Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Октября 2012 в 19:00, курсовая работа
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом «О приеме на работу Зотова А.В.», «Об увольнении Гудкова Л.И.», «Об изменении штатов АО» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядится части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.
Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде. Аналогично можно составить Приказ об увольнении, для этого необходимо изменить:
В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри предприятия также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.
Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗОТ РФ).
Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т. д. срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19 в).
Такие приказы имеют индекс (№ 1
к, № 2 к...) и формируются в
Чтобы сократить количество деловых «бумаг», издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т. к. записка об отпуске содержит распоряжение руководителя, и следовательно, имеет силу приказа.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.
В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.
Для составления писем, факсов, используется специальный бланк для писем2.
В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой.
На письмах должны быть правильно
указаны составные части
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.01.95 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя ..... была установлена недостача:.... штук изделий на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.95 № 247)...».
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:
«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
Затем уместны были бы слова благодарности:
Большинство писем продолжаются далее словами:
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:
Отправка груза, документа
Напоминание
Подтверждение
Извещение
Просьба
Гарантия
Предложения
Отказ
Предупреждение
Приглашение
Письма обычно заканчивают фразами:
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
Деловая переписка делится на две части:
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой докладной записки считается дата ее подписания,
Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». - М., 1989).
Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму.