Лекция по "Делопроизвоству"

ЧЧЧЛекции

Тема 1. Складывание единого  государства. Правительственные учреждения Московского царства.

В процессе становления и укрепления единого  государства складывается постепенно и единая система центральных  и местных правительственных  учреждений. Проблема оформления централизованного  государства смыкается с проблемой  абсолютизма. Существует несколько  точек зрения относительно того, когда  в России складывается абсолютизм. Отмечают, что истоки абсолютизма  относятся уже ко второй половине XVI в., а к сер. XVII в. уже наблюдаются характерные черты абсолютизма.

Для государственно-политической структуры абсолютизма характерны следующие признаки:

1. глава государства рассматривается как единственный источник законодательной и исполнительной власти;
2. исполнительная власть осуществляется зависимыми от него чиновниками;
3. наличие постоянной армии, развитых форм бюрократического аппарата и форм делопроизводства, единого для всей территории государства законодательства, общей экономической политики.

Боярская  Дума. Высший государственный орган Московского царства. Заседания проводились регулярно. Дума не имела самостоятельной, отдельной от государя компетенции. Основные вопросы: проекты государственных преобразований, новых законов, вопросы внешних сношений, вопросы о земельных пожалованиях и служебных назначениях, о преступлениях по должности, об уголовных преступлениях. Также на рассмотрение Думы выносились спорные дела, которые не могли решить руководители центральных и местных учреждений. Значительную роль в составлении и редактировании решений БД играли думные дьяки.

Земские соборы. Практика созыва ЗС известна с середины XVI в. Соборы представляли собой эпизодические совещания для разрешения важнейших вопросов внутренней и внешней политики. ЗС собирались нерегулярно. Наиболее интенсивное время их деятельности 1610-1650 гг. Документация ЗС рассматривалась как часть документации БД.

Приказы. Зарождение приказной системы управления относится к концу XV – началу XVI вв. Первоначально существовали «дьячьи избы». Считается, что происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великих князей решения отдельных вопросов государственного управления. В приказах постепенно происходит распределение по отраслям правительственной деятельности. Важнейшими приказами были: Разрядный, Посольский, Поместный, Тайных дел и др. Число приказов росло. Изменялись их функции. В своей структуре приказы имели столы и повытья. Во главе приказов стояли судьи.

Схема управления:

 

 

 

 

 

 

 

В этот период начинается зарождаться приказная  бюрократия, важнейшими звеньями в  которой были дьяки и подьячие. В XVII в. некоторые приказы возглавляли бояре и окольничие, мелкие – думные дворяне. Дьяки всегда входили в состав приказов, могли также стоять и  во главе приказов (Разрядного, Посольского и Поместного). Среди служилых людей существовала определенная иерархия. Так, подьячие были «старые», «средние», «молодые». Их функции в приказах различались. К XVII в. значение дьяков и подьячих было значительным. Дьяки сыграли значительную роль в становлении системы приказного делопроизводства.  

 

Тема 2. Система приказного делопроизводства: хранение и описание документов.

В XVI-XVII вв. не существовало специальных нормативных документов, регулирующих делопроизводство. Но в основных законах того периода уже появились первые статьи, регламентирующие отдельные вопросы делопроизводства. Так Судебником 1550 г. закреплялись правовые нормы государственного управления и судопроизводства. Судебник был принят на первом Земском соборе, содержит около 100 статей и закрепляет изменение официального статуса государя. Статья 28 Судебника определяла требования к составу удостоверения документов. Соборное уложение 1649 г. закрепило основные тенденции в развитии русского права. Впервые была осуществлена систематизация отечественного законодательства. И в частности, устная форма договора заменялась письменной.

Система приказного делопроизводства складывалась постепенно. Техника документирования удешевляется, т.к. происходит окончательный переход  к бумажному делопроизводству (бумага вместо дорогостоящего пергамента). Также  распространяется и утверждается скоропись. Основными формами делопроизводства в этот период были грамоты, столбцы, тетради, книги. Разрозненные материалы  объединялись в «связки», «свертки», «рознь» и пр. В виде грамот оформлялись  отдельные законодательные акты и правительственные распоряжения. Книгами назывались и отдельные  виды актов канцелярского делопроизводства, и подшивки нескольких тетрадей. Книги  различались по формату.

