Документ в управленческой деятельности

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

На предприятии необходимо установить единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления предприятием) или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т.д.

С учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 г., можно составить альбом (дело, файл) образцов документов, наиболее часто используемых в практической деятельности предприятия (писем, факсов, приказов, контрактов), по которому бы работали все сотрудники организации.

Работу организации с документами можно представить в виде следующих этапов:

• прием входящих документов;
• предварительное рассмотрение (разметка) секретарем;
• регистрация документов;
• доклад руководителю и рассмотрение документов руководством;
• принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;
• контроль исполнения документов;
• формирование документов в дела;
• использование документов в справочно-информационной работе;
• определение сроков хранения документов – а) передача в архив, б) дальнейшее использование, в) уничтожение документов.

Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документационной информацией.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем многообразии документов можно выделить следующие 5 групп документов.

1. группа – ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ документы – это устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.
2. группа – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ документы – это приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
3. группа – ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки форма Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки.
4. группа - ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКИЕ документы – главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.
5. группа – ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ документы – письма, факсы, справки, телеграммы, докладные и объяснительные записки, протоколы и др.

В отдельную группу документов необходимо выделять – НОРМАТИВНЫЕ документы вышестоящих органов. Это документы, которые поступают от государственных и муниципальных организаций и регламентируют различные вопросы деятельности предприятия – это налоги, охрана окружающей среды и т. д. Примерное разделение дел на группы приведены в приложении 2.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело включается один экземпляр документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об полнении и т. д.);
• в дело формируются, как правило, документы одного года;
• в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
• документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2003, 02.01.2003 и т.д.) или по нумерационной (№1, №2, №3 и т.д.).

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. 

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

 Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

 Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы, а при достаточно большом ее объеме целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план 2005 - 2010 гг. будет находиться в деле 2005 года.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
• использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного человека.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, которая циркулирует в любой системе управления.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

 

Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации необходимо иметь:

* Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). -М., 1995.

* Укрупненные нормативы времени  на работы по делопроизводственному  обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988.

* Нормы времени на работы  по автоматизированной архивной  технологии и документационному  обеспечению органов управления (Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993г. № 152)-М„ 1993.

* Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены  Постановлением Госкомтруда СССР  и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988.

* Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991

Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

ВЫВОД: К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

 

3. ЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВЛЕНИЕ  И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ НА

ДОКУМЕНТЕ

 

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

 

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

• указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
• указание сроков ожидаемого исполнения;
• подпись руководителя;
• дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

 

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии: Афанасьеву А.А.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается, пример:

Колчину В.П.

Смирнову И.И.

 

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов: