В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается
устойчивая тенденция к «разгосударствлению»
всех сфер управления. Роль государственных
структур постоянно сокращается в таких
отраслях как экономика, культура, общественно-политическая
жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной
службой РФ не будут приняты меры по сохранению
документов негосударственных структур,
значительная часть ценных источников
по истории современности будет утрачена.
В связи с этим перед государственными
архивами стоит двуединая задача:
Выявить негосударственные
структуры, фонды которых относятся к
профилю комплектования данного архива,
и установить, какие из них являются источниками
комплектования;
Установить «договорные отношения»
с представителями этих структур.
В результате выявления негосударственных
структур составляются списки потенциальных
источников комплектования госархивов.
Источниками комплектования
негосударственных архивов являются организации
нового типа, в деятельности которых образуются
документы, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое, политическое
значение, подлежащие обязательной передаче
на государственное хранение (организации
с государственной или муниципальной
формой собственности) и на основе договора
(с другими формами собственности).
Списки источников комплектования
составляются на основе несколько видоизмененной
системы критериев, которая активно обсуждается
в современном архивоведении:
- функционально-целевое назначение
учреждения (выполнение основных задач
отрасли, уникальность деятельности, новизна
товаров и услуг, стабильность существования,
конкурентоспособность, участие в международных
и региональных программах).
- масштаб деятельности (многопрофильность
производства товаров и услуг; объем уставного
фонда; состав учредителей и участников;
межрегиональная деятельность; численность
работников).
- вид организации (сложившаяся
структура и организация деятельности,
наличие иностранного партнера, наличие
уникальных или наиболее типичных структур).
- полнота отражения информации
(степень повторения ценной информации,
в том числе в фонде других организаций).
Среди источников комплектования особую
группу составляют общественные организации
– партии, союзы, движения, студии, клубы
и др. Критерии определения источников
комплектования отношении этой категории
фондообразователей только разрабатываются.
Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других
центров хранения современной документации
и архивов общественных движений, можно
наметить общие тенденции в отборе на
постоянное хранение документов этих
организаций. На основании изучения хроники
общественно-политической жизни архивисты
делят всю совокупность современных общественно-политических
организаций по направлениям и характеру
их деятельности на общественно-политические,
религиозные, правозащитные, культурные,
экологические и др.
Политические организации в свою очередь
по ориентации подразделяются на национал-патриотические,
марксистские, социал-демократические,
либерально-демократические и др.
В каждой из этих групп выделяются, в
свою очередь, лидирующие организации,
в документах которых наиболее полно должна
отразиться история того или иного общественно-политического
направления. Далее, при непосредственном
изучении архива организации вступает
в силу критерий истории фонда, т.е. наличие
в архиве организации документов, наиболее
полно отражающих важнейшие события общественно-политической
жизни страны и региона, а также деятельность
самой партии и ее лидеров и различных
движений, структуру региональных отделений
движения.
ОРГАНИЗАЦИЯ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ
2.1. Передача
дел на хранение в ведомственный архив
После оперативной работы с
документами дела структурных подразделений
должны быть переданы на хранение в ведомственный
архив. В ведомственный архив сдаются
дела, оконченные производством, на срок
хранения более 10 лет, а также дела по личному
составу. Передача дел в ведомственный
архив осуществляется по описи, составляемой
в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо
проверить:
- правильность формирования
и оформления дел;
- соответствие количества дел
постоянного и долговременного хранения,
заведенных в соответствии с номенклатурой,
и количество этих же дел, включенных в
опись.
Проверка формирования дела
предполагает установление соответствия
между заголовком дела на его обложке
и содержимым дела. Принципы формирования
дел отражены в их заголовках, которые,
в свою очередь, закреплены в номенклатуре
дел учреждения.
Дела, передаваемы в ведомственный
архив, должны подвергаться в структурном
подразделении полному оформлению. Это
означает, что каждое дело должно быть
переплетено и подшито, листы дела должны
быть пронумерованы, причем нумерация
должна быть скреплена заверительной
надписью в конце дела, где указывается
общее количество листов; обложка дела
должна быть правильно оформлена, т.е.
содержать название учреждения и структурного
подразделения, делопроизводственный
индекс дела, заголовок дела, крайние даты
дела, срок хранения дела, количество листов
в деле. Кроме того, на особо ценные, личные,
судебные и следственные дела, а также
другие категории дел составляется внутренняя
опись, в которой указывается заголовок
и дата каждого документа, его индекс и
номер листов дела, на которых находится
документ.
Сопоставление количества дел
в номенклатуре и в описи – очень ответственная
задача. Если в описи дел постоянного и
долговременного хранения меньше, чем
было заведено в соответствии с номенклатурой,
об этом следует составить справку и предпринять
все меры к розыску недостающих дел.
Материалы долговременного
хранения по личному составу (до 75 лет),
по которым исполняется множество социально-правовых
запросов граждан, поступают на хранение
в объединенные межведомственные архивы.
Сроки хранения документов в ведомствах,
имеющих отраслевые фонды, определяются
специальным соглашением между ведомством
и Росархивом.
2.2. Передача
дел на хранение в государственный
архив
Документы принимаются от ведомств
по описям дел постоянного хранения с
визой экспертно-проверочной комиссии
(ЭПК) архивного учреждения, а также по
акту приема-передачи.
В государственном архиве строго
следят за соблюдением сроков передачи
документов от источника комплектования
в госархив. Передача дел из каждого учреждения
– источника комплектования в государственный
архив осуществляется ежегодно или раз
в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов
фондообразователя). Естественно, что
если у архива 200 источников комплектования,
регулярное комплектование возможно только
при составлении графика приема документов
из учреждений. комплектование государственного
архива документами данного фондообразователя
осуществляется в несколько этапов:
- сначала на заседании ЭПК госархива
утверждается опись дел постоянного хранения,
которые должны быть переданы в архив
(этот экземпляр описи остается в государственном
архиве);
- затем в ведомственный архив
выезжает сотрудник государственного
архива для проверки физического и санитарно-гигиенического
состояния дел, оформления дел и т.д.;
Наконец, на последнем этапе,
в соответствии с описями поединично передаются
дела на постоянное хранение. В особо ценных
делах проверяется количество листов.
Если количество дел в описи больше количества
реально передаваемых дел, в описи делается
новая итоговая запись, а ведомственный
архив составляет справку о причинах отсутствия
дел.
Основным документом, на основании
которого производится прием документов
на хранение, является акт приема-передачи
документов на хранение. В акте указывается
учреждение, передающее документы, и архив,
в который они поступают, причина передачи
(истечение сроков ведомственного хранения
или ликвидация учреждения), а также реальное
количество передаваемых копий, количество
особо ценных дел и др. Акт составляется
в двух экземплярах, подписывается представителями
государственного и ведомственных архивов.
Вместе с документами передаются
еще два экземпляра описи (в дополнение
к экземпляру, оставшемуся в архиве после
утверждения описи на ЭПК государственного
архива). Один экземпляр описи остается
в ведомственном архиве. На трех экземплярах
описи, переданных в государственный архив,
делается отметка о передаче документов.
Всего составляется четыре экземпляра
описи.
Прием документов от источников
комплектования негосударственной части
Архивного фонда РФ имеет свою специфику.
Как показывает опыт, сохранность документов
у этих фондообразователей оставляет
желать лучшего, поэтому рекомендуется
принимать документы через пять лет после
окончания их делопроизводства. Собственники
документов могут передавать свои документы
в собственность государства на хранение
в учреждения Федеральной архивной службы
России, государственные музеи и библиотеки.
При этом передача права собственности
на документы оформляется соглашением
(договором) с архивным учреждением.
В случае необходимости условия
хранения и использования документов
могут включать ограничения права доступа
и использования документов, содержащих
тайну личной жизни, коммерческую тайну,
являющихся объектом авторского права
и др.
Документы личного происхождения
также могут поступать в государственный
архив по договору дарения, по завещанию,
по решению суда или нотариальных органов
о признании документов бесхозными, по
договору купли-продажи.
На временное хранение (депонент)
документы личного происхождения передаются
на основании личного заявления владельца.
При приеме документов также
составляется акт приема-передачи, к которому
прилагается сдаточная опись.
Особое важное значение имеет
договор между архивом и владельцем, поскольку
на его основе документы передаются в
государственную собственность. Поэтому
следует детально обсудить с владельцем
каждый его пункт.
В современных условиях архивисту
зачастую необходимо использовать методы
«активного комплектования»:
- проведение бесед с фондообразователями
о важности сохранения их документов;
- выявление потенциальных источников
комплектования в органах регистрации
юридических лиц, а также на основе изучения
хроники общественно-политической жизни;
- анкетирование, интервьюирование
лидеров и членов партий и движений, запись
митингов и других событий общественно-политической
жизни, запись устных воспоминаний;
- сбор воспоминаний, составление
хроники событий;
- сбор документов, отражающих
общественное мнение, участие во встречах,
«круглых столах» с фондообразователями.
Основой работы по «активному
комплектованию» является высокий профессионализм,
компетентность, вежливость и активная
жизненная позиция архивиста.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Комплектование архива – систематическое
пополнение архива документами в соответствии
с его профилем и действующим законодательством.
Профиль архива определяется Федеральной
архивной службой РФ.
Государственные архивы комплектуются
архивными документами, образующимися
в деятельности органов государственной
власти, государственных учреждений, организаций
и предприятий или приобретенными этими
архивами, а также документами, переданными
им негосударственными учреждениями,
организациями, предприятиями и гражданами.
Работа по комплектованию архива документами
складывается:
- из установления профиля архива;
- определения источников комплектования;
- определения состава документов,
подлежащих хранению в архиве;
- организации комплектования.
Источниками комплектования
государственных архивов, хранящих документы
постоянно, являются организации и физические
лица, в деятельности которых образуются
подлежащие передаче в госархивы документы
Архивного фонда РФ. Росархив определяет
категории государственных организаций,
документы которых передаются в госархивы.
Совместно с собственниками Росархив
определяет, какие документы негосударственных
организаций и физических лиц могут быть
приняты на договорной основе на госхранение.
В реальной архивной практике
создаются два списка источников комплектования.
Передача дел на хранение в
ведомственный архив. После оперативной
работы с документами дела структурных
подразделений должны быть переданы на
хранение в ведомственный архив. В ведомственный
архив сдаются дела, оконченные производством,
на срок хранения более 10 лет, а также дела
по личному составу. Передача дел в ведомственный
архив осуществляется по описи, составляемой
в структурном подразделении.
Документы принимаются от ведомств
по описям дел постоянного хранения с
визой экспертно-проверочной комиссии
(ЭПК) архивного учреждения, а также по
акту приема-передачи.
При формировании Архивного фонда страны
из огромного количества документов лишь
незначительная часть поступает на государственное
хранение.
СПИСОК
ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
- ИСТОЧНИКИ
1.1. Перечень типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры РФ от
25.08.2010 N 558.
1.2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 1998.
- ЛИТЕРАТУРА
2.1. Алексеева Е.В. Архивоведение:
Учебник для нач. проф. образования: Учеб.
пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева,
Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова.
– М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
2.2. Афанасьева Л.П. Примерная
программа дисциплины «Архивоведение».
– М.:ПрофОбрИздат», 1999. – 125 с.
2.3. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н.,
Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству,
архивному делу и основам работы на компьютере.
М.-Спб.:СИЛ-Пресс, 2001. – 275 с.
2.4. Тельчаров А.Д. Архивоведение
(конспект лекций). – М.: «Приор-издат»,
2004. – 160 с.