Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

Проводить оценку физического  состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

1) сплошная проверка всех  объектов изучаемого массива  (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную  информацию о состоянии всех  документов фонда. Недостаток - большие  временные затраты;

2) выборочный способ, когда  из всего объема массива выбирают  лишь небольшую часть (случайная  малая выборка) и по ней судят  о состоянии всего массива  (фонда). Достаточно 2% выборки от  всего массива для вывода о  состоянии массива в целом.  Достоинство - временные затраты  значительно меньше, чем при сплошной  выборке. Недостаток - дает усредненную  информацию о состоянии всего  массива без конкретной оценки  состояния документов, не попавших  в выборку;

3) попутное выявление  документов с дефектами бумаги  и текста всеми сотрудниками  архива в ходе выполнения ими  служебных обязанностей (если их  обязанности связаны с полистными  просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы. Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и оценка физического  состояния документов связана с  выявлением качественных признаков (степень  угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую  субъективность оценок эксперта. Поэтому  особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику  экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и  технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния  архивных документов.

Учет физического и  технического состояния аудиовизуальных  документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния  фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного  фонда Российской Федерации, находящихся  в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная  книга. Соответствующие отметки  проставляются также в других документах учета физического и  технического состояния архивных документов.

Учет физического и  технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных  документов.

3. 2 Физико-химическая и  техническая обработка архивных  документов

Физико-химическая и техническая  обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного  старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки  архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция,  дератизация архивохранилищ как  совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная  обработка), как комплекс работ  и технологических операций по  восстановлению свойств и долговечности  оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных  документов с целью создания  страхового фонда копий уникальных  документов и особо ценных  документов и фонда пользования;  фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов  в режиме аварийно-спасательных  работ, в том числе с применением  средств и способов сушки, дезинфекции,  дезинсекции, замораживания, реставрации,  воспроизведения, дезактивации и  других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные  документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим  реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной ленте:

- очистке поверхности  от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших и  покоробленных склеек;

-  оформлению рулонов  магнитной ленты защитной магнитной  лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

- перемотке с целью  снятия внутренних напряжений  в рулонах магнитных лент, возникших  из-за перепадов температуры и  влажности при хранении и транспортировании  архивных документов;

б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливанию;

- удалению восковых, жировых  и иных загрязнений;

- укреплению склеек и  просечек;

- ремонту перфорации;

- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

- ремонту поврежденных  полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам  проверки их состояния в порядке  очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным  ценностным группам, особенностей физического  состояния архивных документов различных  видов и возможностей архива. Приоритет  отдается уникальным документам и особо  ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются  также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми  нормативными и методическими документами.

Список литературы.

1. Федеральный закон "Об  архивном деле в Российской  Федерации" от 22 октября 2004 года  № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными  Федеральным законом от 4 декабря  2006 года № 202-ФЗ).

2. Приказ Министерства  культуры и массовых коммуникаций  РФ от 18 января 2007 г. № 19 «Об  утверждении Правил организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда РФ и других архивных  документов в государственных  и муниципальных архивах, музеях  и библиотеках, организациях Российской  академии наук». 

3. Решение коллегии Министерства  культуры и массовых коммуникаций  РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении  сохранности и упорядочении архивных  документов федеральных органов  исполнительной власти, упраздненных  Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре  федеральных органов исполнительной  власти»».

4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация  документов. Основные термины и  определения.

5. Основные правила работы  архивов организаций. Одобрены  решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

7. Правительство обсуждает  вопросы сохранности и использования  архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.

8. Попова Е.Н. Обеспечение  сохранности документов Архивного  фонда РФ в современном законодательстве  Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

9. Привалов В.Ф. Обеспечение  сохранности документального наследия  в современных условиях //Отечественные  архивы. - 1999. - № 2.

 

 

 

 

Генеральному директору

 завода «Н» С. С. Сидорчуку

от инженера сборочного цеха

М.М. Михайлова

 

 

заявление.

Прошу предоставить мне очередной  отпуск с 12 апреля 2013 года на 10 календарных  дней (по 22 апреля 2013 года).

 

28.03.2013_______________________ М.М. Михайлов

                                                     (подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ректору Московского

 государственного университета

И.И. Иванову

от студента группы 42

А.И. Петрова

 

 

заявление.

Прошу допустить меня к  сдаче итого экзамена по специальности «Юриспруденция» на юридическом факультете.

 

01.04.2013г.  _____________________ А.И.  Петров        

                                                   (подпись)