Значение организации документированного обеспечения управления в современной экономической жизни

К функциям службы документационного обеспечения управления относятся:

Полное информационно-документационное обслуживание деятельности учреждения, включающее: прием, учет, первичную обработку и отправку корреспонденции, распределение, доставку, печатание и размножение документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовку дел к сдаче в архив;

Организационно-методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства во всех структурных подразделениях и подведомственных организациях;

Систематическое совершенствование информационно-документационного обслуживания путем внедрения ЭВМ;

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой делопроизводства на основе:

- законов;

- нормативных правовых  актов;

- методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты  РК в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения  Президента РК, постановления и  распоряжения Правительства РК, регламентирующие вопросы документационного  обеспечения на республиканском уровне;

- правовые акты республиканских  органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов  представительной и исполнительной  власти субъектов РК и их  территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические  документы по делопроизводству  учреждений, организаций и предприятий;

- гос. стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- гос. систему документационного  обеспечения управления. Основные  требования к документам и  службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы  по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

- законодательство РК, правовые акты Президента, Правительства РК, республиканских органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РК регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности организаций, предприятий документов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку проводятся работы по унификации документов и созданию УСД - совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документирование представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Разработка УСД ведется соответственно министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основные правила - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в организациях.

Основные правила - цель - упорядочение документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Основной целью работ с документами в организации является руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба, работающая с документацией решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.

С введением в действие унифицированных форм первичной учетной документации возникает основа для создания единой системы кадровой документации и исключения из документирования учета и движения кадров неоправданных различий, сложившихся из-за несовершенства действовавшей ранее нормативно-методической базы.

 

Список используемых источников

1. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Документы в организации. «Управление организацией». №7 – 2012 г.
3. Кузнецов И.Н. «Делопроизводство: учебно-справочное пособие» М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2013 г.
4. Сборник методических материалов по курсу «Документационное обеспечение управления» - М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2011.
5. http://www.std72.ru/dir/deloproizvodstvo/dokumentacionnoe_obespechenie_upravlenija_uchebnoe_posobie/2_upravlencheskie_dokumenty_i_ikh_obshhaja_kharakteristika/239-1-0-4348