Прежде всего, на жестком диске
создаются папки (директории), в которые
будут помещаться документы. Как бумажные
документы раскладываются в дела, так
и файлы раскладываются по папкам. Каждая
папка может иметь вложенные в нее папки,
которые в свою очередь могут иметь свои
вложенные папки. Каждой папке присваивается
«имя». Начинаться «имя» должно с вида
документов (приказы, акты, отчеты и т.д.),
зачем содержание документов уточняется
сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте,
периоде, за который группируются документы
(файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства
осуществляется на жестком диске компьютера.
При работе в сети пользователю могут
быть доступны диски или директории на
других компьютерах. В этом случае они
будут иметь порядковые буквенные номера
и с ними можно работать как с устройствами,
размещенными на собственном компьютере.
Для этого на компьютере, содержащем необходимые
ресурсы устанавливается разрешение на
совместный доступ к тому или иному файлу.
Доступ может быть ограничен либо использованием
пароля для полного доступа и доступа
только для чтения, либо ограничением
доступа только для определенных пользователей.
Для ограничения доступа к папке можно
ввести пароль.
В организациях с большим объемом
совместно используемых документов применяются
выделенные высоконадежные компьютеры
– файл – серверы – рассчитанные на непрерывную
работу и обеспечивающие одновременный
доступ к данным от единиц до десятков,
сотен и даже тысяч пользователей.
Все документы, поступившие
в делопроизводственный оборот, должны
хранится в общих папках, создаваемых
в соответствии с номенклатурой дел подразделения
(организации в целом) на основе стандартных
классификаторов.
Один из основных вопросов,
определяющих успешное использование
компьютерных технологий в офисе – это
надежность хранения документов в электронной
форме. Сохранность документов складывается
из:
- устойчивого электропитания;
- резервного копирования;
- антивирусной защиты;
- профилактики и диагностики
с использованием специальных утилит
(вспомогательных программ).
Особенность электронного хранения
состоит в направлении документов в электронный
архив сразу по завершению работы с ними
в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить
сохранность документов, их централизованное
хранение, быстрый поиск и распределенный
доступ к документам, как с помощью локальной
сети, так и с использованием удаленного
доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется
в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший
год хранятся отдельно и после того, как
все документы за истекший год будут исполнены.
База данных используется только для справочной
работы и может быть переписана на внешний
носитель информации. В зависимости от
объема информации это может быть дискета,
магнитная лента, CD-ROM или другой архивный
носитель.
Документы постоянного и долговременного
сроков хранения обычно записываются
на CD-ROM, а документы временного срока хранения
– на носители, обеспечивающие их стирание
по истечении срока хранения и перезапись.
Сроки хранения документов
не зависят от формы существования – бумажной
или электронной – и определяются специальными
справочниками – перечнями документов
с указанием сроков хранения.
В качестве места для хранения
документов архива обычно используется
логический диск или несколько папок компьютера.
При наличии программ типа “Электронный
архив” учет и копирование производится
автоматически. В противном случае это
делается вручную: документы разделятся
по срокам хранения, создаются папки, соответствующие
годовым разделам описей. При значительном
количестве документов постоянного хранения
они располагаются внутри годового раздела,
в папках соответствующих подразделений.
Минимальный срок хранения
документов установлен Федеральным законом
о “О бухгалтерском учете” – пять лет
с правом уничтожения только после проведения
ревизии. Обязательное условие – проверка
качества записи после переноса данных
и периодическая проверка сохранности
данных в течении срока хранения носителей
информации.
2. Должностная
инструкция
Трудовые отношения – это часть общественных отношений.
Изменение первых неизбежно обусловлено
развитием последних, при этом, совместный
труд всегда предполагает определенную
регламентацию деятельности лиц его осуществляющих.5
Любой работодатель сталкивается
с вопросами организации труда, управления
персоналом и регламентированием этих
процессов.
Должностная инструкция – многоаспектное понятие,
сущность которого проявляет себя, прежде
всего, как часть кадровой документации.
В чем её практическое значение?
Следует обратить внимание,
что должностная инструкция формально
не является обязательным кадровым документом,
в связи с тем, что ТК РФ не содержит нормы
об обязательном наличии у работодателя
должностных инструкций.
Однако, это верно только по
отношению к частному бизнесу. Например,
деятельность бюджетных организаций,
органов государственной власти и местного
самоуправления регулируется, в том числе
и приказами вышестоящих органов. Эти
вышестоящие органы, пользуясь своими
полномочиями, предписывают разрабатывать
и использовать в практической деятельности
должностные инструкции. Например, такое
предписание содержат:
- Положение о системе управления охраной
труда в организациях Государственного
комитета Российской Федерации по охране
окружающей среды (утверждено Приказом
Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 года
№552);
- Требования к составлению должностных
инструкций федеральных государственных
служащих центрального аппарата управления
Министерства Финансов РФ (утверждены
Приказом Минфина РФ от 29 февраля 1996 года
№63).
В системе государственного управления
считается, что должностная инструкция
должна составляться по каждой штатной
должности, иметь типовую форму и объявляться
сотруднику под роспись при заключении
трудового договора, а также при перемещении
на другую должность и при временном исполнении
обязанностей по должности. В частном
бизнесе каждый работодатель в рамках
локального нормотворчества в соответствии
с трудовым законодательством сам определяет
перечень и порядок ведения кадровой документации.
