Организация документооборота

Подготовленный проект документа передается на рассмотрение уполномоченному лицу. Если уполномоченное лицо выявляет какие-либо недостатки в документах, то они возвращаются исполнительному листу на доработку. Вместе с проектом документа на рассмотрение могут быть представлены следующие документы:

- письменное обоснование необходимости  рассмотрения проекта, включающее  характеристику проекта, его целей  и основных положений, места документа  в системе документации предприятия;

- справка о состоянии законодательства  в данной сфере правового регулирования  со ссылкой на законодательные, нормативные правовые акты, локальные  нормативные акты и организационно-распорядительные  документы предприятия, в целях  реализации и (или) в соответствии  с которыми подготовлен проект  документа;

- перечень действующих локальных  нормативных актов и (или) организационно-распорядительных  документов предприятия, отмена, изменение  или дополнение которых (в целом  или их отдельных положений) потребуются в связи с введением в действие документа, представленного на рассмотрение;

- финансово-экономическое обоснование - если это обусловлено видом  и (или) функциональным назначением  документа, представленного на рассмотрение;

- заключение юрисконсульта - если  это обусловлено видом и (или) функциональным назначением документа, представленного на рассмотрение;

- проект сопроводительного письма - если это обусловлено видом  и (или) функциональным назначением  документа, представленного на рассмотрение.

Внутренние документы также подлежат регистрации в журнале регистрации внутренних документов, поэтому внутренним документам присваивается внутренний номер. Журнал ведется как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Нумерация внутренних документов ведется в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.

Копии внутренних документов рассылаются по структурным подразделениям в соответствии с их назначением.

 

      2.4. График документооборота на предприятии

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105 (далее - Положение), движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Приведем пример графика документооборота по ООО "Аврора" (см. Приложение № 3).

Таким образом заполняется график по всем документам, используемым на предприятии.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

 

      2.5. Порядок контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов предполагает совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов (предписываемых ими действий). Предварительно необходимо выявить документы, исполнение которых подлежит контролю. При осуществлении контроля необходимо:

- определить соответствие документов  качеству и срокам исполнения;

- провести предварительную проверку  и регулирование хода исполнения  документа;

- произвести учет, обобщение и  анализ хода и результата контроля;

- поставить в известность директора  организации и всех заинтересованных  лиц о результатах контроля.

Стоит отметить, что наиболее тщательному контролю подлежат следующие документы:

- поступившие на предприятие  от территориальных (отраслевых) органов  управления (власти), по отношению  к которым предприятие занимает  подчиненное положение;

- требующие срочного или оперативного  исполнения;

- входящие и внутренние документы, отражающие приоритеты деятельности  предприятия;

- иные документы - по решению  руководителя предприятия (отдельные  поручения, указания, приказы и распоряжения).

Для организации систематического контроля на предприятии руководителем назначается инспектор. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители) соответствующих документов.

В случае принятия решения о постановке документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка (штамп) "К" ("Контроль"). Одновременно сведения о постановке документа на контроль исполнения фиксируются в соответствующем регистрационном журнале и электронной базе документов, поставленных на контроль. Сведения о ходе и результатах исполнения документов (с указанием даты каждого промежуточного контроля) отражаются в журналах и электронной базе документов.

При осуществлении предварительной проверки и регулирования хода исполнения основное внимание уделяется своевременности, полноте и качеству исполнения документа. Так, проверка своевременности исполнения документа предполагает установление соответствия срока его фактического исполнения установленному для данного документа сроку исполнения, исчисляемому в календарных днях и обозначаемому конечной датой.

Как говорилось ранее, при осуществлении проверки необходимо установить соответствие сроков исполнения документов предъявляемым требованиям. Если указан конкретный срок исполнения документа, то этот срок будет являться окончательным. Если срок не указан, но имеется пометка "срочно", то исполнить такой документ необходимо в трехдневной срок, документы с пометкой "оперативно" - в десятидневный срок. Если документ не имеет пометок, то срок исполнения не должен превышать 30 дней. Документы, подлежащие исполнению по поручениям органов власти (управления), в том числе поступившие от ответственных исполнителей указанных органов на согласование, - в срок не более 10 дней.

Документ признается полностью исполненным в том случае, если содержание фактических действий по его исполнению полностью соответствует предписанным для исполнения. Если принятый к рассмотрению проект документа не был по истечении трех рабочих дней возвращен исполнителю на доработку, он также считается полностью исполненным.

В процессе осуществления контроля необходимо установить соответствие проекта документа требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформления, а также сущности поручения (резолюции), определяющих порядок исполнения документа. Изначально устанавливается степень соответствия проекта документа требованиям, предъявляемым к его содержанию и структуре, затем следует проверка соблюдения требований, предъявляемых к стилю изложения документа, и только потом - правильности оформления проекта документа и, если требуется, сопроводительных материалов к нему.

Документ снимается с контроля после фактического исполнения всех предусмотренных резолюцией (иным образом) заданий, поручений, запросов и (или) документированного подтверждения исполнения соответствующих действий по существу с обязательным сообщением результатов исполнения заинтересованным сторонам.

На основе сведений, зафиксированных в журнале и электронной базе документов по результатам предварительных и итоговых проверок, формируются данные о своевременности, полноте и качестве исполнения документов. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов производятся группой контроля службы ДОУ путем формирования соответствующих справок и отчетов. Информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного полного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, организуется посредством:

- ежемесячного представления справок  и отчетов;

- исполнения (по мере поступления) запросов о состоянии отдельных  документов;

- докладов на протокольных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются  вопросы исполнения документов.

 

Заключение

Таким образом, одним  из важных вопросов организационного обеспечения делопроизводства является создание и развитие службы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организациях различного уровня, статус службы в системе управления, задачи и функции этой службы.

В организациях, где делопроизводство считается отраслью деятельности, создаются и укрепляются самостоятельные структурные подразделения по управлению делопроизводством и документацией. В противном случае служба делопроизводства находится, как правило, в составе хозяйственного подразделения. Как видно, место и роль службы делопроизводства принципиально различны.

В заключении необходимо отметить, что руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

Решение проблемы делопроизводства на предприятиях и в организациях в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников службы делопроизводства. Безусловно, количество и профессионализм работников играют важную роль. Но их работа должна быть организована. Именно организация работы службы делопроизводства на научной основе позволяет более качественно решать многие вопросы делопроизводства. В этом плане важное значение имеет отношение к делопроизводству первого руководителя организации. Если первый руководитель заинтересован в улучшении работы с документами и предпринимает практические шаги в этом направлении, особенно в организационном плане, то уровень и качество работ в этой сфере значительно повышается. «Игнорирование» же первым руководителем решения актуальных и сложных вопросов организации делопроизводства, особенно в плане создания самостоятельной службы на предприятиях и в организациях, приводит, как правило, к негативным последствиям.

 

Список использованной литературы

 

   1. Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. – 2004

   2. Касьянова Г. Ю. Документооборот  в бухгалтерском и налоговом  учете // Москва.- 2008

   3. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004

   4. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: ИНФРА-М, 2003.

   5. Козлова Е.П., Бабченко  Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский  учет в организациях. - М., 2005.

   6. Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004.