Организация документооборота

 

 

 

Форма регистрационного  журнала входящих документов

• резолюция руководителя или должностного  ответственного лица
• срок исполнения
• ФИО исполнителя, должность, служ. тел.
• отметка об исполнении  (фиксируют все передачи документа и результат исполнения)
• № дела по  номенклатуре дел (куда документ помещен после исполнения).

• Так как запись в журнал ведется в последовательности  поступления документов,  то регистрацию может  вести только один человек.
• Один и тот же документ многократно учитывается при прохождении по инстанциям в различных формах журналов.
• Не позволяет осуществлять справочную работу по документам, так как для поиска необходимо знать примерную дату получения документа.
• Невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов. Документы имеют разные сроки исполнения. Для выявления документов, у которых срок исполнения истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале.

 

назад

 

Недостатки журнальной  системы регистрации:

Все эти недостатки  позволяет преодолеть карточная  система регистрации.

 

 

Карточная форма регистрации  документов

Форма регистрационно-контрольной  карточки и расположения в  ней реквизитов определяется  самой организацией.

•  Формата А5 (148210 мм);
• Формата А6 (105148 мм).

Обычно на один документ заводят  две карточки:

Заполнив одну карточку, ее помещают  в сроковую картотеку.

Заполнив вторую – в информационно-справочную  картотеку.

Документ передают исполнителю  для работы над ним.

 

 

Формы карточки могут  быть:

Реквизиты карточки:

Лицевая сторона,

• Календарная шкала от 1 до 31 числа (месяца);
• Корреспондент (автор письма);
• Дата получения документа;
• Регистрационный входящий № (индекс) документа;
• Заголовок (краткое содержание)
• Резолюция руководителя или ответственного лица;
• Срок исполнения (обводится кружком на календарной шкале).

 

Оборотная сторона,

• Регистрационный  № (индекс) исходящего документа
• ФИО исполнителя, должность, служ тел
• Отметка об исполнении (фиксируют все передачи документа и результат исполнения);
• .фактически дата исполнения
• № дела по номенклатуре дел (куда документ перемещен после исполнения);
• Количество листов в документе

Инициативные и ответные документы  регистрируются на одной карточке. После учета документов регистрационные  карточки помещаются в контрольные  и информационно-справочные картотеки.

Инициативные и ответные  документы регистрируются на  одной карточке. После учета документов регистрационные карточки помещаются в контрольные и информационно-справочные картотеки.

• Регистрировать могут несколько работников одновременно разные документы.
• Карточки на один документ можно делать хоть сколько.
• Карточки  можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки.
• Один экземпляр карточки можно сразу же передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документа

 

Преимущества карточной  системы регистрации документов:

 

назад

Контролю подлежат все зарегистрированные  документы

• Контроль  исполнения документов включает:
• Постановку документа на контроль
• Проверку своевременного доведения документа до исполнителя
• Предварительную проверку и регулирование хода исполнения.
• Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Цель контроля – обеспечить своевременно и качественно исполнение документов. Контролировать исполнение документов могут руководитель, секретарь, ответственное должностное лицо.

 

Контроль за исполнением  документов.

Цель контроля – обеспечить своевременно и качественно исполнение документов. Контролировать исполнение документов могут руководитель, секретарь, ответственное должностное лицо.

Исчисляются в календарных  днях с латы поступления документа  или с даты подписания (утверждения) документа.

Перечень типовых сроков исполнения  документов есть в приложении  к документу «Государственная  система документационного обеспечения  управлением».

 

Сроки исполнения.

Типовые сроки – устанавливаются актами высших органов власти. Типовые сроки указываются в инструкции по делопроизводству учреждения.

Индивидуальные сроки – устанавливаются руководителем организации. Типовые сроки указываются в резолюции руководителя в документе.

Если невозможно своевременно  исполнить документ, то об этом  сообщается руководителю или  должностному лицу, резолюция которого  стоит на документе. Только он  имеет право на перенос срока  исполнения документа. Вопрос о  переносе срока исполнения ставится  не позднее 1 дня (лучше  за 2 – 3 дня) до истечения контрольной даты.

 

Изменение срока исполнения  документа.

 

Документ считается исполненным после полного выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ, исполнения заданий, поручений. Результат исполнения должен быть записан в регистрационной карточке и на самом документе.

 

Снятие документа с  контроля:

Форма контроля. Сроковая  картотека.

 

Для ведения контроля  используют:

 

Регистрационные карточки

 

Карточный ящик с 32 подвижными (картонными) разделителями

- 31 разделитель – это числа  месяца   (31день)

         - перед 1-ым разделителем – ставят карточки с просроченным сроком исполнения. Карточки находятся здесь пока не назначат новый срок исполнения.

          - за 32-ой разделитель – ставят карточки на документы, которые должны быть исполнены в следующем месяце.

 

 

За 2 –3 дня до конца месяца  все карточки расставляются по  числам нового месяца.

По сроковой картотеке можно  легко узнать, какой документ  и на какой день должен быть  исполнен.

 

Карточки зарегистрированных  документов расставляют в картотеку  по срокам исполнения.

Зафиксировать в регистрационной  карточке все поставленные на  контроль документы, указания, поручения, задания руководителя.

• В начале рабочего дня вынуть все карточки на задания текущего дня и проверить. Будут ли они исполнения (по телефону или лично).
• Сообщить руководителю, если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения.
• Если срок продлевается, внести в регистрационную карту новый срок исполнения документа.
• Выявить по карточкам документы, у которых срок исполнения истекает через 2 – 3 дня. Предупредить об этом каждого исполнителя.

 

 

Обязанности секретаря  по ведению срокового контроля:

• Информировать руководителя о состоянии и ходе исполнения документов.
• Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки сделать отметку об исполнении (как решен вопрос, в каком деле подшит документ)
• После снятия документа  с контроля контрольную карточку переставить в справочную картотеку.
• Вести картотеку исполненных документов.

Регистрационные карточки карточки  исполненных документов хранят 3 года в архиве.

После снятия документа с  контроля контрольную карточку  переставить в справочную картотеку.