Интернет сайты в современном архивном деле

Содержание

 

 

Введение 3

1. Современное  архивное дело 5

1.1. Особенности современного архивного дела 5

1.2. Автоматизация архивного дела 9

2. Использование  интернета в современном архивном  деле 17

2.1. Особенности использования Интернет в современном архивном деле 17

2.2. Использования Интернет в работе архива 22

Заключение 25

Список литературы 26

 

 

 

Введение

 

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения.

Внедрение компьютерной техники в архивную практику произвело своего рода «техническую революцию» в достаточно консервативном архивном деле. Появились расширенные возможности обработки информации, создания новых видов научно-справочного аппарата, организации быстрого поиска необходимой ретроспективной информации.

На один из первых планов в вопросах использования архивных документов выходит применение возможностей компьютерной сети Интернет, как мощного средства связи с потенциальными потребителями информации и всеми заинтересованными организациями и лицами в различных регионах России и за ее пределами.

Уже сегодня радует тот факт, что некоторые отечественные архивы, и среди них ряд региональных, имеют определенные достижения в области развития архивных интернет-технологий.

Интернет на наших глазах становится одной из форм существования современного информационного пространства, доступ в которое открыт и для архивов. Одни уже воспользовались этой возможностью и заявили о себе во всемирной информационной сети, другие только планируют эту работу.

Быстрое совершенствование Интернета и проникновение его во все сферы деятельности является необходимым условием развития общества, промышленности, науки и культуры, а возникшие грандиозные коммуникационные возможности становятся пригодными для связи между архивными организациями России и других стран.

Все вышесказанное обуславливает актуальность данной работы.

Предмет – интернет-сайты в архивном деле.

Объект – современное состояние архивного дела.

Цель данной работы - рассмотреть использование интернет-сайтов в современном архивном деле.

Задачами исследовательской работы являются:

1. Изучить особенности современного архивного дела.

2. Рассмотреть автоматизацию  архивного дела.

3. Изучить особенности использования Интернет в современном архивном деле.

4. Рассмотреть возможности  использования Интернет в работе  архива.

Указанные выше задачи определили структуру нашего исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, а также списка литературы, который состоит из 17 источников.

 

 

1. Современное архивное дело

1.1. Особенности современного архивного дела

Архивное дело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях¹:

- в пределах АФ РФ в целом;

- в пределах архива;

- в пределах архивного фонда.

Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Архивы возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются²:

1. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности:

• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;
• архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

2. Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
• кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3. Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения:

• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;
• архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Вот эти архивы:

1. Государственный архив РФ;
2. Российский государственный архив древних актов;
3. Российский государственный архив экономики;
4. Российский государственный исторический архив;
5. Российский государственный военно-исторический архив;
6. Российский государственный военный архив;
7. Российский государственный архив военно-морского флота;
8. Российский государственный архив научно-технической документации;
9. Российский государственный архив социально-политической истории;
10. Российский государственный архив новейшей истории;
11. Российский государственный архив литературы и искусства;
12. Российский государственный архив Дальнего Востока;
13. Российский государственный архив кинофотодокументов;
14. Российский государственный архив фонодокументов.

Ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

• архив организации;
• центральный архив;
• центральный отраслевой архив;
• объединенный ведомственный архив;
• объединенный межведомственный архив.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

1. государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
2. негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
3. физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

В соответствии с третьим признаком организации документов Архивного фонда РФ существуют три формы хранения документов³:

Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение - хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений. Временное хранение - хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждении ФАС (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

1.2. Автоматизация архивного дела

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации⁴.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.