Лекция по "Делопроизвоству"

• порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

• части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи;
• титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах. В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

В начале XX в. министерское делопроизводство вошло в противоречие с формами и методами управления государством. Причины: рост промышленного производства, поражение в войне 1905 г., революция 1905-197 гг. практика управления требовала изменений. В этих условиях отдельные ведомства пытались реформировать систему делопроизводства. Так, в 1911 г. вышло «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве». Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Тема 9. Становление системы  советского делопроизводства.

Революция 1917 г. привела к коренному перелому в государственном устройстве и  значительным изменениям в системе  государственных учреждений России. Всероссийский съезд Советов  стал высшим органом государственной  власти. В период между его съездами избирался ВЦИК. Для непосредственного  управления создавалось новое правительство  – Совет народных комиссаров (Совнарком). Для управления отдельными отраслями  были созданы народные комиссариаты (наркоматы). Значительно изменился  состав государственных служащих. Старый состав был устранен, а привлеченные сотрудники не являлись квалифицированными специалистами, что значительно  усложняло работу государственных  учреждений.

По вопросам периодизации становления системы  советского делопроизводства существует несколько точек зрения. Так, М. Ирошникова выделяет 3 этапа:

1. 20-е годы (начало формирования корпуса советского делопроизводства);
2. 30-80 е годы (развитие делопроизводства в условиях административно-командной системы);
3. с сер. 80-х годов.

М.И. Басаков выделяет также 3 этапа, но других по хронологическому охвату:

1. 1917-1973 гг. – от отдельных правительственных мер по упорядочению документирования до принятия в 1973 г. Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);
2. 1973-1991 – формирование основ современного делопроизводства;
3. 1991- наст. время – действие современной системы делопроизводства.

В первые годы советской власти были приняты следующие законодательные акты:

• Декрет СНК от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов» (отмена упоминаний в документах титулов и чинов);
• Декрет СНК от 24 декабря 1917 г. «О порядке издания приказов или распоряжений»;
• Постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений» (утверждалась форма документов и их реквизитов);
• Постановление Совета РКО от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» (контроль за исполнением распорядительной документации.

Таким образом, необходимо было законодательно оформить деятельность государственных учреждения и упорядочить процессы делопроизводства.

Тема 10. Проекты рационализации делопроизводства 20-х годов XX в.

Важнейшими  являлись задачи организации управления новой государственной системы  и совершенствования системы  делопроизводства. Основные недостатки системы делопроизводства: неприспособленность  к новой системе управления, отсутствие опыта у новых сотрудников, отрицание  наработок прошлого, бюрократизм.

В конце 1920 –  начале 1921 гг. было проведено исследование по выявлению опыта организации  делопроизводства с целью определения  наиболее рациональных форм для советских  учреждений. Изучался опыт на местах, а  также зарубежный опыт, предлагалось учитывать опыт отдельных работников, предлагалось ввести для изучения в  вузах различных систем делопроизводства, проведение семинаров и практических занятий.

В 1921 г. было создано «Объединенное бюро по упрощенному  делопроизводству», которое приступило к разработке системы общего делопроизводства. Цели Бюро: научная организация труда, уничтожение волокиты, создание упрощенной и единообразной системы делопроизводства. Разрабатывались новые формы  для применения в учреждениях: бланки документов, журналы для регистрации  документов.

Большое внимание методической стороне вопроса уделяли  специалисты Казанского института  НОТ. Институт выделял 4 этапа оргпроектирования: предварительное ознакомление с учреждением, детальное ознакомление с техникой работы учреждения, анализ исследований и разработка проекта, внедрение проекта рационализации. Институт использовал различные методы исследования (наблюдение, интервью, анкеты и пр.). основные предложения: установление минимального времени прохождения документов, выделение корреспонденции не требующей регистрации, применение однократной регистрации, контроль по срокам исполнения, оптимальное размещение рабочих мест и пр.

Разработкой методических аспектов оргпроетирования занимался также Институт техники управления. При исследовании использовалась наблюдательная карточка, в которой фиксировался порядок прохождения документов. Изучение постановки делопроизводства велось по 5 направлениям: движение документов, регистрация документов, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение документов. По результатам исследования разрабатывался проект под конкретное учреждение, происходило внедрение проекта. Были сформулированы принципы организации делопроизводства: единство организации делопроизводства для всего учреждения, однократность регистрации документов, сокращения количества инстанций прохождения документов и пр.

В этот же период выходит работа А. Эрасмуса «Метод научной организации делопроизводства». Большое внимание было уделено регистрации документов. Была разработана индивидуальная регистрационная карточка. Эрасмус также предложил индексатор десятичной системы классификации документов. Он разработал методику проектирования рациональной организации делопроизводства, научно обосновал ряд делопроизводственных операций.

Таким образом. В 20-е годы был заложен фундамент  для решения важнейших вопросов совершенствования государственного аппарата и делопроизводства.

