Документ в управленческой деятельности

• «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
• «дополнительно переговорить»;
• «подтвердить получение»;
• «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

1. Ситуация является стандартной
2. Ситуация не является стандартной.
3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

 

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

 Прошу направить в командировку в Иркутск с 12.03.2011 по 15.03.2011 заместителя директора по НМР Иванову С.В.

 

2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

Прошу командировать в Иркутск с 12.03.2011 по 15.03.2011 двух сотрудников для участия в семинаре по делопроизводству.

 

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

 

Общие указания выражаются следующим образом:

• к руководству»,
• к исполнению»,
• к сведению».

Скворцову А.А.

К исполнению

Подпись

12.03.2011

 

 На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Иванову А.А.

Подпись

12.03.2011

 Резолюции должны быть составлены  таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Скворцову А.А.

Прошу подготовить заявку на необходимое оборудование до 12.03.2011

Иванову А.И.

Подготовить проект сводного плана работы организации на 3 квартал 2011 года

до 12.03.2011

Подпись

12.03.2011

 

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

 

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

 

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом, приложение 3. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет, ни у начальства, ни у подчиненных.

ВЫВОД: Считаем, что за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация - это управленческий инструмент, она нужна руководителям, если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными.                                                                                  

Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.

Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на: разделы, страницы, абзацы.

Жизнь документа в организации похожа на жизнь живого организма. Он рождается, живет и умирает, уходя в архив или утилизацию.

Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом и обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.

 В некоторых компаниях документацию  разрабатывают специально назначенные люди. Тем не менее, мы бы рекомендовали делить работу по разработке специалисту по документации, ток кто знает процесс, отвечает за содержание документа, отвечает за форму документа.

Перегибы в делении работы по разработке недопустимы. Неправильно оформленный документ приведет к ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс приведет к ошибкам в описываемой в документе работе.

  Руководитель в любой организации имеет дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве организаций эти правила описываются в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.

В организации с большим количеством сотрудников намного эффективнее использовать памятки по контролю документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

Нормативные акты

 

-1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. от 10.01.2003 № 15-ФЗ) /Собрание Законодательства Российской Федерации, 1995, №8, ст. 609; 2003, № 2, ст. 167.

-2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

-3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД, - М., 2003, 90 с.

-4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1995.

 

Литература

 

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003, 408 с.

6. Титунова И.Б. К вопросу об определении понятия «документ» // Делопроизводство. 2006. № 3. С.7-9.

7. Кузнецова Т.В. Назначение документа (функции документа) // Секретарское дело. 2004. № 12 (52). С.14-16.

8. Илюшенко М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности (положение, должностные инструкции) //Делопроизводство. 2003. № 3 (32). С. 29-32.

информационных технологий // Делопроизводство. 2006. № 2. С. 59-66.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Информационные связи учреждения (внутренние и внешние)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

Примерное разделение дел на группы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

Оформление резолюции на примере