В этот период преимущественно использовалась столбцовая форма делопроизводства: отдельные документы склеивались в длинный свиток. На ставах (на обороте) дьяки ставили свои подписи. Основные недостатки: неудобство в использовании, плохая сохранность документов, большой расход бумаги (т.к. не использовалась оборотная сторона листа).

Порядок составления  деловых бумаг: дьяк давал распоряжение о начале дела («помета») → старый или средний подьячий выявлял  необходимые документы для составления  «выписи» → старый подьячий составлял  черновик документа → дьяк вычитывал черновик и «чернил» его (вносил правки) → молодой подьячий переписывал документ начисто → чистовик сверялся с черновиком старым подьячим → документ поступал на просмотр и подпись дьяку → документ отправлялся в учреждение.

«Дело» представляло собой комплекс документов, прикрепленных  друг к дугу в определенной последовательности делопроизводства. Оборотная сторона столбца служила для «рукоприкладств» (подписей) лиц, привлеченных к рассмотрению дела. Ход дела зависел от того было оно «спорным» или «неспорным». Спорные дела решались дольше, включали дополнительные документы (например, записи допросов).

В учреждениях, где составлялись документы, оставались их черновики. Следовательно, оригиналы  документов оставались там, куда они  направлялись. Отличительной чертой документа, имевшего юридическую силу, являлась дьячья помета; на памятках и грамотах – адрес и отметка о получении; на актах допроса – рукоприкладства допрашиваемых.  

Хранились документы  в ларях и сундуках, в ящиках, мешках.  Текущая документация нумеровалась. В XVI в. появились первые переписи документов с указанием их названий. Условия для хранения документов были плохие. Многие документы портились. Иногда документы уничтожались сознательно (при реорганизации учреждений, использовались в качестве черновиков и т.п.).

Тема 3. Система приказного делопроизводства: виды и разновидности  приказной документации.

Существует  определенная классификация делопроизводственной документации. Так, С.О. Шмидт выделял  следующие группы:

• приказная документация,
• судебно-следственные материалы,
• материалы о военной и придворной службе,
• документы внешних сношений.

Большинство документов приказного делопроизводства составлялись в форме актов. Существовало много разновидностей (около 150). Большое количество объяснялось развитием системы делопроизводства и увеличением массива документации. Акты имели 3 составные части: начальный протокол, основной текст, конечный протокол. Однако стандартизация документов до XVIII в. оставалась очень низкой, и часто данные нормы нарушались. Особое внимание следует уделять терминологии документов того периода. Обращаясь к государю, должностные лица именовали себя «хлопами», горожане и крестьяне – «сиротами». Часто в написании имени использовалась уничижительная (Ивашка, Сенька).

  Широкое  распространение получили грамоты. Они были многообразны как по Фоме, так и по содержанию. Некоторые грамоты имели сложную структуру, делились на статьи. Различали посыльные и присыльные грамоты, грамоты с «приписью» и «прочетом», милостивые и жалованные грамоты.

Указные книги  – подшивка указов в хронологической  последовательности. Наказ – распоряжение правительства должностному лицу, посланному с поручением или правительственная  инструкция. Память – обобщающее название документов служебной переписки  между учреждениями равными по рангу. Отписки – обязательная форма  письменных сношений должностных лиц  с государем или центральными учреждениями. Обыск – отчет должностного лица, посланного местной администрацией для сбора сведений по какому-либо делу. Сказки – записи объяснений, устных показаний несудебного характера  в учреждениях. Челобитные – различные  прошения, заявления, жалобы. Большим  разнообразием отличались документы, оформленные в виде книг: засечные книги, даточные книги, обыскные книги, межевые книги, раздельные книги, кабальные  книги, таможенные книги и пр.

Основные  разновидности судебно-следственных документов: расспросные речи (запись устных рассказов) – описывались  события, указывались участвующие  лица, время и место событий. Пыточные речи – запись допроса при использовании  пыток. Расспросные и пыточные речи точно датировались.

Состав судебно-следственного  дела: отписка воеводы о донесении, челобитные с жалобами пострадавших, царский указ о назначении сыска, документы сыска (расспросные и  пыточные речи), памяти из приказа, отписки  воевод, указ о наказании виновных.

К документам, которые формировались в ходе придворной и военной службы можно  отнести: боярские книги, боярские списки, десятни, разрядные книги, государевы разряды, родословные книги (особенно следует отметить Государев родословец 1555 г.), местнические дела.

