Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и  описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного  шифра и заголовков (аннотаций) с  описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивного шифра  архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра  единицы хранения. При наличии  больших исправлений обложка  и титульный лист заменяются с  сохранением при необходимости старой обложки.  При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах. Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки. Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

2. 2 Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия  и состояния дел в архивах  – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям  и итоговым записям в описях; выявить  повреждённые дела, содержащие документы  с затухающими текстами, требующие  реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.  Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится

- уникальных документов - ежегодно;

- особо ценных документов  на бумажной основе - один раз  в 10 лет (в государственной  библиотеке - один раз в 5 лет);

- аудиовизуальных и электронных  документов - один раз в 5 лет;

- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия  остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и  состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в  государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная  проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния  всех фондов архива либо отдельных  комплексов материалов.

Проверку наличия и  состояния дел проводит группа сотрудников  в количестве не менее 2 человек. До начала работы устанавливается полнота  учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно  выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи  номера дел. Проверка проводится путём  сверки фактического наличия дел  с описью. При этом сверяется номер  дела, индекс дела, заголовок, крайние  даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием  дела на его обложке. Физическое состояние  определяется путём визуального осмотра дела.  Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем. При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.  По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.  На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов . Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др. Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов. Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

- изучить учетные документы  по выдаче дел из хранилища;

- проверить правильность  итоговой записи в описи, по  которой числятся необнаруженные  дела, так как могли быть допущены  технические ошибки в порядковой  нумерации дел, а при составлении  итоговых записей пропущенные  и литерные номера не были  учтены;

- проанализировать заголовки  необнаруженных дел в описях  дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды  или включенные в другую опись  данной организации, но под  другим номером;

- изучить старые описи  на дела, подвергшиеся ранее научно-технической  обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

- организовать розыск  не обнаруженных при проверке  дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались  необнаруженные дела, предварительно  изучив их описи;

- проверить акты приема-передачи  дел в архив из организаций;

- изучить акты о выделении  дел и документов к уничтожению,  акты выдачи дел во временное  пользование. 

На дела, найденные в  ходе розыска, составляется справка, которая  подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается  место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное  пользование без составления  соответствующего документа, найдены  в организации, объединены с другими  делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки  необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования  надобности.

На дела, отсутствие которых  является обоснованным, составляется справка о результатах розыска  со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с  учета и т.д.).

На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении  дел и подробная справка о  проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается  завершённой после внесения изменений  в учётные документы проверяющегося фонда.

2. 3 Создание страхового  фонда особо ценных документов  и фонда пользования

Страховой фонд – это  совокупность страховых копий особо  ценных документов архива. Страховой  копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого  поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».

Страховой фонд создаётся  в целях сохранения ценной документной  информации на случай утраты или повреждения  оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены  страховые копии, в специальных  архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области). Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании  дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности  копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается  лабораторией или организацией - изготовителем  страховых копий заново.Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного  документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или  микрофиша) 1-го поколения, изготовленная  на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом  оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента  является первая совмещенная копия  оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента  является первая копия оригинала, изготовленная  на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных  материальных носителях и предназначенных  для использования с целью  обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а  также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в  процессе других работ (рассекречивание  архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный  одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

- для архивных документов  на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной  пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

- для фотодокументов - один  позитивный фотоотпечаток и один  дубль-негатив;

- для кинодокументов - одну  позитивную совмещенную копию,  один промежуточный позитив изображения  и один контратип фонограммы (для  звуковых кинодокументов). Позитивная  копия и промежуточный позитив  изображения должны входить в  комплект кинодокумента, принимаемого  на постоянное хранение. Допускается  дополнительное изготовление фонда  пользования кинодокументов в  виде видеофонограмм в форматах  Betacam и VHS;

для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования  копий архивных документов, в том  числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных  единиц хранения. Копии отдельных  архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе  тематических подборок архивных документов.

3. Обеспечение физико-химической  сохранности архивных документов

3. 1 Проверка физического  состояния документов

Проверка физического  состояния документов проводится для  выяснения общей картины состояния  фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов. бВ основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

Проверка физического  состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно  планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.