Лекция по "Делопроизвоству"

Не менее  значимым документов является «Учреждения  для управления губерний Всероссийской  империи» (1775 г.). Документ лежал в  обосновании реформ местных учреждений. Здесь описывалась структура  местного управления аппарата управления, распределялись функции между учреждениями. Данным документом определялась иерархия учреждений, а также циркулирующей  между ними документации. Были определены документопотоки, определены виды документов, которые шли сверху вниз, снизу  вверх, циркулировали между равными  учреждениями. Прописывалась сложная  система регистрации документов. Данным документов фактически закреплялась бюрократизация деятельности учреждений.

Следует также  отметить значение «Табели о рангах», которая оказала влияние на формирование гражданского управления и делопроизводства. В Табель вошли некоторые делопроизводственные должности: кабинет-секретарь, тайный советник канцелярии иностранной коллегии, обер-секретарь Сената, архивариусы, протоколисты, переводчики и пр. Кроме того, это был один из первых документов, выполненных в табличной форме. Введенная система общего титулования употреблялась в России вплоть до революции 1917 г. 

Среди частных  указов также можно выделить ряд  документов. Так, именным указом «О писании всяких судных дел на гербовой бумаге» (1700 г.) регламентировалось использование  гербовой бумаги. Именными указами  регламентировались вопросы введения тетрадных форм делопроизводства, оформления отдельных видов документов (например, отписок, грамот). Иногда в указах приводились  примеры документов.

Среди наказов  следует выделить «Наказ земским  дьякам или секретарям об исправлении  им должности» (1720 г.). Здесь законодательно закреплялись обязанности земских  дьяков (секретарей), прописан их график работы, подробно был расписан порядок  хранения дел. Также следует отметить наказы воеводам. В них устанавливалась обязанность вести главный учетный документ – приходную книгу. Воеводе предписывалось иметь секретаря, вести переписку и содержать дела в порядке.

Таким образом, выпущенные в начале XVIII в. наказы воеводам и губернаторам, камерирерам и казначеям установили точный порядок административной деятельности новых должностей, определен порядок ведения делопроизводства в новых учреждениях.

Тема 6. Делопроизводство Сената.

Именным указом от 22 февраля 1711 г. был образован  правительствующий Сенат, в состав которого вошли 8 сенаторов и обер-секретарь. Был издан ряд указов, определяющих компетенцию Сената. Сенат стал высшим судебно-военно-финансовым учреждением.

В марте 1711 г. был подписан указ «О порядке заседаний  и делопроизводства в правительствующем  Сенате». Этим документом устанавливался коллегиальный характер принятия решений. Голоса всех членов Сената были равны. Сенаторы были обязаны собственноручно  подписывать решения.

  В Сенате была образована канцелярия с большим штатом чиновников. Во главе канцелярии стоял обер-секретарь. Канцелярия делилась на 4 стола: секретный, приказной, губернский и разрядный. Дела готовились канцелярскими служащими, а доклады по ним – секретарями. Обер-секретарь следил за порядком на заседаниях.

Вопросы, связанные  с персональной ответственность  сенаторов за принятие решений, были тесно связаны с процессом  документирования коллегиальной деятельности. 4 апреля 1714 г. был издан именной  указ «О протоколах». Протоколу придавалась юридическая сила. Данным документом также определялась процедура приятия решения. Для принятия решения должны собраться все члены Сената; дело зачитывал секретарь; все присутствующие высказывали свое мнение, начиная с младших должностей; секретарь записывал каждое мнение; выступавшие подписывали свое мнение; дело решалось большинством голосом; решение записывалось секретарем; общее решение подписывалось всеми заседателями; несогласные могли зафиксировать свое особое мнение.  Для решения секретных дел Сенат мог собираться в уменьшенном составе.

Был введен порядок обнародования законодательных  актов через Сенат. Все дела в  Сенате подлежали письменному исполнению. Вводилась роспись всех дел, рассмотренных  на заседаниях. В 1719 г. канцелярские служащие были переименованы из дьяков и подьячих в секретарей, канцеляристов и  т.п.

После принятия Петром титула императора, Сенат потерял  статус законодательного органа, став законосовещательным органом. Сенат  должен был обеспечивать коллегии регламентами и инструкциями. Таким образом, Сенат  слал общегосударственным организационно-административным центром.

Тема 7. Реформа управления начала XIX в. Складывание министерской системы делопроизводства.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения. Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских  сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» - законодательного акта, определившего  всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему  взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. Структура министерств  имела следующий вид:

Министры назначались самим  императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации  министерств: директора, возглавлявшие  департаменты, подчинялись непосредственно  министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам  отделений. Совет министра состоял  из руководителей основных. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов  имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел.

«Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему  делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку  «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями. Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство и движение документов и дел (порядок течения дел.

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали  указы и повеления верховной  власти, переписка министра с другими  министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие  дела (дела, поступавшие на общих  основаниях в соответствии с установленным  порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить  на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы  заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе – «исполнительные  бумаги»

Самостоятельную стадию «производства  дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно  отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Ревизия дел - проверка ведения дел - составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Последняя стадия «производства дел» - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предположениях».

Тема 8. Развитие формуляра  документа в XIX в. Теория делопроизводства конца XIX – начала XX вв.

Законами  устанавливались определенные правила  составления разновидностей документов. В документе выделялись следующие  части:

• Заглавие – это могло быть или означение места или власти, а также – общее означение самой деловой бумаги. Заглавие указов имело особую форму.
• Содержание – включало несколько частей. «Расположение обстоятельств» - состояло из трех частей: приступ – вводная часть деловой бумаги, изложение обстоятельств – содержит непосредственно распорядительную часть; заключение – приводились в зависимости от обстоятельств слова законов или прежних предписаний, ссылки или указания на законы; упоминались также приложения, сопровождающие деловую бумагу.

Каждая часть  должна была быть оформлена соответствующим  образом. Адресат обозначался в  сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях  низших учреждений с высшими адресат  начинался с предлога «в». В сношениях  высших мест с низшими адресат писался в дательном падеже. В XVIII в. практически все документы имели названия, наименование вида закрепляется в качестве реквизита.

В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В некоторых  случаях типографским способом наносились и реквизиты, постоянные для данного  вида документа. На бланках писались документы, возникавшие в процессе переписки учреждений (отношения, сообщения). На угловых бланках оформлялась корреспонденция, на продольных – документы, адресованные вышестоящим организациям.

Устанавливались правила выбора бумаги для определенных документов. Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге. Гербовая бумага делилась на простую, крепостную, контрольную. Чем выше учреждение –  больше стоимость гербовой бумаги. В 1833 г. был установлен единый размер листа.

Документы были длинными и многословными. Степень  регламентации оформления реквизитов документов зависела от ранга учреждения, что приводило к разнообразию оформления одинаковых документов, что  усложняло процесс работы с ними.

Таким образом, формуляр документа включал: наименование документа, автор, адресат, дата документа, регистрационный номер, заголовок, текст документа, подпись, скрепа, печать.

Значительное  увеличение потока документов в XIX в. приводило к формализации и стандартизации документов, постепенно сокращалось содержание и объем документа.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют  работы Н.В.Варадинова – «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857). Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В разделе о наружных свойствах документов он дает:

• классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1. сношения (или отношения);

2. реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;
3. официальные письма;
4. записки;
5. выписки;