Место делопроизводства в структуре управленческого труда

3.2. Службы документационного  обеспечения управления

        Документационное обеспечение управления  в организации осуществляется  специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ:  управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.

         В состав управления делами входят: канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приёмная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), центральный архив.

          В состав канцелярии входят подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

         В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

         В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное должностное лицо.

         Структура и штаты службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и функций, возлагаемых на данную службу. Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями. Они разрабатываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации.

          Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учётом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учётно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

            Основные задачи, решаемые в процессе управления документацией предприятия, являются:

• организация рационального документооборота,
• контроль исполнения документов,
• оперативное хранение документов,
• архивное хранение документов.

Конечной целью деятельности по управлению документацией является

создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной  информации в обусловленные содержанием  деятельности предприятия сроки  и с наименьшими материальными  затратами.

3. 3.  Ответственность  руководителей за организацию и ведение делопроизводства

Статьей 25 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» установлено, что республиканские  и местные органы государственного управления создают надлежащие условия  для документационного обеспечения управления своих аппаратов, на подведомственных предприятиях, в учреждениях и организациях, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

Государственные органы, а также  предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение производства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

          Работники  несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

В Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (ст. 89¹, 89², 89³, 89⁴, 224¹²)  предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:

• утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений – предупреждение или наложение штрафа в размере от пяти до двадцати базовых величин;
• выделение помещений для  размещения документов с нарушением установленных законодательством норм,  изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях  документов на государственное  хранение – предупреждение или штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;
• несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдение требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения – штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;
• незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу – предупреждение или штраф в размере от пяти до двадцати базовых величин.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях  и наложение указанных административных взысканий от имени Государственной инспекции архивов и делопроизводства имеют право:

• Главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь и его заместитель;
• Государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь;
• Государственные инспекторы архивов и делопроизводства Республики Беларусь по областям и г. Минску.