Контрольная работа по "Делопроизводству"

1. ОСНОВНЫЕ ТЕМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ: ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ДОКУМЕНТАЦИОН НОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ). ФУНКЦИЯ ДОКУМЕНТА. РОЛЬ ДОУ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ.

ДОКУМЕНТ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах - любой объект, внесенный в память системы. По определению ФЗ "О библиотечном деле" от 23 ноября 1994 г. "материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования". По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр. Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

                    наличие информации, смыслового содержания;

                    стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

                    функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

- Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации;

- Функции, обеспечивающие процесс управления;

- Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

        Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

        Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

        Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

        Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

        Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

        Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

        Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

        Историческая — документ является историческим источником.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Древнейшей техникой документирования было текстовое ру­кописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей ма­шинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пи­шущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появле­ния более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управ­ленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обес­печение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин­формационных технологий не исключает составления докумен­тов на бумажной основе и их обязательного оформления в соот­ветствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Современное делопроизводство включает:

-  обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

-  организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Появление  документационного обеспечения управления (ДОУ) связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

В процессе управления в организации собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.

2. ПОНЯТИЕ И БАЗОВАЯ СТРУКТУРА ДОГОВОРА. ВИДЫ ДОГОВОРА. ОСОБЕННОСТИ И СОДЕРЖАНИЕ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ. ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ К ДОГОВОРУ ПОСТАВКИ.

В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. На основании ст.432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

В структуре договора можно выделить следующие составляющие:
1) преамбула (вводная часть);
2) предмет договора;
3) права и обязанности сторон;
4) цена договора и порядок расчетов;
5) дополнительные условия договора (срок действия, ответственность сторон, условия о конфиденциальности и др.);
6) прочие условия договора (количество экземпляров договора, порядок оформления изменений и дополнений и др.);
7) реквизиты сторон;
8) подписи ответственных лиц.
Виды договоров:

1. По моменту возникновения обязательств:

а) основной договор - непосредственно порождает права и обязанности сторон, связанные с перемещением имущества, выполнением работ, оказанием услуг и т.п.

б) предварительный договор - соглашение сторон о заключении основного договора в будущем (ст.429 ГК). Предварительный договор заключается в форме, установленной для основного договора, а если такая форма не установлена, то в письменном виде.

Несоблюдение правил о форме предварительного договора влечет его ничтожность.

Предварительный договор должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также другие существенные условия основного договора.  В нем указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор. Если этот срок не определен, то основной договор должен быть заключен в течение года с момента заключения предварительного договора. Если в указанные сроки основной договор не будет заключен и ни одна из сторон не сделает другой стороне такое предложение, предварительный договор прекращает свое действие. Если одна из сторон уклоняется от заключения договора, то применяются правила, предусмотренные для заключения обязательных договоров.

2. По субъекту, в пользу которого заключен договор:

а) договор в пользу их участников - право требовать исполнения такого договора принадлежит только их участникам.

б) договор в пользу третьего лица (ст.430 ГК) - договор, в котором установлено, что должник обязан произвести исполнение не кредитору, а указанному или не указанному в договоре третьему лицу (договор денежного вклада на имя другого лица с банком, договор личного страхования жизни с указанием лица, которое вправе требовать выплаты определенной в договоре суммы.

Если иное не предусмотрено законом, другими правовыми актами или договором, с момента выражения третьим лицом должнику намерения воспользоваться своим правом по договору стороны не могут расторгать или изменять заключенный ими договор без согласия третьего лица. Должник в договоре вправе выдвигать против требования третьего лица возражения, которые он мог бы выдвинуть против кредитора (ст.430 ГК).

3. По соотношению прав и обязанностей сторон:

а) односторонний договор - порождает у одной стороны только права, а у другой - только обязанности (например, договоры займа, поручительства).

б) взаимный договор - каждая из сторон приобретает права и обязанности по отношению к другой стороне (договоры купли-продажи, перевозки, аренды, хранения, подряда и др.).

4. В зависимости от возмездности:

а) возмездный договор - договор, по которому имущественное предъявление одной стороны обусловливает встречное имущественное предъявление от другой стороны.

б) безвозмездный договор - имущественное предоставление производится только одной стороной без получения встречного имущественного предоставления от другой стороны (договор дарения, безвозмездного пользования имуществом.

5. В зависимости от степени обязательности заключения договора:

а) свободный договор - договор, заключение которого всецело зависит от усмотрения сторон.

б) обязательный договор - договор, заключение которого обязательно для одной или обеих сторон в силу действующего законодательства. Так, в случае создания юридического лица заключение договора банковского счета становится обязательным как для банковского учреждения, так и для созданного юридического лица (п.2ст.846 ГК).

Среди обязательных договоров особое значение имеют публичные договоры (ст.426 ГК).

Признаки публичного договора:

1) обязательным участником является коммерческая организация;

2) коммерческая организация должна осуществлять деятельность по продаже

товаров, выполнению работ, оказанию услуг;

3) деятельность коммерческой организации должна осуществляться в отношении каждого, кто к ней обратился.

К публичным договорам применяются следующие специальные правила:

1. Коммерческая организация не вправе отказаться от заключения публичного договора при наличии возможности предоставить потребителю определенные товары, услуги, выполнить для него соответствующие работы.

2. При необоснованном уклонении от заключения публичного договора другая сторона вправе по суду требовать заключения с ней этого договора.

3. Коммерческая организация не вправе оказывать предпочтение одному лицу перед другим в отношении заключения публичного договора, кроме случаев, когда законодательством допускается предоставление льгот для отдельных категорий потребителей.

4. Цены товаров, услуг, работ, устанавливаются одинаковыми для всех потребителей, за исключением случаев, когда законодательством устанавливаются льготы для отдельных категорий потребителей.

6. По времени возникновения правоотношения:

а) консенсуальный договор - договор, для заключения которого достаточно соглашения сторон; права и обязанности по нему возникают с момента достижения такого соглашения (купля-продажа, имущественный наем, подряд и др.).

б) реальный договор - договор, права и обязанности по которому устанавливаются только с момента передачи вещи или для возникновения которого, кроме соглашения сторон, необходима и передача вещи (договор займа, хранения).