Интернет сайты в современном архивном деле

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России⁵:

• обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
• комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
• научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
• организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно-управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие («Паспорт архива» и т. п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах⁶:

• преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
• преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
• системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
• внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив», «федеральный архив - Росархив».

2. Использование интернета в современном архивном деле

2.1. Особенности использования Интернет в современном архивном деле

Все более значительную роль информационные интернет-технологии играют в сфере использования архивных документов. Если говорить о внутриархивном сегменте использования, то, как представляется, на общеотраслевом уровне логично разработать и предоставить архивам типовое решение по автоматизации работы читального зала. Росархив приступил к этой работе. Близка к завершению разработка действующей модели ПО под условным названием «Контроль и учет движения дел и документов в архиве», в функции которого входит учет пользователей читального зала, автоматизированное формирование требований (с помощью электронных описей), передача требований по локальной сети в хранилище и т. д.. Системой фиксируется, где фактически находится дело в каждый момент времени, формируются статистические отчеты по использованию архивных документов, выполняются некоторые другие функции. Ясно, что система должна сопрягаться с информацией, накопленной в БД «Архивный фонд». ПО ориентировано на крупные архивы, в дальнейшем будет решаться вопрос о подготовке его упрощенного варианта для муниципальных архивов⁷.

Как известно, в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении. Росархив в течение последних лет не прекращает попыток получить необходимые финансовые средства для создания и ведения единой базы данных по местам хранения документов по личному составу (сначала - по федеральным архивам, затем по архивам отрасли, архивам организаций). В настоящее время появились перспективы получения государственной поддержки этого нужного и для архивов и для граждан проекта:

• определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий;
• определены составы и структуры формируемых информационных массивов баз данных;
• внедрено или находится в процессе разработки общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности;
• введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.

Результаты свидетельствуют, в частности, о том, что общими усилиями создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость.

Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.

Модель (логическая схема) этой системы, как представляется, состоит из ряда связанных между собой информационных и функциональных блоков. Информационным ядром ее является хранилище описаний документов на всех уровнях, а также массив оцифрованных образов документов (фонд пользования), «прикрепленных» к описаниям документов. Например, блок «Учет» формирует и хранит паспорта, результаты проверок наличия, другие архивные учетные документы. В блоке «Сохранность» регулярно формируются и хранятся сведения о состоянии документов, соответствующие отчетные формы, паспорта архивохранилищ, и т.п. Блок «НСА» ответствен за формирование справочников, ведение каталогов и указателей. В блоке «Комплектование» сосредоточены данные об организациях-источниках комплектования архива и о хранящихся в них документах, о работе с источниками комплектования, формируется статистическая отчетность. Из этого же блока информация о принятых документах после обработки поступает в основное хранилище. В блоке «Читальный зал» сконцентрирована информация о пользователях, о выдаче дел, формируются сведения о степени востребованности архивных документов, и др. Частью системы является блок «Запросы и услуги» с очевидными функциями.