Документ: понятие и основные требования к его составлению и оформлению

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют.

В приложении к распорядительному  документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его

листе в правом верхнем углу пишут: «Приложение № » с указанием

наименования распорядительного  документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу «Росархива»

от 05.06.2009 № 319 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ  №» печатать прописными буквами, а  также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.09.2009 № 512

Реквизит 22 «Подпись». В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве РФ

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или решением, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.08.2009 № 403-152

Реквизит 24 «Виза согласования». Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания: Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом.

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к  документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют  в нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

Реквизит 25 «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Реквизит 26 «Отметка о заверении  копии». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:

В.А. Жуков

924-45-67

Реквизит 28 «Отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело» включает в следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем  документа  или  руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит 29 «Отметка о поступлении  документа в организацию» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметка о поступлении  документа в организацию проставлять  с помощью штампа.

Реквизит  30 «Идентификатор электронной копии документа». Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации[12, с.34].

Таким образом, документы складываются из одних и тех же составных  частей, изучив порядок составления и оформления  реквизитов (написание адресата,  дат, грифов, согласования, утверждения, порядка подписания  и т.д.), заглядывая в случаи необходимости  в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.   

 

                                   

Заключение

Грамотно организованное делопроизводство начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области делопроизводства, унифицированных  систем документации и классификации  документов по назначению и принципам  подготовки и оформления.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана  с документацией. Как уже отмечалось, документ - это деловая бумага, оформленная  с учетом соответствующих норм и  правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и  имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством  регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или  отдельных должностных лиц.

Документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой  организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется  в развитии гражданских обществах, с высокой правовой культурой, правильности и точности оформления документов.

Самое внимательное и обстоятельное  изучение делопроизводства - вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформлять  документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений - судебных разбирательств. Практически  ни одна технологическая функция  управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием  решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения.

 

 

 

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Изд. стандартов, 2003.
2. Андреева В. И. Делопроизводство. Учебное пособие. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
3. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство  на   предприятии. Учебное пособие. - М.:ИНФРА, 1998.
4. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Изд. 3-е., исправ. и доп . -Ростов-на-Дону : Феникс, 2001.
5. Галахов В.В. Делопроизводство. Учебное пособие. Изд. 3-е.- М.: Инфра, 2004.
6. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. СПб: Питер, 2003.
7. Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело. Учебник. - СПб: Питер, 2005.
8. Корнеев И. К. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебное пособие. Изд. 2-е перераб. и доп.- М.: 2006.
9. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. Учебное пособие. - М.: ЗАО «ИНТЕЛ Синтез», 2006.
10. Ларьков Н. С. «Документоведение». Учебное пособие. - М.:АСТ: Восток-Запад, 2008.
11. Ларин М.В.  Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. Изд. 3-е. М.: Научная книга, 2003.
12. Ларин М.В. Управление документацией  и новые информационные технологии. Изд. 3-е. М.: Научная книга, 2007.
13. Непогода  А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 основных документов. Изд. 3-е стер.  М.: «Омега-Л», 2009.
14. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления. Изд. 3-е стер.  М.: 2007.
15. Санкина Л. В., Вялова Л. М., Шатина Н. В. Современные правила оформления управленческих документов. М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции, 2006.
16. Стенюков М. В. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. Изд. 3-е, доп. и перераб.- М.: ПРИОР, 2007.
17. http://www.twirpx.com.
18. http://www.directum.ru.
19. http://www.delpro.narod.ru.
20. http://www.e-reading.org.ua.