Использование документов Архивного Фонда РФ в информационных целях. Основные направления использования документов

 

 

Использование документов Архивного Фонда РФ в информационных целях. Основные направления использования документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

1. Архивный фонд Российской Федерации

1.1. Понятие «архивный документ» и «архив»

1.2. Организация документов  в государственных архивах РФ

2. Использование документов Архивного  фонда РФ

2.1 Использование документов  Архивного фонда РФ в информационных  целях

2. Основные направления  использования документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в организации работы архива.

В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.), состава документов архива, его технической оснащенности выбирается форма использования документов.

В государственных архивах формы использования документов более разнообразны, чем в ведомственных архивах, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы независимо от ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан ( к законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

Использование документов — применение пользователями и архивом архивных документов и информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Благодаря многообразию использования информации находящейся в архивах, большую важность и актуальность приобретает вопрос об использование документов Архивного Фонда РФ (АФ РФ) в информационных целях и направление использования документов.

Важно выявить формы использования документов архивов, а также, каким образом протекает информирование и исполнение различных запросов организаций и граждан.

Целью работы является порядок и принципы использования документов АФ РФ в информационных целях, формы использования документов, виды запросов и информационных документов архива.

Для достижения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:

1. Ознакомится с комплектованием Архивного Фонда РФ;
2. Рассмотреть организацию дел;
3. Изучить организацию документов и дел АФ РФ;
4. Охарактеризовать основные виды информационных документов архива.

В связи с востребованностью данной темы (Архивный фонд Российской федерации), она была освещена во многих научных исследованиях, таких, как учебники «Архивоведение» Алексеевой Е.В.,  Архивоведение Вовкотруба, О.В.

Вопрос организация и использования документов Архивного Фонда РФ довольно хорошо освещен в Федеральном законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ («Об архивном деле в Российской Федерации», а также в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Тельчаров А.Д. «Архивоведение». Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф. Справочник по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Архивный фонд Российской Федерации

 

1.1 Понятие «архивный документ» и «архив»

 

 

Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Архивный документ – это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Слово архив (от греч. archeioп и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае, они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например, в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».1

В XVIII веке слово архив (ж. р. – архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII века архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX веке термин архив стал употребляться для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова»; «Архив графов Мордвиновых; «Русский архив». Кроме  того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, то есть архивохранилище.

В  современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487–83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.

Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственные архивы – учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Главная задача государственных архивов – служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.2

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного  фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина «организацию» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация – это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей   между ними. Систематизация – физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов – классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем   уровням: в пределах АФ РФ в  целом;  в пределах архива; в   пределах архивного фонда. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов).

 

 

1.2 Организация документов  в государственных архивах РФ

 

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.3

Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, основное  звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их не фондовая организация.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивного фонда являются:

– архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

– архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

– объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи – однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.4

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по  одному или  нескольким признакам (тематическому, номинальному, объективному авторскому, хронологическому и другим).

 

 

 

 

2. Использование документов Архивного фонда Россисйкой Федерации

 

2.1 Использование документов Архивного  фонда РФ в информационных  целях

 

 

Статьей 7 «Архивные документы, относящиеся к государственной собственности» предусмотрено:1

1. К федеральной  собственности относятся архивные  документы:

1) хранящиеся  в федеральных  государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);