Общие нормы и правила оформления документов

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).

Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01-16). 

Содержательная часть - главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17-20).

Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25-29).

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-03 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30-03 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

Герб субъекта Российской Федерации (второй реквизит) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использованием герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.

Эмблема организации (третий реквизит) или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код организации - автора документа (автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа, входящего в состав Унифицированные системы документации (УСД) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие (УСД):

1. Организационно-распорядительной документации;

2. Первичной учетной документации;

3. Банковской документации;

4. Финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации

бюджетных учреждений и организаций;

5. Отчетно-статистической документации;

6. Учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7. Документации по труду;

8. Документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9. Внешнеторговой документации.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа, Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном на одном уровне.

Реквизит «Справочные данные об организации» содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).

«Дата документа» - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и / или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее по тексту - подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому типовая инструкция определяет местонахождение даты каждого из них. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 июня 2001 года или 5 октября 2001 г.), а в остальных случаях - цифровой (14.06.2000 или 05.11.2001). Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты. В некоторых международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2005.06.14, или 2005.11.05). Действующие типовая инструкция и ГОСТ допускают датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда. Документ может адресоваться организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, гражданам. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Пензенский государственный университет

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Пензенский государственный университет

Учебное управление

Старшему специалисту А.С. Николаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. №1239. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: «Справочные данные об организации»; «Адресат»):

наименование адресата (наименование организации - юридического

лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Пензенский государственный университет

ул. Красная 40, Пенза, 440017

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

И.П. Калинину

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Пенза, 440012

 «Гриф утверждения документа» - реквизит документа, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор гимназии №1

Личная подпись И.С. Михайлов

12.09.2001

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

 «Резолюция» - реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

Положения о выпускающей кафедре

Личная подпись

05.11.2000

При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.

 «Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; или чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретарю-референту. ¹⁵

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора. Заголовок составляет составитель документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.