Однако объективные тенденции развития
российской экономики говорят о том, что
цивилизованный подход к регулированию
трудовых отношений, включающий прозрачность
взаимоотношений работника и работодателя
с четко прописанными «правилами игры»,
постепенно становится одним из базовых
условий ведения и развития бизнеса. Трудовое
законодательство прямо не предписывает
работодателю заниматься разработкой
и утверждением должностных инструкций,
но, с другой стороны, наличие этих документов
выгодно, в первую очередь, самому работодателю. Должностная инструкция работника
является одним из локальных нормативных
актов, в соответствии с которым работник
осуществляет трудовую деятельность.
Она регламентирует организационно-правовое
положение работника, его обязанности,
права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные
требования, порядок приема, увольнения,
замещения и обеспечивает условия для
его эффективной работы. Как нормативно-правовой документ, должностные
инструкции служат основанием для пересмотра
штатного расписания, разрешения трудовых
споров, производственных конфликтов,
например, о необходимости
исполнения тех или иных обязанностей,
о подчиненности работника определенному
руководителю, для определения правомерности тех или
иных мер дисциплинарных взысканий и тому
подобное. Пример должностной инструкции
приведен в Приложении 1.
Заключение
Завершающим этапом процесса
делопроизводства является подготовка
исполненных документов к архивному хранению.
Но сначала экспертная комиссия организации
должна произвести экспертизу ценности
документов. Экспертиза ценности документов
в делопроизводстве производится при
составлении номенклатуры дел. Работу
по организации и проведению экспертизы
ценности документов должна проводить
постоянно действующая экспертная комиссия
(ЭК) организации. Предархивная подготовка
дел включает две процедуры: описание
и оформление дел.
Оформление дела – это комплекс
работ по его переучету, нумерации листов,
составлению заверительной надписи, внутренней
описи документов. Начинается оно с момента
заверения дела в делопроизводстве и завершается
в процессе подготовки его к передаче
в ведомственный архив. Опись является
учетным документом и основной частью
научно – справочного аппарата архива,
обеспечивающей оперативный поиск документов.
Опись составляется в трех экземплярах:
один передается вместе с делами в ведомственный
архив, второй – прилагается в качестве
основания к протоколу заседания экспертной
комиссии, третий – остается в качестве
контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
В ведомственный архив передаются
дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу. Передача
дел производится только по описям и в
соответствии с составленным заведующим
архивом графиком, согласованным с руководителем
структурных подразделений и утвержденным
руководителем организации. Вместе с делами
в архив передаются регистрационно-контрольные
картотеки делопроизводственной службы
учреждения.
Организации, полностью перешедшие
на безбумажный документооборот, имеют
возможность сэкономить значительные
площади, занимаемые ранее под архивохранилища.
Автоматизированные технологии позволяют
существенно ускорить делопроизводственные
операции по подготовке дел к архивному
хранению.
По окончании делопроизводственного
года производится сортировка по делам
всей базы данных о документах учреждения,
сформировавшейся в течении года в процессе
регистрации документов. Данные о документах
организации за истекший год используются
для составления описи всех документов,
сгруппированных по делам. Внутри дела
документы располагаются по порядку поступления.
Для дел постоянного и долговременного
хранения такой список документов дела
распечатывается в виде внутренней описи
и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают
составление описей дел постоянного и
долговременного сроков хранения. Наличие
автоматизированной системы учета позволяет
составить подокументные описи, невозможные
раньше при традиционной бумажной технологии
ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно
облегчают и ускоряют поиск необходимых
документов в архиве, обеспечивают их
учет и сохранность.
В случае передачи документов
на государственное хранение по требованию
архивных органов на основе подокументных
описей легко могут быть сформированы
обобщенные описи на дела постоянного
и долговременного сроков хранения.
Список
литературы
- Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое
пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное.
– М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез»
совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом»,
2006.- 119с.
- Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация
делопроизводства и персональный менеджмент:
Учебное пособие / Издание 2-е. – М.: вузовский
учебник, 2007. – 272с.
- Халин С.М. Методика публичного выступления: Учебное
пособие. 2-е изд., перераб. Тюмень: Тюменский
гос. ун-т, 2009. 70 с.
- Делопроизводство: Учебник для вузов
/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.;
под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ –
ДАНА, 2010.- 243с.;
-
Делопроизводство/ под ред. Т.В. Кузнецовой.
– М.: ЮНИТИ – ДАНА,
2007. – 224 с.
6. [Электронный ресурс]: http://www.intalev.ru/jd/cashiers/id_1441
7. [Электронный ресурс]:
http://www.coolreferat.com/Архивное_хранение_ документов
8. [Электронный ресурс]: http://www.profiz.ru/kr/2_2011/arhiv_na_predpriatii/
1 Делопроизводство:
Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина
Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой.
– М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.
2 Делопроизводство/
под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ –
ДАНА, 2004.
3 Делопроизводство:
Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина
Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой.
– М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.
4 Васильева
И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства
и персональный менеджмент: Учебное пособие
/ Издание 2-е. – М.:вузовский учебник, 2004.
5 Делопроизводство:
Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина
Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой.
– М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005.