С конца XVI в. значительно растут и укрепляются международные связи России. Постепенно упорядочиваются формы ведения дипломатического делопроизводства. Основными разновидностями этих документов являются: посольские дела, которые включали в себя практически все виды делопроизводственной документации (грамоты, наказы, статейные списки и пр.). Особое внимание следует уделять царским грамотам (особая техника исполнения, золотописание). Статейные списки включали наказы послам и отчет о посольстве, а также сведения о ходе и результатах переговоров, о государственных деятелях, о внутренней и внешней политике государства.

Система приказного делопроизводства во многом определила развитие коллежского делопроизводства.

Тема 4. Реформы Петра  I. Складывание системы коллежского делопроизводства.

В конце XVII в. российское государство нуждалось в переустройстве системы государственного управления. БД и громоздкий аппарат приказов уже не могли эффективно решать задачи абсолютной монархии. Необходимы были реформы не только в центральных учреждениях, но и на местах. Органы центральной и местной власти должны были действовать по единым законам и инструкциям. Основной задачей проводимых реформ – создание единой системы государственного управления.

В результате административных реформ Петра I возникли новые государственные учреждения: Сенат – высшее светского учреждение; Синод – высшее церковное учреждение; коллегии – центральные учреждения, возникшие на местах приказов; на местах созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, которая начинает складываться в  этот период, называется коллежской. Основной ее отличительной чертой была опора  на законодательную базу, а также  – коллегиальный характер принятия решений. В XVIII в. было принято большое количество нормативных документов, в которых особое внимание уделялось вопросам документирования государственной деятельности.

Изменилась  технология работы с документами. Была отменена столбцовая форма делопроизводства. Функции по работе с документами законодательно закреплялись за канцеляриями. Вводились новые должности: секретарь, нотариус, регистратор, канцелярист, актуариус, копиист. Руководил и контролировал работу канцелярии секретарь. Дела для рассмотрения готовились секретарями. Секретарь должен был хорошо знать действующее законодательство и при подготовке дел ссылаться на необходимые нормы. Решение дела иногда зависело от того, как подготовил его секретарь. Ход заседаний фиксировался в протоколах. Утверждается практика составления документов по типовым формам – «генеральным формулярам».

Особое внимание начинает уделяться регистрации  документов для учета и обеспечения  сохранности документов. Была разработана  технология процесса регистрации, контроля исполнения и справочной работы по документам. На местах была введена  строгая система регистрации (документы  регистрировались даже при перемещении  внутри учреждения). Определяются документопотоки  и виды документов, циркулирующих  между учреждениями.

Становятся  более разнообразными виды законодательных  документов. Высшим типом законодательно акта был манифест, издаваемый монархом с обращением ко всем гражданам. Манифесты издавались в связи с важнейшими событиями в жизни страны. Манифесты распространялись в печатном виде.

Нарастание  объема документации сопровождалось унификацией  в построении документов. Начинают издаваться письмовники с образцами  документов. Появляется такой вид  документа как «экстракт», содержащий краткое изложение существа дела и приложенных к нему бумаг, что  значительно облегчало работу с  делами.

Таким образом, система делопроизводства в XVIII в. претерпела значительные изменения, многие процессы были усовершенствованы, формы документов унифицированы.

Тема 5. Законодательное  регулирование документирования и  системы коллежского делопроизводства в XVIII в.

Документом, сыгравшим главную роль в делопроизводстве этого периода, является Генеральный  регламент 1720 г. Он определил структуру  нового государственного аппарата и  ввел новые виды документов, закрепив их законодательно. Были установлены  правила оформления документов, определен  регламент работы с документами. Все указы должны были составляться в письменном виде, т.е. этим была отмечена важность документирования деятельности учреждений, обеспечивалась достоверность  передаваемой информации. Регламентом  также определялся порядок исполнения указов императора и Сената, описан порядок работы с документами (регистрация, рассмотрение, исполнение). В 18 главе  регламента устанавливался порядок  использования печатей. Государственная  печать, которой заверялись международные  документы, хранилась в Коллегии иностранных дел; законодательные  акты заверялись печатью, хранившейся  в Сенате. В остальных коллегиях  были свои печати. За сохранность печатей  отвечал секретарь. Регламентом  прописывалась технология регистрации, контроля исполнения и ведения справочной работы по документам. Предусматривались  регистрационные формы документов (журналы). Были определены должности  сотрудников канцелярии. Таким образом, Регламент определил общую структуру  и принципы деятельности новых учреждений.