Тема 11. Делопроизводство в  СССР в 30-40-е гг. XX в.

В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная  система управления, исключающая  возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате многие проекты были свернуты, исследовательские институты закрыты, специалисты репрессированы.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным  органом. Установилась жесткая система  полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической  структуры. В то же время, упростились  и упорядочились некоторые процессы документирования в верхних эшелонах власти.

В этот период определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской  и кадровой систем документации; налаживались процессы работы с заявлениями, жалобами и письмами граждан.

Отсутствие  единого методического центра по координации деятельности различных  учреждений, разнобой в деятельности ведомств в вопросах документирования – основные проблемы этого периода.

В 1941 г. собирается Первое Межотраслевое совещание по оргтехнике. Основные вопросы совещания:

• создание единого организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
• разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
• механизация труда делопроизводителей;
• проведение унификации и трафарезации управленческой документации;
• установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
• создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако программа  не была реализована из-за начавшейся войны. В военные годы деятельность в отрасли делопроизводства была практически приостановлена. Серьезных  разработок не велось.

Тема 12. Совершенствование  делопроизводства в 50-80-е гг. XX в.

Период 50 — 80-х гг. XX века ознаменован усилением работ по совершенствованию управления народным хозяйством страны. Директивными органами был издан ряд документов, направленных на развитие научных основ управленческого труда и их внедрение. Был создан и активно включился в работу по совершенствованию делопроизводства целый ряд организаций непроизводственной сферы. В 1966 году открыт Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) при Главном архивном управлении (ГАУ) СССР, проводивший значительный объем работ по совершенствованию делопроизводства.

Всесоюзный научно-исследовательский  институт оргтехники (ВНИИоргтехники). В деятельности института особо следует выделить участие в разработке общесоюзных нормативно-методических документов по совершенствованию делопроизводства. Наиболее важной из работ по этому направлению стало участие института в создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), нормативного документа, охватившего организацию делопроизводства в масштабе всей страны. Для ЕГСД ВНИИоргтехники подготовил раздел «Механизация делопроизводственных процессов». В нем институт изложил рекомендации по техническому оснащению не только специализированных делопроизводственных подразделений, но и рабочих мест специалистов других подразделений, имевших отношение к документированию. В этом разделе была дана классификация организаций по объему их документооборота. Вслед за этими документами был создан при участии ВНИИоргтехники комплекс государственных стандартов в области документирования, в том числе: ГОСТ 6.38 - 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 6.39 — 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»; ГОСТ 6.15.1 — 75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и др. ВНИИоргтехники принадлежит идея создания автоматизированных рабочих мест для персонала (АРМ) новых учреждений. Наряду с этим ВНИИоргтехники активно занимался подготовкой методических документов по оргпроектированию.

В 1970 г. ВНИИДАД  была опубликована «Методическая программа  исследования делопроизводства в министерствах и ведомствах». Методическая программа заложила основы изучения наиболее сложного и малоизученного процесса документообразования.

В этот период ведущими учреждениями разрабатывается  ЕГСД. В ЕГСД можно выделить четыре крупных проблемы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота и текущее хранение документов (организация документооборота, регистрация документов и построение справочного аппарата, организация контроля исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка документов к последующему хранению); экономика, нормирование и организация труда делопроизводственного персонала; механизация делопроизводственных процессов. Единая государственная система делопроизводства вводила не только единообразие в ведении делопроизводства в учреждениях страны, но и создала необходимые условия для механизированной, а затем и автоматизированной обработки документов. В период создания ЕГСД в стране была начата разработка автоматизированных систем управления (АСУ). ЕГСД была утверждена в 1973 г.

В 1974 г. ВНИИДАД  совместно с институтом труда  и ВНИИОргтехники разработали «Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства». B методических рекомендациях раздел по рациональной организации документооборота предусматривал предварительное рассмотрение и распределение полученных документов, чем обеспечивалась прямоточность движения документов, централизованное выполнение таких важных операций, как регистрация, контроль и справочная служба. Обучение работников правилам ведения делопроизводства по ЕГСД предусматривало организацию семинарских занятий и инструктаж отдельно для делопроизводственного персонала и для специалистов учреждения.

B течение ряда лет ВНИИДАД работал над проблемой совершенствования делопроизводства в местных органах государственной власти и в 1972 г. выпустил «Пособие по совершенствованию делопроизводства местных органов государственной власти». ВНИИДАдом проводилась значительная работа по рационализации делопроизводства.

Одним из первых проблемой проектирования рациональных систем делопроизводства стал заниматься научно-исследовательский сектор Московского государственного историко-архивного института. Им была разработана «Методика предпроектного обследования организации труда и документооборота в аппарате управления». Здесь были четко определены основные методы исследования: изучение документов, непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, хронометраж, ФРД, СФРД, графический, статистический.