Организация документооборота

     Каждый  документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

     Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

     Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение  этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

     Маршрут движения входящих документов зависит  и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполне-ния, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

     Исходящий документопоток, как правило, пронизывает  всю управленческую структуру. Как  инициативные, так и информационные документы готовят специалисты  в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

     Наиболее  нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

     Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать  наиболее целесообразные, оптимальные  маршруты движения документопотоков.  

     

3. Систематизация  документов

 

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

        Номенклатура дел - это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел  включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

     Номенклатура  дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

     Если  учредителем данного предприятия  является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.

     Заголовки дел в процессе формирования дел  могут уточняться. Состав заголовка  дела образует следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
• название предприятия или его структурного подразделения;
• -адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

     Название  вида заводимого дела или разновидности  документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».

     В заголовках дел, предназначенных для  группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается  во множественном числе. Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за 1998 год».

     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».

     В заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».

     В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год».

     В заголовках дел, содержащих документы  разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

     Дела  по вопросам, не разрешенным в течение  одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел  следующего года с тем же индексом.

     В номенклатуру дел предприятия также  включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

     Номенклатура  дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего  года на новый календарный год  по установленной форме. (см. приложение 1)

     В графе 1. таблицы номенклатуры дел  указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

     номер структурного подразделения предприятия  по классификатору подразделений или  номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

     порядковый  номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

     В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в  дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

     Графа 3 «Количество томов» заполняется  по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.  

     

4. Формирование  дел

 

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспонденский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

     Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).

     Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

     Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым они относятся.

     Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, заверительную  надпись, отметку «В дело». Документы  в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

     Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.