Организация делопроизводства на предприятии

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив.

Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, а также повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис.

Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п. Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью. Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления), с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций. Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.

Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных.

Основными функциями этой подсистемы являются:

• организация работы с электронными документами;

• контроль исполнения документов;

• их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Широко известна система Microsof Office for Wi№dows, включающая в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Desig№er, программы обслуживания факс– модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Poi№t и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

• обработку входящей и исходящей информации;

• создание и редактирование электронных документов;

• сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

• хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

• маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

• удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

 

2.3. Экспертиза ценности  документов

 

Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).

Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п.

Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа; при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначением на обложке сроков хранения); при направлении документа в дело.

Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними.

Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: 6мес., 1 г., 3 г., 5л., 10л., 15л., 50л., 75л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

Уточнив сроки хранения документов, и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к оформлению дел.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, их можно хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.

Дела подлежащие полному оформлению проходят следующие этапы:

Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

• обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

• подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.

Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.

Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.

Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.