Контрольная работа по "Делопроизводство"

Оглавление

 

Виды документов, образующихся в деятельности ОВД. Требования к подготовке и оформлению документов 3

Заполните журнал и карточку (2-3 документа на свой выбор) учета подготовленных несекретных документов 10

Список использованных источников 12

 

 

 

Виды документов, образующихся в деятельности ОВД. Требования к подготовке и оформлению документов

 

Отдел внутренних дел (ОВД) любого района города является самостоятельным органом внутренних дел, входящим в систему органов внутренних дел Российской Федерации, и создается для осуществления в пределах своих полномочий государственного управления в сфере обеспечения защиты жизни, здоровья, прав и свобод граждан, собственности, интересов общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств на территории района.

В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России, правовые акты ненормативного характера, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Нормативный правовой акт - письменный официальный документ принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью)¹.

В целях обеспечения делопроизводственных процессов в РОВД создана Группа делопроизводства и режима. В своей деятельности Группа делопроизводства и режима руководствуется приказами МВД РФ и локальными нормативными документами:

Положение о РОВД;

Положение о Группе делопроизводства и режима РОВД;

Должностные инструкции работников РОВД;

Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ, согласованная с Федеральным архивным агентством.

Все унифицированные формы документов, бланки и учетные регистрационные формы, используемые Группой делопроизводства и режима, определены Инструкцией.

Группа делопроизводства и режима подчиняется непосредственно начальнику РОВД. Отдел возглавляет инспектор - руководитель Группы делопроизводства и режима.

Группа делопроизводства и режима организует и осуществляет делопроизводство в РОВД, а также обеспечивает контроль над состоянием режима секретности в работе с документами и ведением делопроизводства в отделах, отделениях, службах РОВД. Также к основным задачам рассматриваемой группы относится контроль за своевременным исполнением документов, по которым установлены сроки исполнения руководством МВД России, УВД области.

Группа делопроизводства и режима принимает, регистрирует в установленном порядке и докладывает поступившую корреспонденцию начальнику РОВД и его заместителям, принимает от сотрудников РОВД, регистрирует и отправляет по адресатам исходящую корреспонденцию, ведет и хранит оконченные производством дела; регистрирует, докладывает руководству РОВД и хранит нормативные акты МВД России, УВД области и РОВД.

Кроме вышеперечисленного Группа делопроизводства и режима РОВД регистрирует, осуществляет учет и контроль над прохождением совершенно секретных и секретных документов, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, материалов внутреннего обращения, ключей от сейфов, печатей (в том числе металлических) и штампов, также обобщает и анализирует данные о своевременности исполнения контрольных документов, документообороте, результатах рассмотрения писем граждан.

Анализ работы Группы делопроизводства и режима позволил получить статистические данные о входящих документах РОВД. Эти данные наглядно показывают, как много документов проходит через Группу делопроизводства и режима. В РОВД поступают документы как из отделов УВД области, так и из других организаций. Все входящие документы регистрируются в журналах.

Общее количество исходящих документов за месяц составляет около 4400. Здесь также присутствуют СС, секретные, ДСП и несекретные. Все документы, составляемые в РОВД, либо подготавливаются в Группе делопроизводства и режима, либо «проходят» через нее. Среди них и внутренние документы: приказы, акты, рапорты. Общее количество подготовленных документов внутреннего обращения за месяц составляет около 1500.

Проанализировав вышесказанное, необходимо обратить внимание, что поток документов, проходящих через группу делопроизводства и режима, - большой, а численность сотрудников - три человека. Поэтому желательно автоматизировать главные процессы делопроизводства для уменьшения трудозатрат на выполнение всех видов работ с документами и сокращения времени на исполнение должностных обязанностей сотрудниками.

Разработанная программа под названием «Работа с входящей, исходящей документацией и приказами по РОВД» позволяет автоматизировать процесс регистрации документов, ввода постоянных данных, таких как исполнители документов, код сторонней организации, табельный номер регистрирующего документ и т. д. Так как эти данные постоянно повторяются, в программе предусмотрен выбор этих данных из постоянных значений во избежание ошибок.

Для нормальной работы разработанной программы для некоторых полей базы данных прописаны частные ограничения целостности. Они справедливы только для некоторых таблиц данных и определяются особенностями конкретной предметной области².

