Информационные технологии в делопроизводстве

 

Электронные офисные системы

Офисная система — это  программная среда, ориентированная  на совместное, скоординированное использование  электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

 

Круг задач электронной офисной  системы:

 

1)   автоматизация рутинных  операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

2)   организация одновременного  доступа к документам различных  пользователей;

3)   осуществление эффективного  поиска информации;

4) обеспечение высокой  скорости и необходимого качества  подготовки документов.

 

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих  функций:

 

—ввод, подготовка и редактирование документов;

—регистрация документов;

—совместная работа над документами;

—контроль исполнения документов;

—создание баз данных (хранение документов);

—прием и пересылка  документов;

—систематизация документов, формирование дел;

подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных  систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации  до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как  на уровне автора резолюции, так и  централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных  документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

 

Система включает в себя два  продукта:

 

-      «ДЕЛО-Предприятие»  — многопользовательская сетевая  версия на базе СУБД Oracle или  MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации  делопроизводства в масштабе  всего предприятия (учреждения).

-      «ДЕЛО-Секретарь»  — полнофункциональная однопользовательская  версия, которая поставляется с  СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена  для автоматизации делопроизводства  небольших организаций или отдельных  подразделений крупных организаций,  в том числе в рамках распределенной  сети, обеспечивающей обмен по  электронной почте на уровне  «исходящих — входящих документов».

 

Система «Дело» настраивается  в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную  структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным  документам).

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интерграст».

 

Система включает в себя три  продукта:

 

- «Делопроизводство» —  комплект баз данных для автоматизации  документооборота предприятия. Система  обеспечивает: регистрацию всех  документов предприятия; контроль  документов, резолюций руководства,  поручений; статистический анализ  исполнительской дисциплины сотрудников;  автоматическую доставку электронных  документов исполнителям; ведение  электронного архива документов.

 

- «Малый офис» — комплект  баз данных для автоматизации  офисной деятельности малых предприятий.  В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты. 

- «Канцелярия» — система  автоматизации документооборота  предприятия. Система обеспечивает: подготовку и храпение исходящей  корреспонденции; подготовку распорядительной  документации; регистрация входящей  и исходящей корреспонденции;  контроль результатов и сроков  исполнения документов; контроль  переадресации документов но  подразделениям; сортировка и поиск  документов, формирование сводок  и отчетов. Система автоматизации  делопроизводства, документооборота  и управления деловыми процессами  крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute.

 

Применяется для комплексной  автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных  архивов крупных и средних  организаций. Используется поэтапное  внедрение автоматизированной системы:

 

—автоматизация централизованной службы ДОУ;

—автоматизация служб  ДОУ структурных подразделений;

—автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

—автоматизация централизованного  архива.

 

Система автоматизации конфиденциального  документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

 

Система «Optima-Workflow» предназначена  для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального  документооборота.

Система отслеживает и  фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные  стандарты защиты, используются современные  методы криптографической защиты и  средства электронной цифровой подписи  для защиты от преднамеренного или  случайного вмешательства.

 

Компьютер и оргтехника

Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов  ДОУ). Наиболее часто используемыми  в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.

В Федеральном законе «Об  информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.1995 № 24-ФЗ) используется следующие понятие: средства обеспечения  автоматизированных информационных систем и их технологий — программные, технические, лингвистические, правовые, организационные  средства (программы для электронных  вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы  и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при  проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию. Пользователь (потребитель) информации — это субъект, обращающийся к  информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Компьютер в современных  офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких  как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск  текущих документов. Осуществляется архивное храпение документов, поиск  необходимой информации, прием и  передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация  рабочего времени пользователя.

Основу компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики  работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных, и др.).

 

Принтер предназначен для  вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и  лазерные принтеры. В матричных принтерах  знаки на бумаге образуются при ударе  иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом  нанесении на бумагу микрокапель  чернил.  Наилучшее качество и  скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее  время широко применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, Hеwle Packard, Epson.

 Сканер предназначен  для ввода информации с бумажного  носителя в память компьютера. По способу считывания информации  различают сканеры планшетные, когда  документ (как правило формат  А4, либо A3) целиком укладывается  на рабочую поверхность и рулонные  сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются  планшетные сканеры фирм Hewlett Packard.

