Организация документооборота

КТ

Экз. №2

или

Конфиденциально

Экз. №1

На документах государственных  предприятий, содержащих секретную  информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

 

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового  адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита  состоит из следующих частей:

• наименование фирмы в именительном падеже;
• должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
• почтовый адрес.

Например:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

г-ну Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколько  иного вида, например:

Директору

ООО «Эра»

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14.

Слово «господину» печатается в  адресе сокращенно «г.» Или «г-ну».

Если же документ направляется в  правительственное учреждение, а  также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала  указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколько  адресов слово «копия» перед  адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля я правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

 

Реквизит «гриф утверждения»

Утверждаются руководителем, как  правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из

• слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);
• наименования должности лица, утвердившего документ;
• его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО  «Гранд» 

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждения  заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:        

УТВЕРЖДЕНО 

Приказ директора  АО

25.03.95 № 6

Реквизит «гриф утверждения» располагается  в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.

 

Реквизит «резолюция»

Реквизит «резолюция» проставляется  на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит «резолюция» должен включать:

• Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (конкретные действия);
• срок исполнения;
• личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются  несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95»; 

«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95».

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к  нему листке - поручении Это нежелательно, т. К. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

 

Реквизит «заголовок»

Заголовок - краткое изложение основного  смысла текста составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки    таких    Документов,    как    протокол,    инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».

3aголовок располагается после  реквизитов «дата» и «индекс  документа» от границы левого  поля на типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза    

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа  полностью при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок  на документах формата А5.

 

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.

 

Реквизит «отметка о наличии  приложений»

Если к документу имеются  приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.                                      

Если приложения к документу  не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1.  Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

2.  Список поставщиков на 2 л.  в 2 экз.

Если приложением к документу  является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего  на 15 л.

Если приложение к документу  в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе  адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях  в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО «ЭРА»

от 01.04.95 № 17

 

Реквизит «подпись»

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и  личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор    подпись  А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ»   подпись  А.И. Смелов

При оформление документа на бланке организации должность указывается  сокращенно, например:

Директор     подпись  А.И. Смелов

При подписании документа несколькими  должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор    подпись  И.Г.  Орлов

Главный бухгалтер              подпись      Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ»                    Директор 000 «ГЭЗ»   

подпись Г.К. Лан                   подпись      И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.» вносятся машинописным способом или  от руки. 

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших  документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись» проставляется  после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:

• должность указывается от границы левого поля;
• расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.

 

Реквизит «визы»

Внутреннее согласование проекта  документа оформляется визой. Это  необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, например:

Юрисконсульт 

подпись Н.И. Власов

06.06.95

Если у визирующего есть замечания  и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.

На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, имеющемся в  фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.

 

Реквизит «печать»    

На документах, удостоверяющих права  фирмы или должностных лиц, фиксирующих  факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Ответственного за хранение и место  хранения печати определяет руководитель фирмы.

 

Реквизит «о заверении копии»

В случае подписания руководителем  только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

Реквизит «отметка о заверении  копии» располагается ниже реквизита  «подпись».

Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:

Верно

Референт              подпись     А.Л. Силин

00.00.00

При пересылке копии документа  в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

 

Реквизит «фамилия исполнителя  и номер его телефона»

Фамилию исполнителя (составителя) и  номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы», например:

Серова 236-01-26

Этот реквизит очень важен для  оперативной связи с тем, кто  составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии исполнителя при  необходимости могут указываться  первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239-15-61

КН 2 27.09.95

 

Реквизит «отметка об исполнении документа  и направлении его в дело»

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его  исполнении и направлении документа  в дело.

Этот реквизит располагается в  левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Отметка включает в себя:

• слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;
• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
• краткие сведения об исполнении, если отсутствует, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
• подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 01-05. Отправлен  факс от 01.04.95 № 1218.

Логинов 02.04.95.

 

Реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении  располагается в правой нижней части  первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера, например:

АО «ЭРА»

Дата 03.01.95

Вх. № 0001

Отметку о поступлении  проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются  прием, увольнение и  перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с...).

Оформляются приказы по личному  составу на бланках предприятия  для внутренних документов.