Информационные ситемы делопроизводства

Широкие возможности  современных средств вычислительной техники создали предпосылки  для организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) сотрудников аппарата управления. АРМ - это профессионально-ориентированный  комплекс технических, информационных и программных средств, предназначенных для автоматизации функций специалиста, выполняемых на его рабочем месте.

Главное назначение АРМ - обеспечить управленческий персонал новыми средствами техники и технологии управления, главными возможностями которых автоматизированное диалоговое выполнения основных функций управления хозяйственной деятельностью, диалоговое информационное взаимодействие пользователей и оперативный доступ к данным, Накапливающегося в центральной базе данных АСУ или в распределительной базе данных сети АРМ.[6]

Организация АРМ меняет технику и методологию выполнения функций управления. Возникли новые  технические операции, такие как  ввод данных с клавиатуры дисплея, работа с экраном видеотерминала как  документу, ведение экранного диалога, использование новых форм представления данных - электронных картотек и таблиц, графиков и диаграмм, многооконный представления данных.

Средства АРМ позволяют  автоматизировать решения экономических  задач, формализуются, и обеспечить информационную поддержку трудноформализируемых экономических задач, результаты которых используются для принятия решений. С учетом профессиональным знаний и практических навыков пользователь может выбирать методику решения задач, манипулировать данными для расчета, анализировать результаты расчетов, выполненных на ПЭВМ, и принимать соответствующее данной ситуации решение.

Современному этапу  использования средств вычислительной техники присуща такая особенность: взаимодействие человека и ЭВМ позволяет создать новую информационную технологию управления, для которой характерна человеко-машинная процедура принятия решений. При этом меняются методы профессиональной деятельности специалистов, социально-психологические нагрузки, ритм труда и в перспективе создаются условия для изменения структуры экономических служб и переходу к целевому принципу управления.

Эволюция средств вычислительной техники, применяемых в управлении экономикой, направленная на создание систем, реализующих функции искусственного интеллекта. Это возможно на основе использования ЭВМ пятого поколения, проекты, создание которых реализуются в Японии, США, странах Западной и Восточной Европы.

С точки зрения пользователя вычислительные системы пятого поколения должны соответствовать следующим принципам: простота использования, т.е. пользователи не должны быть профессионалами в области автоматизированной обработки данных; моделирования функциональных возможностей человека, например принятия решений; автоматический выбор соответствующих запросу данных машинных хранилищ большого объема; гибкость конфигурации, которая обеспечивает приспособление ЭВМ к выполнению большого диапазона работ; автоматизация программирования; высокая надежность.[17]

 

3. РАЗРАБОТКА ПРАКТИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УПРАВЛЕНИЯ НАРОДНЫМ

ХОЗЯЙСТВОМ И ПРЕДПРИЯТИЕМ

Реализация коренных преобразований в политической, социальной и духовной жизни общества неразрывно связана с системой управления. Поэтому совершенствование системы управления - насущная потребность.

На современном этапе  одним из основных направлений усовершенствования системы управления является внедрение информационных технологий (ИТ). Заметим, что мировое потребление ИТ 1990 составляло до двух триллионов долларов США. А низкий уровень информатизации в Украине является одним из главных препятствий на пути эффективного применения накопленного в стране научного потенциала. Отсюда главная задача - ускорить информатизацию общества.[13]

Социально-экономические  результаты информатизации общества проявляются в следующем:

- резком увеличении удельного веса наукоемких отраслей в общественном производстве;

- интеллектуализации общества за счет улучшения доступа к базам знаний, представляющих собой совокупность данных и существенных связь ¬ ков между ними;

- широком использовании в роли электронных советников экспертных систем, на основе информации, содержащейся в базе знаний, выступающих в роли эксперта, осуществляя неформализованных анализ ситуации и выдаче советов по каждому конкретному решению;

- повышении уровня комфортности жизни путем организации «электронной почты» и информационных компьютерных сетей связи для быстрого оперативного обмена информацией между людьми, находящимися в разных местах; в результате развития компьютерной сферы услуг путем создания электронных лавок, безналичных расчетов с помощью кредитных карточек и т.д.;

- повышении уровня образования общества за счет персонализации обучения, расширении самообразования и т.д.;

- изменении характера и квалификации труда (усиление творческого начала и увеличение доли высококвалифицированного труда).[9]

Известны шесть основных сфер информатизации общества:

- комплексная автоматизация технологических и производственных процессов;

- информатизация проектных и конструкторских работ, А также технологической подготовки производства;

- информатизация организационно-экономического управления;

- информатизация обучения и подготовки кадров;

-информатизация сферы услуг и быта населения;

- создание новых информационных технологий.

Информационное технология - это комплекс методов и процедур, с помощью которых реализуются функции сбора, передачи, обработки, хранения и доведения до пользователя информации в организационно-управленческих системах с использованием выбранного комплекса технических средств.