Плоттер предназначен для  вывода графической информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью  делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

Модем предназначен для подключения  компьютера к глобальным сетям и  к всемирной сети Internet посредством  телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных  документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонным линиям связи. Как и  модемы, факс-модемы также могут  быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модем фирм Zyxel и Motorola.

Стример является устройством  резервного копирования. Стримеры предназначены  для архивации данных на жестком  диске с it мощью записи их па магнитную  ленту. Объем памяти одной кассеты  составляет 60 Мб.

Устройства архивации  данных предназначены для храпения большого объема информации. Устройство архивации подключается к компьютеру через порт и производят запись па магнитооптические диски, диски Zip Drive (100 Мб) и Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может  обслуживать все компьютеры.

Компьютерная сеть предназначена  для объединения нескольких компьютеров  с целью обмена данными. Сеть дает возможность использовать общие  ресурсы. Это могут быть базы данных, программы, внешние устройства. Компьютеры соединяются между собой с  помощью кабеля (телефонного, коаксиального, оптоволоконного) или с помощью  телефонной сети. Обычно в сети один компьютер является сервером, управляющим  передачей данных и периферийными  устройствами, а остальные — рабочими местами.

Различают локальные компьютерные сети (LAN), расположенные в одном  офисе или здании, и глобальные компьютерные сети (WAN).

Информация может храниться  в базе данных сервера, что позволяет  обращаться к документам с рабочих  мест пользователей. Также обмен  электронными документами, как в  локальных, так и в глобальных сетях, может производиться с  помощью электронной почты.

Наиболее распространенным средством связи является телефон. Для передачи копии документа  используют телефакс.

В качестве средств оргтехники широко используются уничтожители бумаги, переплетчики отчетов (с помощью пластиковых или металлических пружинок), ламинаторы для нанесения на документ прочной прозрачной пленки, копировальные машины (ксероксы).

 

Операционная система  компьютера

Windows — это операционная  система (ОС) персонального компьютера. Главное назначение системы —  обеспечить работоспособность всех  составных частей ЭВМ и прикладных  программ пользователя. ОС загружается  при включении компьютера и  управляет всеми внутренними  процессами его работы.

Когда включается компьютер, начинает выполняться программа  начальной загрузки. Она тестирует  компьютер и запускает программу, которая в свою очередь передает управление ОС. Windows сегодня — наиболее распространенная ОС на офисных компьютерах, но существуют и другие ОС, например, DOS, UNIX.

Различные ОС создаются для  конкретных целен, по, тем не менее, большинство ОС выполняют одни и  те же функции. В основе их выполнение элементарных операций без непосредственною участия пользователя. Удобство общения  с ОС обеспечивает интерфейс —  программные и технические средства (меню, окна, кнопки с манипулятором-мышью  и др.) для «дружео BCiliioi о» диало) а машины и человека. С помощью  интерфейса пользователь запускает  нужные прикладные программы: редакторы, игры, базы данных и др.

 

Основным объектом, над  которым производятся действия пользователя и компьютера, является файл. Файловая система служит для организации  и хранения информации на внутренних и внешних носителях. Отдельная  порция информации, с которой можно  выполнять действия создания, удаления, копирования, перенесения, переименования и т.д. называется файлом. Папка является ключевым понятием файловой системы (распространены синонимы папки - каталоги, директории). Папка может содержать файлы, другие папки. Диски, папки и файлы  образуют иерархию файловой системы. Здесь  уместна аналогия с описанием  библиотеки (диск — библиотека, папка  — книжная полка, файл — книга).

Данные, программы и пиктограммы, которые используются для изображения  внешних устройств и программных  продуктов — все это хранится в виде файла. Каждый элемент в  файловой системе имеет свои атрибуты, которыми управляет ОС. Примерами  атрибутов являются имя, размер, время  последнего изменения файла. Действия, которые можно выполнять над  файлами: создать, копировать, удалить, переименовать, перенести, распечатать.                                                   

Для управления различными типами устройств, которые могут быть подключены к компьютеру, как внутренними, так  и внешними, Windows использует специальные  программы - драйверы. Драйверы многих устройств Windows устанавливает сам, для  других может понадобиться отдельная  установка с дискет или компакт-диска, приложенных к принтеру, цифровой фотокамере и т.п. Драйверы используются прикладными программами без  непосредственного участия пользователя.