Комплектование ведомственного архива

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в ведомственный архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно - контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

Правильность формирования и оформления дел;

Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемы в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.

Заключение:

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

           Из установления профиля архива;

           Определения источников комплектования;

           Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

           Организации комплектования.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Библиографический список

1.       Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года.

2. Основные правила работы ведомственных архивов (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263).

3.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

4. Андреева В.И. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А . Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004. - 105 с.

5. Алексеева Е.В. Архивоведение: Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Учеб./  М., 2002 - 234 с.

6. Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учебное пособие.

Ю.Д. Бахтеев, В.Ф.Захаров, И.Н. Наумов - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2003. - 67 с.

7. Булюлина Е.В. Архивоведение. Е.В Булюлина Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001. 213с.

8. Вовкотруб О.В.  Архивоведение О.В. Вовкотруб, Л.Р.Фионова Издательство: Издательство ПГУ: 2005. 231с.

9. Голиков А.Г. Архивоведение. А.Г.  Голиков Учебник для вузов. М., 2008. 72с.

10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: М.В.   Кирсанова Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с

11. Кузнецова Т.В.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /        Т.В. Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.  Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

12. Румынина Л.А Документационное обеспечение управления. Л.А.Румынина Москва, 2004. 134с.

13. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций. . А.Д. Тельчаров Москва 2000.: 43с.

14.  Кузнецова Т.В. О сроках хранения документов  / Т.В. Кузнецова// Секретарское дело 2004. №4 – С.12 – 15.

15.        Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности                                          документов и установить сроки хранения /Т.В. Кузнецова// Секретарское дело.- 2005 -  №11. – С. 5 – 9.