Частные ограничения целостности для каждого элемента в оформления документа задаются в режиме «Конструктора» с помощью указания в свойствах соответствующих полей. Частные ограничения целостности обеспечиваются также с помощью «Мастера подстановок» (которым можно воспользоваться при создании таблиц и ввести фиксированный список значений создаваемого поля).

Введение автоматизированной системы контроля позволит значительно сократить время контроля. Например, с помощью автоматизированной системы можно очень быстро составить список не выполненных в срок документов, на подготовку которого вручную тратится около 0,26 часа для 10 документов, а автоматизированно - независимо от количества документов 0,05 часа.

Предполагается, что рассматриваемая программа будет использоваться только сотрудниками Группы делопроизводства и режима, так как база данных содержит данные, которые очень важны для деятельности РОВД в целом.

Внедрение программных средств в деятельность Группы делопроизводства и режима РОВД позволит минимизировать ошибки как в оформлении документов, так и в организации работы с документами. Снижение нагрузки на каждого сотрудника, связанной с выполнением повторяющихся простейших операций, позволит высвободить время для творческой аналитической работы³.

В последнее время в средствах массовой информации все чаще поднимается вопрос об электронном документообороте в системе органов внутренних дел. В рамках настоящей статьи порядок работы с электронными документами в системе органов внутренних дел. Порядок работы с электронными документами утверждён приказом МВД России от 20 июня 2012 года № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» (далее -- Приказ № 615).

Приказом МВД России от 4 мая 2012 года № 404 «О вводе в опытную эксплуатацию единой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства» утверждён порядок опытной эксплуатации единой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства (далее -- ЕАИС «ЭДиД») в подразделениях центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органах МВД России.

ЕАИС «ЭДиД» вводится в опытную эксплуатацию с целью обеспечения регистрации и учёта входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан и организаций (в том числе поступающих по сети Интернет), автоматической пересылки электронных образов документов, контроля исполнения документов и отчётности по поручениям министра внутренних дел Российской Федерации, его заместителей, руководителей подразделений центрального аппарата МВД России и территориальных органов МВД России.

ЕАИС «ЭДиД» является прикладным программным обеспечением, предназначенным для автоматизации следующих задач в режиме WEB-доступа:

1) регистрации и учёта входящей корреспонденции, обращений граждан и организаций с возможностью их потокового сканирования;

2) контроля исполнения поручений и резолюций;

3) регистрации и учёта исходящих документов, в том числе и ответов гражданам;

4) регистрации и учёта приказов, указаний, директив МВД России;

5) регистрации законодательных и подзаконных актов, издаваемых федеральными органами государственной власти по вопросам деятельности МВД России;

6) формирования реестров рассылок, печати адресов на конвертах;

7) организации автоматического обмена электронными образами документов между подразделениями центрального аппарата МВД России и территориальными органами МВД России;

8) организации архивного хранения электронных образцов документов;

9) поиска зарегистрированных документов как по отдельным реквизитам (атрибутивный поиск), так и по их совокупности, в том числе контекстного (полнотекстового) поиска;

10) вывода отчётов в установленных или корректируемых форматах.

В соответствии с Приказом № 615 для подтверждения подлинности электронных документов используется электронная подпись.

Внедрение системы электронного документооборота в деятельности органов внутренних дел позволит усовершенствовать документационное обеспечение органов внутренних дел Российской Федерации, повысить уровень информационной поддержки организационно-управленческой деятельности подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов МВД России, повышения эффективности работы с обращениями граждан и организаций.

 

Заполните журнал и карточку (2-3 документа на свой выбор) учета подготовленных несекретных документов

 

КАРТОЧКА

учета подготовленных несекретных документов

 

Регистрационный номер, пометка  ограничения в доступе	Дата      регистрации	Вид и краткое      содержание документа
1	2	3
1/132	28/03/2012	Отчет ф-1 к
1/133	28/06/2012	Отчет ф-1 к

 

Подразделение  и фамилия    исполнителя	Кем     подписан	Номер и дата      исполненного      входящего документа	Количество листов
			основного   документа	приложения
4	5	6	7	8
Иванов В.В.	Заместитель   Министра   генерал-лейтенант  внутренней   службы   Михайлов В.П.	12/23 01/04/2012	3	8
Иванов В. В.	Заместитель   Министра   генерал-лейтенант  внутренней   службы   Михайлов В.П.	13/21 01/07/2012	5	8