Документ в управленческой деятельности

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………….3

 

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА…………………………………………….. ……….4
2. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ …………………...6

3. ЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ НА

    ДОКУМЕНТЕ. …………………………………………………………………..16

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………….23

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ …………………………………....25

 

ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………………………………26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Считаем, что изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Возникновение документа, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.                                                                                       

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Так, выбранная тема "Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе» актуальна, так как рассматривает основы и современные методы эффективного управления в организации через документ, имеет большую практическую значимость, которая заключается в возможности улучшения управленческого процесса.

Таким образом, целью курсовой работы является изучение современных условий, для повышения эффективности управления, совершенствованию работы с документами, так как организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

В первой части работы «Документ в управленческой деятельности» были изучены понятия «документ», «управленческий документ», проанализированы требования к документированной информации, которая  составляют основу управления и в значительной степени эффективность  его на производстве, а также потреблении информации.

Во второй части работы «Значение, составление и оформление резолюции на документе» были исследованы основные требования к оформлению резолюции на документе.

К курсовой работе прилагаются схемы: информационные связи учреждения документов, примерное разделение дел на группы; образец оформления резолюции на документе

 

1. ПОНЯТИЕ "ДОКУМЕНТ"

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

- наличие информации, смыслового  содержания;

- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное  использование и хранение документа;

- функциональную предназначенность  для передачи информации в  пространстве и времени, т.е. для  использования в социальных коммуникационных каналах.

ВЫВОД:  История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается.

 

2. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это отражено в Законе "Об информации, информатизации и защите информации".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.      

 Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Но один документ - это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Отметим, что к таким функциям относятся,  прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.                                                                                                              

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д. Создать документ можно посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.

Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

· организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

·  организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Одни документы, к примеру, правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Таким образом, можно смело сказать, что документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Любую организацию, предприятие, акционерное общество, фирму можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке.

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти (приложение 1).

Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство, придерживаясь следующих принципов:

• оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
• современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т. п.);
• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия верного решения.

Информация должна быть оперативной, то есть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.