Контрольная работа по «Основы документирования»

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФИЛИАЛ ФГБОУ ВПО

«УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

В ГОРОДЕ МОЖГЕ

                  

                Направление  080200

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине «Основы документирования»

                             Вариант: 7

 

 

 

 

                                                                     Выполнила студентка: Фатыхова А.С

                                                                              Группы ФЗН (Мж)-080200-21 (К) 2013

                                                                              Проверил:

                                                                              Старший преподаватель

                                                                              Захарова О.Г.

 

 

 

                                                     

 

Можга- 2014

Эмблема организации

 

Государственное предприятие «Сайл»

 

ПРИКАЗ

 

__________________ №______________

 

Г.Можга

 

Об итогах ревизии по проверке финансового учета

 

В связи с ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Должностным  лицам ликвидировать факты грубого нарушения финансового учета, обнаруженные ревизией.

2. Начальнику государственного предприятия Петрову А.А разработать меры по улучшению работы с финансовым учетом до 20.10.2014.

3. Контроль за исполнение приказа возлагаю на соответствующее должностное лицо. 

 

Директор                  Подпись                   ИОФ

 

Зам директора по общим вопросам

Подпись                  ИОФ

26.09.2014

Эмблема организации

 

Государственное унитарное предприятие «Электрические сети"

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

_______________ №____________

 

Г.Можга

02.08.2008№148/01-05

Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения бланков с изображением государственного герба РФ

 

Об исполнении постановления Правительства РФ

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальнику  отдела ДОУ  ответственность за бланки предприятия.

2. Руководителям подразделений  организовать выполнение постановления Правительства РФ до 12.08.2008.

3. Контроль за исполнение  указания оставляю за собой.

 

Директор           Подпись               ИОФ

 

Эмблема организации

 

Агентство компьютерных программ «Сайл»

 

Ул. Наговицына, д. 5, г. Можга, Удмуртская республика, 427790

Тел. (34139) 3-33-33, факс (34139) 3-33-34.

 

                                   ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

26.09.2014 г. Можга

Частным и государственным предприятиям

 

Об установке компьютерных  программ

 

Предлагаем вам установить новые разработки компьютерных программ

 

Начальник  агентства               Подпись               М.В.Шишов

 

1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

 

 

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то, же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.

2.Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

3.Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

     4.Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

     5.Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения, современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется канцелярией.

     6.Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.

    7.Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.

     8. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

    9.Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

   10.При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением зав. канцелярией о передаче дел.

   11.Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответственность зав. канцелярией регламентируются Положением о канцелярии.

   12.Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку составления и оформления документов. В их построении можно следовать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автоматизированной системе может выглядеть так:

1.В процессе регистрации создается  база данных для информационно-справочной работы по документам организации.

2 Поиск документа может осуществляться  по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

3 Справка может выдаваться:

По конкретному документу:

- где (у кого) находится;

- стадия исполнения (подготовки);

- результат исполнения;

- место хранения (для исполненных  документов).

   По теме (содержанию):

- конкретный документ;

- группа документов.

  По корреспонденту/автору:

- конкретный документ;

- все документы автора/корреспондента;

     - все документы автора по конкретному вопросу;

- все документы автора за  определенный период.         

   По региону:

     - стране;

     - области;

     - городу.

4.При поиске документов может указываться:

- Входящие, исходящие, внутренние  документы (поиск может вестись  как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам  документов)

     - Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

      - Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних - подписания документа); 

- Регион, по которому ведется  поиск (страна, область); 

- Организация (корреспондент/адресат);

- Содержание (тема).

5.При поиске сведений по конкретному  документу может непосредственно задаваться его номер;

6. При выдаче информации по  конкретному документу на экран  выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:

- образцы оформления наиболее  распространённых видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);

- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.);

- списки (перечни) документов (не подлежащих  регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров расписывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа - правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего они утверждаются приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для их внедрения. Например:

1. Организовать ведение делопроизводства  в соответствии с требованиями Инструкции.