Принципиальное отличие  информационной технологии от производственной (которая представляет собой совокупность способов обработки, изготовления, изменения состояния, собственностей, формы сырья, материалов, полуфабрикатов, применяемых в процессе производства) состоит в том, что она помимо рутинных операций содержит элементы творческого характера, Которые не поддаются регламентации и формализации.[10]

Информационная технология возникла вместе с производством на Земле несколько миллионов лет назад и в своем развитии прошла несколько этапов. Ко второй половине ХIХ в. царила «ручная» информационная технология. Вся обработка информации выполнялась вручную с помощью пера, счет, бухгалтерских книг. Связь осуществлялся путем пересылки пакетов, писем и т.д.

Изобретение пишущей  машинки, телефона, диктофона, модернизация системы почтовой связи позволили существенно усовершенствовать как отдельные операции, так и весь технологический процесс обработки информации, повысить производительность управленческого труда. Такая «механизация» информационной технологии стала базой формирования действующих организационных структур в экономике.

На смену «механической» информационной технологии в 40-50-х годах  ХХ ст. пришла «электрическая» технология, основанная на широком использовании электрических пишущих машинок, копирующих машин, портативных диктофонов. Резко повысились качество, количество и скорость обработки документов.

С появлением и широким  развитием ЭВМ и периферийной техники наступила эра компьютерной информационной технологии, названной «новой» (современной, безбумажной) информационной технологией.

Информационное технология с практической точки зрения - это  совокупность автоматизированных процессов циркуляции и переработки информации, описания этих процессов, связанных с конкретной предметной областью и реализованных с помощью современных технико-экономических средств, выполняют заданный перечень функций. С теоретического взгляда новая информационная технология - это научно-техническая дисциплина, в рамках которой исследуются проблемы разработки и применения автоматизированных процессов циркуляции и низкой степени переработки информации.

Концепция новой информационной технологии базируется на широком применении компьютерной техники и трех основных принципах: интегрированности, гибкости и информативности.

Для новой информационной технологии характерны такие особенности:

-работа пользователя в режиме манипулирования данным. Пользователь должен видеть (средства вывода - экран, принтер) и действовать (средства ввода - клавиатура, мышь, сканер), а не знать и помнить.

- сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривает одну унифицированную форму задачи, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

- безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только его окончательный вариант, а промежуточные версии и необходимые данные, записанные на машинные носители, Доводятся до пользователя через экран дисплея ПЭВМ;

- интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими возможностями пользователя;

- возможность коллективного исполнения документа на основе группы ПЭВМ, объединенных средствами коммуникации;

- возможность адаптивной перестройки форм и способов представления информации в процессе решения задачи.[18]

Существуют два способа  внедрения новой информационной технологии в локальные информационные структуры, основанные на адаптации  НIТ в организационную структуру и рационализации организационной структуры.

При первом способе внедрения  НIТ приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы. Коммуникации развиты слабо и рационализируются только рабочие места управленцев. Происходит распределение функций между техническими работниками (операторами) и специалистами (администраторами): объединение функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с функцией принятия решений (информационный поток).

Второй способ внедрения  НИТ предусматривает рационализацию организационной структуры. Организационная структура модернизируется так, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Основой стратегии является максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически недоцельных. Производительность организационной структуры растет, осколки архивных данных разделяются рационально, объемы информации, циркулирующей по системным каналам, снижаются, и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня объема решаемых задач.

По государственным  стандартам (ГОСТ 34.003-90) АРМ в информационной системе представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности указанного вида.

Созданные на базе перспективных персональных ЭВМ автоматизированные рабочие места имеют развитую структуру периферийного оборудования и сооружения интерфейса с локальными вычислительными сетями и центральной ЭВМ. С помощью АРМ специалист может автоматически обрабатывать тексты, отсылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в телеконференциях, организовывать и вести личные архивы документов на машинных носителях, осуществлять имитационное моделирование для изучения поведения системы, Выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной форме или в виде графиков, диаграмм. Учитывая, что процесс принятия решения при управлении реализуется коллективом, необходима проблемная специализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным управленческим цепям и реализуемых функциям.

Реализация различных  фаз принятия решений (подготовка информации, принятие, реализация) может иметь много общего с различными службами учреждения (плановые службы, финансы, снабжение). Это позволяет создавать гибкие структуры управления, высокую эффективность и оперативность работы служб. Локальные сети, на основе которых могут функционировать комплексы АРМ как в составе отдельных подразделений, так и на уровне смежных функций, используемых в разных подразделениях, является базой для взаимосвязи отдельных АРМ в системе.

Организацию АРМ конечного  пользователя, который не является специалистом в области автоматизированной обработки данных, можно обеспечить применением в АРМ алфавитно-цифровых дисплеев как основного средства ввода и обработки информации, А также посредством внесения в состав программного обеспечения АРМ развитой системы диалоговых процедур для общения с ЭВМ на языке, который понятен пользователю.

Необходима разработка комплекса языков очень высокого уровня, учитывающих специфику объектов, на которых будут функционировать АРМ. Различные диалекты таких языков учитывают специфику выполняемых функций отдельными членами коллективов подразделений аппарата управления.

Созданные на базе ПЭВМ АРМ функционально, физически и организационно налаживают на конкретного пользователя (особенность АРМ) или группу пользователей (групповой АРМ).