Контрольная работа по "Делопроизводству"

Уральский государственный  экономический университет

Центр дистанционного образования 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

Делопроизводство

Вариант 13.

 

 

 

 

                                                                         

 

 

 

       

                                                             

                                                          

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2009

ОГЛАВЛЕНИЕ.

1. Номенклатура дел  предприятия.                                                                  

2. Порядок составления, оформления и применения телеграмм.

3. Практическое задание:  составьте докладную записку  начальника 

ОМТС ПКФ «Альфа»  главному технологу фирмы об отсутствии в заготовительном цехе новой  карты раскроя деталей № 6045, 6021, 6007, что приводит к перерасходу  металла. Начальник ОМТС просит обеспечить заготовительный цех новыми картами раскроя не позднее 15 января 200__ г.

4. Приложения.

5. Список использованных  источников и литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Номенклатура дел предприятия.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Даже при большом  опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с  документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел –  это многоцелевой документ: организатор  документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

- распределения исполненных документов в дела;

- систематизации дел;

- закрепления индексов дел;

- установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

Индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

 Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год  составляется секретарем организации  или сотрудником, ответственным  за делопроизводство.

Порядок составления  номенклатуры в федеральных органах  исполнительной власти регламентирован  типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел организации  состоит из разделов. Названиями разделов являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются  в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации.

В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления  деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются  по значимости.

В 1 графе номенклатуры (Приложение 1) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 01- 02, где 01 - обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (приказы по личному составу).

В графу 2 номенклатуры дел (Приложение 1) включаются заголовки дел. Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Например:

Приказы директора по личному составу

Годовой план работы управления

Годовой бухгалтерский  отчет управления

Переписка с мэрией о  финансировании спортивных мероприятий

             Графа 3 (Приложение 1) заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 (Приложение 1) указывается сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный Росархивом 31 июля 2007 года №1182.

Перечень типовых управленческих документов предназначен для использования  в качестве основанного нормативного документа для определения сроков хранения управленческих документов, образующихся во всех или в большинстве  организаций (в том числе негосударственных).

Временные сроки хранения по перечню  применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяются  организациями - источниками комплектования государственных или муниципальных  архивов. Организации, не передающие документы  постоянного хранения в архивы (не являющиеся источниками комплектования архивов) хранят документы постоянного срока хранения по Перечню не менее 10 лет.

При этом следует иметь ввиду, что  некоторые документы постоянного  срока хранения по Перечню в таких  организациях должны храниться до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением этих документов. Например, до ликвидации организации необходимо хранить: уставы, положения, приказы по основной деятельности, протоколы комиссий, документы о приватизации, свидетельства о регистрации, ликвидации, бухгалтерские балансы и т.д.

В графе 5 "Примечание", как правило, проставляются отметки о переходящих  делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

При оформлении примерной  номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма должна соответствовать формам конкретных индивидуальных номенклатур организаций, на которые она распространяется.

Гриф утверждения оформляется  распорядительным документом организации  и проставляется на титульном  листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов(вкл.), титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита "подпись составителя".

 

 

 

 

 

 

 

2. Порядок составления, оформления и применения телеграмм.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи, срочное сообщение, содержит не более 300 знаков.

От своевременности  передачи и получения информации во многом зависят своевременность  и правильность принятия решения. Поэтому  чтобы обеспечить срочное получение  информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности:

"вне категории";

"внеочередная";

"Президент Российской Федерации";

"Председатель Правительства  Российской Федерации";

"высшая правительственная";

"правительственная";

"срочная";

"обыкновенная".

 Категория телеграммы  указывается перед адресатом. 

Телеграммы оформляются  на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй – подшивается  в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) печатаются строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющие эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями:

СКБ – скобки;

ТЧК – точка;

ДВТЧ – двоеточие;

ЗПТ – запятая;

ТЧКЗПТ – точка  с запятой;

КВЧ – кавычки;

знаки ?, !, + , % пишутся  словами;

знак номера: (№) –  НР или словом НОМЕР.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем  предприятия и заверяется печатью. Исправления внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Образец телеграммы Приложение2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическое  задание: составьте докладную записку начальника ОМТС ПКФ «Альфа» главному технологу фирмы об отсутствии в заготовительном цехе новой карты раскроя деталей № 6045, 6021, 6007, что приводит к перерасходу металла. Начальник ОМТС просит обеспечить заготовительный цех новыми картами раскроя не позднее 15 января 200__ г.

ОМТС ПКФ «Альфа»                                      Главному технологу фирмы                                                                             ОМТС ПКФ «Альфа»                                                                             Беккеру О.В. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.01.2009 № 17   Волгоград   Об отсутствии карты  раскроя деталей     При отсутствии в заготовительном  цехе новой карты деталей № 6045, 6021, 6007 приводит к перерасходу металла. Прошу Вас обеспечить заготовительный цех новыми картами раскроя не позднее 15 января 2009г.         Начальник ОМТС ПКФ «Альфа»        _______________            Петров В.А.

 

4. ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1. Форма номенклатуры организации.

 

 

Наименование организации                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                              

                                                                                          Директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                И.О. Фамилия

___________№_____________                               ____________________

                                                                

Место составления 

На__________год 

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество (томов, частей)	Срок хранения дела(тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01. Наименование отдела  или функции управления
01-01	Учредительные документы (устав, договор и др.)		Постоянно ст.37а
01-02	Приказы по основной деятельности		Постоянно ст.19а
	……..
01-15	Переписка с потенциальными инвесторами		Зг.ст.1017
	02. Наименование отдела  или функции управления
02-01	Годовой финансовый план		Постоянно ст.206б
02-02	Квартальные финансовые планы		Зг.ст.206в
	…….

 

 

 

 

Должность                                                      Подпись               _______________

                                                                                                     И.О. Фамилия

 

СОГЛАСОВАНО

 

Председатель                                                  Подпись              _______________

                                                                                                         И.О. Фамилия

 

 

 

Приложение 2. Образец  телеграммы

 

     ТЕЛЕГРАММА

    

     МОСКВА                                                                              СРОЧНАЯ