер налогоплательщика/код (ИНН/КПП);
7. - код формы документа;
8. - наименование организации;
9. - справочные данные об организации;
10. - наименование вида документа;
11. - дата документа;
12. - регистрационный номер документа;
13. - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. - место составления или издания документа;
15. - адресат;
16. - гриф утверждения документа;
17. - резолюция;
18. - заголовок к тексту;
19. - отметка о контроле;
20. - текст документа;
21. - отметка о наличии приложения;
22. - подпись;
23. - гриф согласования документа;
24. - визы согласования документа;
25. - оттиск печати;
26. - отметка о заверении копии;
27. - отметка об исполнителе;
28. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. - отметка о поступлении документа в организацию;
30. - идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа - это лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами.

Бланки документов изготавливаются  на листах белой бумаги (или бумаги светлых тонов) форматов А 4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм)

В стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 определено, что у бланков размеры верхнего, нижнего и левого полей должны быть не менее 20 мм, а правого поля не менее 10 мм [1, с.27].

2.2.  Состав реквизитов документов

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой, при  котором реквизиты помещаются в  верхнем левом углу (Приложение 1) и продольный, когда реквизиты размещены вдоль верхнего поля документа (Приложение 2).

Бланки документов могут изготавливаться:

• типографским способом;

-         средствами оперативной полиграфии;

• средствами компьютерной техники.

Форматы листов бумаги установлены  стандартом ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия  из бумаги. Потребительские форматы».

Каждый лист документа, оформленный  на бланке или без него, должен иметь  поля: не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм- нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых тонов. Реквизиты наносятся в пределах отведенного поля в соответствии 111 следующими правилами.

          1.При угловом расположении реквизитов:

• реквизиты 01,02,03 - на верхнем поле бланка симметрично от центра
• реквизит 19 - на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного
• реквизит 16 - начиная с 40 печатного знака отведенного поля;
• реквизиты 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07, 11, 12, 13, 14, 15, 18 - начиная от левой границы отведенного поля либо симметрично от центра I отведенного поля;
• реквизиты 20,21,22,25, 23, 24,26, 27 - начиная от левой границы отведенного поля;
• реквизиты 28, 30, 29 - последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;
• реквизит 17 - на любом свободном месте документа на первой! странице либо на отдельном листе бумаги формата А 4, который подкалывается к документу.

1.При продольном расположении реквизитов:

• реквизиты 01, 02, 03 - на верхнем поле бланка симметрично от I центра отведенного поля;
• реквизиты 04, 05, 06,07,08, 09,10 - симметрично от центра отведенного поля;
• реквизиты 11,12,13,14 - симметрично от центра отведенного поля;
• реквизит 15 - начиная с 32 печатного знака в пределах отведенного поля либо симметрично от центра отведенного поля;
• реквизит 16 - начиная с 40 печатного знака отведенного поля;
• реквизит 17 - на любом свободном месте документа на первой странице либо на отдельном листе бумаги формата А 4, который подкалывается к документу.
• реквизит 18 - начиная от левой границы отведенного поля;
• реквизит 19 - на верхнем поле бланка, начиная с 48 печатного I знака;
• реквизиты 20, 21, 22,23, 24, 25,26, 27 - начиная от левой границы отведенного поля;
• реквизиты 28, 29, 30 - последовательно, начиная с левой границы отведенного поля;

Реквизиты отделяются друг от друга  двумя-четырьмя межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным  интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Реквизиты рекомендуется оформлять  следующим образом.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит 03 «Эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизит 04 «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 «Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 «Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 «Наименование организации» оформляют в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах организации - авторе документа.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Реквизит 09 «Справочные данные об организации» включает почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 «Наименование вида документа» должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Реквизит 12 «Регистрационный номер  документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный  номер и дату документа» состоит из регистрационного номера и даты документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит 14 «Место составления или  издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно должно включать только общепринятые сокращения.

Реквизит 15 «Адресат». В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и  ее структурного подразделения указывают  в именительном падеже.

В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Образцову О.П.

ул. Садовая ,5,кв, 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа». Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера:

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания акционеров

от 05.04.2009

Протокол № 14

или

УТВЕРЖДЕНО 

приказом ВНИИДАД

от 05. 04.2009 № 82

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

Реквизит 17 «Резолюция» включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» должен кратко информировать о содержании документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)? (например, приказ о создании аттестационной комиссии); чего (кого)? (например, должностная инструкция ведущего эксперта).

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

Реквизит 19 «Отметка о контроле за исполнением документа» обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит 20 «Текст документа». Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в  виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит  из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст  может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»).

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложений» оформляется следующим образом. Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При этом в тексте основного документа  приложение должно быть названо.