Министерское делопроизводство

Введение

 

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо  изменились.

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена

В древности документы  составлялись на самых различных  материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в  Древнем Новгороде - на бересте.

Изобретенная в 105 г. в  Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления.

Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера.

Документы возникли вместе с письменностью. В начале как  средство закрепления имущественных  отношений, а затем с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации.

Документы являются одним  из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль  деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию  работы с ними.

В данной работе рассмотрен такой этап делопроизводства, как  министерское делопроизводство, порядок работы с документами и содержание управленческих документов.

 

 

 

 

1.Министерское делопроизводство.

 

 

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях  конца XVIII в. президенты имели более  широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий:

 

- военно-сухопутных сил

- военно-морских сил

- иностранных дел

- внутренних дел

- внешних дел

- коммерции

- финансов 

- народного просвещения

- юстиции

- государственное казначейство на правах министерства.

 
           

Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом. 
 
Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.[1, с.19]. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.

Структура министерств  имела следующий вид:

Рис.1 «Структура министерств».

 

 

 

Коллегии были сохранены  и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других - несколько.

Между министерствами и  коллегиями установились довольно сложные  отношения. Смешение двух начал в  системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы.

25 июня 1811 года был принят закон "Общее учреждение министерств". Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.

Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия - товарищ министра.

Строгая регламентация  делопроизводства привела к созданию канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все "письмоводство".

Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

- порядок вступления  дел

- движение (производство) дел

- отправление дел

- ревизия

- отчеты (о крайнем  бюрократизме в делопроизводстве  свидетельствовал тот факт, что  документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).

Согласно Закона - по своему назначению, способу составления  и характеру исполнения служебные  документы учреждений XIX в. можно  разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и  должностных лиц.

Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Так же был строго регламентирован  порядок прохождения документа  по инстанции. В каждой инстанции  входящие и исходящие документы  должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей: 1.для регистрации документов верховной власти; 2.текщих документов; 3.секретных документов.

По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени".

Дела, решаемые в департаментах  делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности  должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.

"Общее учреждение  министерств" продолжал оставаться  основным законодательным актом,  определяющим существование министерств  вплоть до октября 1917 года.

 

2. Документ и его  функции

 

 В процессе хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми, причем эти сведения, мнения и команды могут передаваться разными способами, в том числе и машинами. [4, с.7].

Важнейшим носителем информации является документ. Слово документ в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком  смысле. Документ- это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [3].

Важной функцией документа является информационная функция. В документе  фиксируются факты, события, явления  практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной  функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

 

 Правила работы  с документами.

 

1. Бланки документов

Документы оформляют на бланках, которые  должны иметь обязательные реквизиты  и установленный порядок их расположения.

Применяют, как правило, следующие бланки:

общий бланк и бланк письма;

бланк должностного лица и конкретного  вида документа:

бланк структурного подразделения.

Бланки документов изготавливают  на светлой бумаге форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Реже используются формат A3 (297×420 мм) для документов, оформленных в виде таблиц, и формат А6 (105×148 мм) для бланков резолюций.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках:

продольный - для изготовления документов: приказы, распоряжения, решения, протоколы и т.д.;

угловой - для изготовления документов: служебные записки, письма, акты, положения, инструкции и т.д.

Лист документа должен иметь  поля не менее: левое - 25 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.

Документы, отправляемые из организации и подписываемые руководством, оформляют на фирменных бланках (с эмблемой организации).

На этих бланках после наименования организации приводят справочные данные, включающие почтовый и электронный  адреса, номера телефонов и телефаксов и другие сведения по усмотрению организации.

Фирменные бланки изготавливают типографским способом. Эти бланки являются документами  строгой отчетности, учет и выдачу их структурным подразделениям производит канцелярия организации.

Учет бланков осуществляют с помощью порядковых номеров, проставляемых на полях или на обратной стороне листа.

Использование ксерокопий фирменных бланков не рекомендуется.

 

2.Наименование документа

Наименование документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. должно соответствовать его содержанию и перечню принятых в организации документов.

Наименование документа  печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и отделяют от следующих далее реквизитов двойным  межстрочным интервалом.

 

3. Дата документа.

Датой документа, в общем  случае, является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления.

Для написания даты используют цифровой и словесно-цифровой способы: 01.03.2008 год или 17 января 2008 г.

Словесно-цифровой способ написания дат (например, 09 августа 2008 г.) рекомендуется применять в приказах, актах, протоколах, финансовых документах.

 

4.Адресат документа.

В качестве адресатов  документов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  и физические лица.

При написании адресата в начале указывают наименование организации-получателя и ее структурного подразделения в именительном падеже, затем, при необходимости, должность  и фамилию лица, которому адресован  документ, в дательном падеже, а  также почтовый адрес.

При адресовании документа  руководителю организации или структурного подразделения их наименование входит в состав наименования должности  адресата.

Инициалы должностного или физического лица указывают  перед его фамилией и при печатании  отделяют от нее одним пробелом.

Проставление почтового  адреса не является обязательным для  постоянных адресатов.

 

5. Текст документа

Текст составляют, как  правило, по одной теме. Информация должна быть полной, ясной и четкой, исключающей вопросы. Текст следует  редактировать. Объем текста не должен составлять более двух страниц.

Отчеты, планы и другие документы, содержащие несколько взаимосвязанных  тем, могут быть большего объема, но не должны превышать семь-восемь страниц.

Документы, составленные на основании и во исполнение других документов (например, вышестоящих органов или органов госконтроля), должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, организацию-автора, дату издания, номер и т.п.

 

6.Утверждение документа.