Использование архивных документов

При составлении и  выдаче заявителям ответов на запросы  архив предоставляет ответы в  виде следующих информационных документов;

• архивная справка;

 

• архивная копия;

 

• архивная выписка.

 

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых  данных документов, на основании которых  она составлена. Это документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников  и заверенных копий), хранящихся в  архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу  обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При  отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

 

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки  не допускаются комментарии, собственные  выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки  помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

В случае необходимости  составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения  к вызывающим сомнения данным. К  справке могут прилагаться как  копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса.

Архивная копия - документ, воспроизводящий  текст или изображение архивного  документа, с указанием его поисковых  данных.

     Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

 

Архивные копии и  выписки из документов выдаются в  соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий  и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько  отдельных, не связанных между собой  вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения  подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и  выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа  бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии  или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

    Помимо основных форм ответов на запросы, архив может составлять информационное письмо либо по собственной инициативе,  либо в ответ на запрос пользователя. Письмо содержит сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов – систематизированный  перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

 

Тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор  документов – информационно-поисковый  справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

Допускается изъятие  из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных  личных документов о гражданском  состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы  выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего  личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный  ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается  факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и  даются рекомендации, куда следует  обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

 

В качестве примера по исполнению тематических запросов можно рассмотреть РГАНТД, в котором использование архивных документов является одним из приоритетных направлений деятельности.

Исполнение запросов в РГАНТД облегчается тем, что  этот архив первым в отрасли стал на практике применять автоматизированные архивные технологии, в том числе при создании автоматизированного НСА. В настоящее время он располагает тематической базой данных, включающей сведения обо всех открытых документах по космической тематике. Информация по другим отраслям введена в БД «Архивный фонд» на уровне фонда и описи и в БД «Промышленность» на уровне описи с указанием основных и поисковых терминов, включенных в опись дел.

 

 

1.5 Использование документов в средствах массовой информации

 

Организация использования  архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и  журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или  извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке. Публикация подборки архивных документов сопровождается пояснительным текстом, включающим характеристику публикуемых документов, описание исторической обстановки и пр.

Документальный очерк  представляет собой статью, на основании  архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей. Документальный очерк  состоит из двух частей: исторической, где описываются исторические события, и описательной, где раскрываются конкретные факты, нашедшие отражение в документах, может содержать обобщения, выводы.

Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения  какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

Корреспонденция – сообщение  с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в  газету от корреспондента данного издания.

Информация – краткое  сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.

Архивные учреждения организуют также использование  информации по радио и телевидению  в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

 Архивные документы  широко используются при создании  документальных и научно-популярных  и учебных фильмов. Для ретроспективного  показа кинодокументов государственные  архивы готовят кинопрограммы  и киносборники. Киносборники монтируются  из специально скопированных позитивных фрагментов фильма, спецвыпусков, киножурналов и отдельных фрагментов.

1.6 Организация информационных мероприятий

 

Информационные мероприятия  включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

 

Организация выставок документов

 

Выставка – художественно  оформленная подборка документов, предназначенная  для их публичной демонстрации.

По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся  на межархивные, региональные и всероссийские.

По времени функционирования различают:  постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).

По месту демонстрации различают стационарные и передвижные.

Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные – временными и краткосрочными.

Разработка тематико-экспозиционного  плана выставки зачастую требует  напряженного труда всего коллектива архива. Поэтому план может существовать в нескольких вариантах – сначала  в предварительном, а затем в  уточненном варианте. Важно включать документы в план не на основании описей, а на основании просмотра документов. Часто экспонирование архивных документов сочетается с экспонированием музейных предметов эпохи.

В 2005 году была проведена  в Выставочном зле федеральных  архивов историко-документальной выставка "Победный 1945-й", международной научно-практической конференции, посвященной 60-летию Победы. Росархив, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД приняли активное участие в подготовке совместно с ФГУ "Фонд взаимопонимания и примирения" передвижной выставки "Невольники Третьего Рейха: судьбы советских граждан, угнанных в Германию".

 

1.7 Предоставление документов пользователям в читальный зал

 

В целях создания условий  для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

При отсутствии в архиве специально выделенного помещения  читального зала работа пользователей  с документами производится непосредственно  в рабочих комнатах архива, для  чего оборудуется соответствующее рабочее место.

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных  и иных организаций или частные  лица.

Пользователи допускаются  в читальный зал на основании  личного заявления; пользователи, ведущие  научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

 

В личном заявлении или  письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.