История развития делопроизводства в России в XV-XVII вв.

При поступлении документа  на нем проставлялась дата и дьяк делал пометку "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответственного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т. е. Исправлял его, младший подьячий "справлял", т. е. Сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью – "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалось "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов –  судьи и приближенные к ним  лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность  дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: "а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и  бояре ни к каким делам… руки не прикладывают, для того и устроены они думные дьяки". Царь и бояре  собственноручно подписывались  только на договорных грамотах, заключаемых  с другими государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые  намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением  документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы  для хранения документов, а затем  и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Изучение Уложения 1646 г. и  целого ряда указов, принятых позже, позволяет  говорить о введении норм письменного  оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни – Рождество (с24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и  др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью  нарочных; ответы отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

2. Коллежское делопроизводство

Становлением системы  коллежского делопроизводства начал  заниматься Петр I.

В 1699г. он вводит в обращение  гербовую бумагу, а в 1700г. издает указы  об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Первым учреждением стал Сенат – первоначально законодательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Для работы правительство из-за боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей.

Учреждается должность экзекутора – для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и об исполнении указов. При малейшей задержке исполнения указа  экзекутор обязан доносить об этом генерал-прокурору.

В результате петровских реформ в области управления сложилась  следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах.

Первоначально коллегия руководствовалась  своим регламентом, затем законодательной  основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720г.

Этот регламент ввел систему  делопроизводства, получившую название «коллежской». Доминирующее получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии.

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. Кроме него в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Рабочий день начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже он был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением  трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу вычиталось месячное жалование, за неотработанный час – недельное жалованье.

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного  места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решение  вопроса. Впервые Петр I стал лично  подписывать издаваемые им указы.

Нотариус вел реестр нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всех входящих документов. У регистратора находились регистрационные книги  – журнал с краткой записью  содержания дел, решенных в коллегии и четыре регистрационные книги  – A, B,C и D.

Книги А и В – для регистрации исходящих документов, C и D – входящих.

Книга А использовалась для записи краткого содержания документов, отправляемых на имя царя или в Сенат;

Книга В – краткого содержания документов, направляемых другим учреждениям и лицам;

Книга С – содержала в хронологической последовательности краткие выписки документов от царя или Сената;

Книга D – содержала краткие  выписки документов от коллегий, губерний и других учреждений и лиц.

Все решенные дела сдавались  в актохранилища, получивших европейское название – архивов.

Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Завершила реформы Петра I Екатерина II, издав «Учреждения  для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений  между высшими, центральными и местными учреждениями.

Этот иерархический порядок  взаимоотношений сохранялся в течение всего XIX в.

3. Министерская система управления и делопроизводства

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства – министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой  системы. Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802г. были: военно-морских  сил, иностранных и внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства – Государственное казначейство. Одновременно учрежден Комитет министров  – высшее административное учреждение на коллегиальных началах. Одновременно реформируется Сенат, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным  аппаратом.

Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего  учреждения министерств». Министры назначались  императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие  департаменты, подчинялись непосредственно  министру; начальники отделений –  директорам департаментов, столоначальники  – начальникам отделений.

Поступающие в министерство дела делились на три категории:

ü Текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

ü Чрезвычайные дела – для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

ü «не терпящие время» или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

Документы, создаваемые в  процессе «производства дела» можно  разделить на две группы: документы  внутреннего делопроизводства и  документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

До середины XIX в., когда  в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось  все исходящие бумаги отправлять в виде пакетов (конвертов), запечатанных сургучной печатью.

Ревизия дел составляла самостоятельный  участок делопроизводства и являлась функцией начальников отделений, директоров; в губерниях – начальников  присутвенных мест и губернаторов.

В делопроизводстве министерств произошли изменения форм документов: появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.

Бланки печатались типографским способом или писались от руки. На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация  делопроизводства высших, центральных  и местных учреждений. Появляется обширная делопроизводственная литература, в том числе и работы теоретического характера. Появились письмовники  – сборники образцов документов, первые – вторая половина XVIIIв., а с конца XVIII – начала XIXвв. начинают издаваться регулярно. До 1917г. издано более ста сборников.

4. Современное состояние  системы управления и делопроизводства и пути его совершенствования

Однако происшедшие события 1917 года привели к полному слому  государственного аппарата и зарождению принципиально новых устоев в  сфере управления и делопроизводства в частности.

Фактически от власти были отстранены помещики, дворяне, купечество.

Для работы в советских  учреждениях были привлечены люди (рабочие, солдаты и т.д.), не имеющие специального образования. Уровень документационного  обеспечения управления понизился.

На своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть.

Общественно-политическая и  научная жизнь России 20-х гг. изобилует  противоречиями.

С одной стороны, пресекается  деятельность видных ученных, с другой – активно и успешно работает несколько вполне самостоятельных  школ управленческой мысли (Гостев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А. и др.).

Организуются исследования в области управления, Научной  Организации Труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важные нормативно-методические документы в сфере документационного  обеспечения управления (ДОУ), создается  целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий.

Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923г.

образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925г. – Оргстрой, в феврале 1926г. – Государственный институт техники управления (ИТУ). В1931г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученных. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932г.

Кабинетом стандартизации ИТУ  разработаны стандарты служебных  писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др.

Стандартизовались материалы  в делопроизводстве – бумага, чернила, ленты для пишущих машинок  и т.п.

В июле 1918г. сформированы центральные  и местные органы статистики.

В декабре 1926г. проведена  Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской  документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран.

Конституция 1936г. существенно  изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов  документов. Эти нововведения упростили  и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Отсутствие единого методического  центра по координированию работ  в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и  организаций потребовали решения  проблемы концентрации научных сил  и организационного оформления. В 1941г. собирается первое межотраслевое совещание  по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война.

Вопросы документационного  обеспечения управления после окончания  войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло  вначале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось  в 80-90-е гг., когда теоретические  разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению  развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к  разработке концепции «безбумажного  офиса». Но это не умаляет достижений отечественной науки в области  управления.

В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и административно-управленческого  аппарата.

В 1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы  новые ГОСТы на управленческие документы  и на унифицированные системы  документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Получившие весьма широкое  распространение компьютерные программ подготовки документов имеют в своем  составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и  полностью игнорируют отечественные  нормативы и традиции в области  создания и оформления документов

Заключение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с  помощью которых мы имеем возможность  узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношений между людьми. Роль и значение документов велики.