Информационные свойства документов

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Удмуртский государственный университет»

 

Институт права, социального управления и безопасности

 

Кафедра информационной безопасности

 

 

 

 

Информационные свойства документов

 

 

Курсовая работа по дисциплине «Документоведение»

 

 

 

 

 

 

Корепановой Дарьи Юрьевны

Студентки группы ЗБ-034700-31

Направления «Документоведение и архивоведение»

 

 

Научный руководитель

старший преподаватель кафедры ИБУ

Волкова И.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ижевск

2014

 

Оглавление

 

Введение

Документ (от лат. «documentum» - свидетельство) - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Именно эти положения и определяют актуальность темы работы.

Цель работы: изучить информационные свойства документа.

Задачи работы:

• Дать характеристику понятию информация;
• Рассмотрение документированных информационных свойств;
• Проанализировать информационные уровни документа;
• Раскрыть проблемы поиска и трансляции документированной информации

 

1. Понятие и свойства информации

1.1. Понятие  информации

 

Роль информации в личной, профессиональной и социальной жизни человека столь велика, что трудно дать какое-либо одно определение этому понятию. Термин «информация» происходит от лат. «informatio», что означает «сведения, разъяснения, изложение». В простейшем бытовом понимании с термином «информация» обычно ассоциируются некоторые сведения, данные, знания и т.д. о чем или ком-нибудь независимо от формы представления.

В широком смысле информация - это отражение реального мира. Сообщение несет информацию для человека тогда, когда заключенные в нем сведения являются для него новыми, т.е. пополняют знания, и понятными, т.е. новые сведения логически связаны с уже имеющимися знаниями. Знание - это осознанная информация. Любая информация предполагает реакцию на нее. Если человек получает тепловую информацию, дотрагиваясь до горячего камня, то реакцией организма на эту информацию будет отдергивание руки. Если человек не осознает эту информацию, то в следующий раз он опять будет дотрагиваться до камня, вытащенного из костра. Если информация осознанна, то она становится знанием - человек знает, что до раскаленного камня дотрагиваться нельзя. Значит, знание позволяет много раз использовать информацию, которую получили только один раз. Появление знаний связано с появлением проблемы их передачи и сохранения. Первыми формами передачи информации были жесты, символы, рисунки, и, наконец, информацию стали передавать при помощи письма.

По мере подъема информационной волны человеческое общество неизбежно вовлекается в процесс преобразований в системе человеческих отношений. Качественно новым образом устанавливаются и множатся связи между людьми. Знания и идеи стремительно преодолевают пространства.

В любой области деятельности все начинается с организации системы сбора и обработки (анализа) информации. Важнейшим источником информации является документ.

Информационные ресурсы (ИР) - имеющиеся в наличии запасы информации, зафиксированной на каком-либо носителе и пригодной для ее сохранения и использования.

Информационные ресурсы являются продуктом интеллектуальной деятельности общества и рассматриваются в настоящее время как стратегический ресурс развития любой страны, который по значимости не уступает другим - финансовым, сырьевым, материально-техническим.

Законодательство РФ устанавливает правовой режим формирования и использования информационных ресурсов. По возможностям защиты имущественных прав они приравнены к другим, в том числе и материальным ресурсам. За исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ, информационные ресурсы могут быть товаром. На них распространяются права владения, пользования и распоряжения.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и общественных организаций.

Детально состав ИР может быть охарактеризован как:

— созданные прежде и создаваемые в настоящее время первичные документы на любых носителях (книги, периодические издания, нотные и изоиздания и т.д.);

— созданная прежде и создаваемая библиографическая продукция (библиографические списки, указатели, базы данных, справочно-библиографический аппарат библиотек, информационных центров и архивов и т.д.);

— фактографические и полнотекстовые базы данных.

В зависимости от масштаба формирования и использования различают мировые, национальные, региональные и локальные ресурсы.

Информационные ресурсы обладают рядом специфических свойств:

— неисчерпаемость, обеспечивающая возможность многоразового и многоцелевого их использования; неотчуждение при обмене и продаже;

— постоянный рост объема потока;

— изменчивость состава ИР как реакция на изменения информационных потребностей общества.

— компактного хранения больших объемов информации;

— оперативного поиска;

— доступа к удаленным ресурсам;

— фиксации на одном носителе различной по характеру информации;

— объединения библиографических, полнотекстовых и фактографических БД.

 

1.2. Понятие  документа

 

Документ (от лат. «documentum» - свидетельство) - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Информацию можно записывать на носители. Носитель - это обобщающее наименование материала, на который можно записывать данные. Носители подразделяются на человекочитаемые (твердые) и машиночитаемые. Машиночитаемый носитель - носитель, пригодный для непосредственной записи и считывания данных техническими средствами. Например, магнитный и оптический диски, дискеты и т.д. Человекочитаемый (твердый) носитель - носитель, используемый для записи данных, непосредственно считываемых человеком, например, бумага.

Функции документа весьма многообразны:

1. Функция памяти, т.е. закрепления, хранения и передачи во времени  и пространстве знаний, социального  опыта и культурных традиций.

2. Коммуникативная функция, превращающая  документ в средство общения  автора и читателя, обмена мнениями, выработки коллективных решений.

3. Информационная функция, проявляющаяся  как способность документа удовлетворять  потребности общества в информации, т.е. служить источником знания.

4. Правовая функция, понимаемая как способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства, подтверждения каких-либо фактов, событий путем их фиксации, документирования.

 

 

 

2. Информационные свойства документа

2.1. Документированные  информационные свойства

 

Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним "Остров сокровищ" Р.Л.Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.